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Telefonanlage: Das ist beim Kauf zu beachten

Reden ist Gold! Jedenfalls, wenn es um wichtige geschäftliche Details geht. Eine Telefonanlage sorgt dafür, dass Ihre verbale Kommunikation funktioniert. Eine gutes System sollte aber mehr sein und können als ein simples Sprachrohr für die interne und externe Kommunikation.
Telefonanlage: Das ist beim Kauf zu beachten Trotz häufiger Übermittlung reiner Daten ist das gesprochene Wort über eine Telefonanlage weiterhin sehr wichtig. (© 2016 Luis Molinero/Shutterstock)

Die Telefonanlage: Ist sie noch zeitgemäß?

Das Wirtschaftswunder 4.0 – eines der Schlagworte der laufenden industriellen Revolution. Und was meint es? Genau, den gewinnbringenden Austausch von Daten zwecks Informationsvermittlung, Produktionsoptimierung und Kostenersparnis. Im Zuge dessen schwirren weitere Buzzwords durch die Nomenklatur. Meist in Form von Abkürzungen wie B2C, B2B oder M2M. Aber das wissen und praktizieren Sie längst.

Dann ist Ihnen auch klar, dass aller digital optimierten Kommunikation zum Trotz der verbale Austausch von Mensch zu Mensch weiter eine entscheidende Rolle spielt. Nennen wir ihn hier neudeutsch "Human to Human", kurz H2H. Über keine andere Verbindung lassen sich Emotionen und Nuancen bei Verhandlungen besser vermitteln: Ironie, Freude, Ärger, Enttäuschung. Das und mehr liegt im gesprochenen Wort und räumt gedankenschnell mit möglichen Missverständnissen zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern oder Unklarheiten bei digital aufbereiteten Bewerbungen, Angeboten, Vor- und Verträgen auf.

Und all das läuft – und damit sind wir (endlich) beim Thema – über das Telefon beziehungsweise eine Telefonanlage. Ein kurzer Anruf  ist manchmal mehr wert als ein  übermittelter Wust an elektronisch aufbereiteten Zahlen oder Buchstaben in digitalen Dokumenten. Und somit lautet die Antwort darauf, ob eine Telefonanlage noch zeitgemäß ist, natürlich: Ja.

Die Telefonanlage: Welche Kapazität muss sie haben?

Eine Telefonanlage sollte Ihren aktuellen Anforderungen entsprechen – und den künftigen. Damit sind wir beim Stichwort Kapazität.

  • Arbeiten Sie in Ihrem eigenem Unternehmen quasi als Einzelkämpfer und soll oder wird sich das auf absehbare Zeit nicht ändern, dann genügt ein einfaches Telefon. Im besten Fall besteht das aus einer Kombination von einem festverkabeltem Apparat und einem Schnurlos-Gerät. Vorteil: Ist bei Letzterem mal der Akku leer, können Sie trotzdem telefonieren.
  • Beschäftigen Sie mehrere Mitarbeiter und/oder planen Sie eine Personalaufstockung, sollten Sie sich eine Telefonanlage zulegen, die mit der wachsenden Belegschaft Schritt hält. Prüfen Sie also vor einem Kauf, wie viele Nebenstellen und externe Leitungen das System für gleichzeitige Gespräche bewältigen muss. Eine gute Lösung sind hier modular aufgebaute Varianten. Im Optimalfall passen die sich durch zusätzliche Steckkarten und/oder Firmware-Updates wechselnden Anforderungen an. Das geht schnell und spart langfristig die Anschaffung einer komplett neuen Telefonanlage.

Die Telefonanlage: Das sollte sie können

Selbstverständlich sind heute Funktionen wie das Weiterleiten von Gesprächen an Nebenstellen oder auch das Halten einer Verbindung, während Sie beispielsweise für eine Rückfrage einen Kollegen vom selben Apparat aus anrufen. Neben diesem Standardprogramm haben viele Telefonanlagen weitere praktische Extras drauf. Einige Beispiele:

  • Rückrufwunsch. Das ist sinnvoll, wenn Sie gerade in einem wichtigen Gespräch sind, während ein externer Anrufer bei Ihnen anklingelt. Der kann dann veranlassen, dass Sie sich bei ihm melden, sobald Sie Ihr laufendes Telefonat beendet haben. Das funktioniert übrigens nicht nur, wenn Sie "besetzt",  sondern auch momentan nicht erreichbar sind – also der Anruf ins Leere geht.
  • Follow-Me-Funktion. Falls Sie oft den Arbeitsplatz wechseln und deshalb nicht immer unter Ihrer angestammten Nummer erreichbar sind, hilft dieses Feature weiter. Ist es aktiviert, wird ein Anruf auf Ihren normalen Anschluss an Ihre aktuelle Position weitergeleitet. Diese Eigenschaft heißt auch "Hot Desking".
  • Integrierter Anrufbeantworter. Er macht ein separates Gerät mit dieser Funktion überflüssig, weil er quasi als Software (Voicebox) in die Telefonanlage integriert ist und für jeden Anschluss in Ihrem internen Netz parat steht.
  • Türsprech-Funktion. Auch sehr praktisch. Begehrt jemand von draußen Einlass in Ihr Büro, dann brauchen Sie keine eigene Türwechselsprechanlage. Statt dieser laufen Kommunikation und Öffnen der Tür über das Telefon.

Die Telefonanlage: ISDN oder VoIP?

Diese Frage wird sich immer seltener stellen, denn Telefonieren per Internet-Leitung – "Voice over IP" (VoIP) – wird der künftige Standard sein. Damit läuft nicht nur der Datenverkehr, sondern auch das fernmündlich gesprochene Wort voll über digitale Leitungen und nicht mehr über Kupferkabel. Heißt: Ein Kanal für die komplette Kommunikation.

Ein entsprechendes Datenvolumen vorausgesetzt, sind damit problemlos Videokonferenzen, mehrere Sprachleitungen oder Gruppentelefonate möglich – und das gleichzeitig sowie in bester Audioqualität.

Selbst wenn in vielen Unternehmen noch auf die analoge ISDN-Technik gesetzt wird, so ist sie dennoch ein Auslaufmodell. Wer zukunftssicher denkt, der verwendet eine Telefonanlage, die für VoIP gerüstet ist. Mehr zu den Vorteilen, Nachteilen und Kosten des neuen Standards finden Sie in unserem Beitrag "Voice over IP: 5 Fakten über die Internet-Telefonie".

Weiterführende Links:

  • Detailliert beschäftigt sich das "PC Magazin" mit dem Thema "Telefonanlage".
  • Durchklingeln bis die Drähte glühen? Besser nicht. Wer professionell telefonieren will, sollte strukturiert vorgehen.
  • Kein Rauschen und Knistern mehr: Mit der Audiotechnologie Full-HD Voice erhalten Gespräche mit dem Mobiltelefon eine völlig neue Klangqualität.
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Telefonanlage: Das ist beim Kauf zu beachten

Reden ist Gold! Jedenfalls, wenn es um wichtige geschäftliche Details geht. Eine Telefonanlage sorgt dafür, dass Ihre verbale Kommunikation funktioniert. Eine gutes System sollte aber mehr sein und können als ein simples Sprachrohr für die interne und externe Kommunikation.
Telefonanlage: Das ist beim Kauf zu beachten Trotz häufiger Übermittlung reiner Daten ist das gesprochene Wort über eine Telefonanlage weiterhin sehr wichtig. (© 2016 Luis Molinero/Shutterstock)

Die Telefonanlage: Ist sie noch zeitgemäß?

Das Wirtschaftswunder 4.0 – eines der Schlagworte der laufenden industriellen Revolution. Und was meint es? Genau, den gewinnbringenden Austausch von Daten zwecks Informationsvermittlung, Produktionsoptimierung und Kostenersparnis. Im Zuge dessen schwirren weitere Buzzwords durch die Nomenklatur. Meist in Form von Abkürzungen wie B2C, B2B oder M2M. Aber das wissen und praktizieren Sie längst.

Dann ist Ihnen auch klar, dass aller digital optimierten Kommunikation zum Trotz der verbale Austausch von Mensch zu Mensch weiter eine entscheidende Rolle spielt. Nennen wir ihn hier neudeutsch "Human to Human", kurz H2H. Über keine andere Verbindung lassen sich Emotionen und Nuancen bei Verhandlungen besser vermitteln: Ironie, Freude, Ärger, Enttäuschung. Das und mehr liegt im gesprochenen Wort und räumt gedankenschnell mit möglichen Missverständnissen zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern oder Unklarheiten bei digital aufbereiteten Bewerbungen, Angeboten, Vor- und Verträgen auf.

Und all das läuft – und damit sind wir (endlich) beim Thema – über das Telefon beziehungsweise eine Telefonanlage. Ein kurzer Anruf  ist manchmal mehr wert als ein  übermittelter Wust an elektronisch aufbereiteten Zahlen oder Buchstaben in digitalen Dokumenten. Und somit lautet die Antwort darauf, ob eine Telefonanlage noch zeitgemäß ist, natürlich: Ja.

Die Telefonanlage: Welche Kapazität muss sie haben?

Eine Telefonanlage sollte Ihren aktuellen Anforderungen entsprechen – und den künftigen. Damit sind wir beim Stichwort Kapazität.

  • Arbeiten Sie in Ihrem eigenem Unternehmen quasi als Einzelkämpfer und soll oder wird sich das auf absehbare Zeit nicht ändern, dann genügt ein einfaches Telefon. Im besten Fall besteht das aus einer Kombination von einem festverkabeltem Apparat und einem Schnurlos-Gerät. Vorteil: Ist bei Letzterem mal der Akku leer, können Sie trotzdem telefonieren.
  • Beschäftigen Sie mehrere Mitarbeiter und/oder planen Sie eine Personalaufstockung, sollten Sie sich eine Telefonanlage zulegen, die mit der wachsenden Belegschaft Schritt hält. Prüfen Sie also vor einem Kauf, wie viele Nebenstellen und externe Leitungen das System für gleichzeitige Gespräche bewältigen muss. Eine gute Lösung sind hier modular aufgebaute Varianten. Im Optimalfall passen die sich durch zusätzliche Steckkarten und/oder Firmware-Updates wechselnden Anforderungen an. Das geht schnell und spart langfristig die Anschaffung einer komplett neuen Telefonanlage.

Die Telefonanlage: Das sollte sie können

Selbstverständlich sind heute Funktionen wie das Weiterleiten von Gesprächen an Nebenstellen oder auch das Halten einer Verbindung, während Sie beispielsweise für eine Rückfrage einen Kollegen vom selben Apparat aus anrufen. Neben diesem Standardprogramm haben viele Telefonanlagen weitere praktische Extras drauf. Einige Beispiele:

  • Rückrufwunsch. Das ist sinnvoll, wenn Sie gerade in einem wichtigen Gespräch sind, während ein externer Anrufer bei Ihnen anklingelt. Der kann dann veranlassen, dass Sie sich bei ihm melden, sobald Sie Ihr laufendes Telefonat beendet haben. Das funktioniert übrigens nicht nur, wenn Sie "besetzt",  sondern auch momentan nicht erreichbar sind – also der Anruf ins Leere geht.
  • Follow-Me-Funktion. Falls Sie oft den Arbeitsplatz wechseln und deshalb nicht immer unter Ihrer angestammten Nummer erreichbar sind, hilft dieses Feature weiter. Ist es aktiviert, wird ein Anruf auf Ihren normalen Anschluss an Ihre aktuelle Position weitergeleitet. Diese Eigenschaft heißt auch "Hot Desking".
  • Integrierter Anrufbeantworter. Er macht ein separates Gerät mit dieser Funktion überflüssig, weil er quasi als Software (Voicebox) in die Telefonanlage integriert ist und für jeden Anschluss in Ihrem internen Netz parat steht.
  • Türsprech-Funktion. Auch sehr praktisch. Begehrt jemand von draußen Einlass in Ihr Büro, dann brauchen Sie keine eigene Türwechselsprechanlage. Statt dieser laufen Kommunikation und Öffnen der Tür über das Telefon.

Die Telefonanlage: ISDN oder VoIP?

Diese Frage wird sich immer seltener stellen, denn Telefonieren per Internet-Leitung – "Voice over IP" (VoIP) – wird der künftige Standard sein. Damit läuft nicht nur der Datenverkehr, sondern auch das fernmündlich gesprochene Wort voll über digitale Leitungen und nicht mehr über Kupferkabel. Heißt: Ein Kanal für die komplette Kommunikation.

Ein entsprechendes Datenvolumen vorausgesetzt, sind damit problemlos Videokonferenzen, mehrere Sprachleitungen oder Gruppentelefonate möglich – und das gleichzeitig sowie in bester Audioqualität.

Selbst wenn in vielen Unternehmen noch auf die analoge ISDN-Technik gesetzt wird, so ist sie dennoch ein Auslaufmodell. Wer zukunftssicher denkt, der verwendet eine Telefonanlage, die für VoIP gerüstet ist. Mehr zu den Vorteilen, Nachteilen und Kosten des neuen Standards finden Sie in unserem Beitrag "Voice over IP: 5 Fakten über die Internet-Telefonie".

Weiterführende Links:

  • Detailliert beschäftigt sich das "PC Magazin" mit dem Thema "Telefonanlage".
  • Durchklingeln bis die Drähte glühen? Besser nicht. Wer professionell telefonieren will, sollte strukturiert vorgehen.
  • Kein Rauschen und Knistern mehr: Mit der Audiotechnologie Full-HD Voice erhalten Gespräche mit dem Mobiltelefon eine völlig neue Klangqualität.
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