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Großraumbüro als IT-Sicherheitsleck: 4 Schutzmaßnahmen

Die Arbeit im Großraumbüro stellt häufig ein Sicherheitsrisiko dar. Zum Beispiel können sensible Informationen leichter mitgehört oder mitgelesen werden, wenn Ihre Angestellten auf engem Raum zusammenarbeiten. Mit diesen Tipps schützen Sie die Daten der Firma.
Großraumbüro als IT-Sicherheitsleck: 4 Schutzmaßnahmen Sicherheitsrisiko Großraumbüro: Kollegen bekommen schnell Einblick in sensible Daten. (© 2016 Antonio Guillem/Shutterstock)

Tipp 1: Gefahren erkennen

Wenn Ihre Angestellten im Großraumbüro arbeiten, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass diese Büroform einige Risiken mit sich bringt. So können zum Beispiel vertrauliche Gespräche mitgehört oder sensible Daten im Vorbeigehen vom Bildschirm eines Kollegen abgelesen werden. Ein weiteres Sicherheitsrisiko stellt die einfachere Ausgangssituation für Diebe dar, die technische Geräte oder auch Dokumente mitnehmen könnten. Laut einer Arbeitsmarktstudie des Personaldienstleisters Robert Half sorgen sich 66 Prozent der deutschen IT-Verantwortlichen (CIOs und CTOs) um die Sicherheit im Großraumbüro. Wenn Sie sich der Risiken bewusst sind, ist der erste Schritt schon gemacht.

Tipp 2: Mitarbeiter im Großraumbüro sensibilisieren

Auch Ihre Mitarbeiter sollten wissen, dass die Arbeit im Großraumbüro ein Sicherheitsrisiko darstellt. Durch Schulungen oder Verhaltensvorgaben können Sie dafür sorgen, dass die Angestellten selbst Vorsicht walten lassen. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter zum Beispiel an, ihre Geräte mit Passwörtern zu schützen, die einer bestimmten Richtlinie folgen, um die Sicherheit zu erhöhen. Ein wichtiger Hinweis ist auch, kleinere Geräte, wichtige Dokumente und persönliche Wertgegenstände nicht unbeaufsichtigt herumliegen zu lassen. Bei der Einrichtung seines Arbeitsplatzes kann außerdem jeder Angestellte darauf achten, seinen Monitor möglichst so zu positionieren, dass er nur schwer eingesehen werden kann.

Tipp 3: Rahmenbedingungen verbessern

Gerade bei der Einrichtung des Büros können aber auch Sie als Chef großen Einfluss nehmen: Stellen Sie die Tische mit ausreichendem Abstand auf und vermeiden Sie Arbeitsplätze am Gang, die unbemerkt von anderen Kollegen oder Besuchern eingesehen werden können. Indem Sie den Mitarbeitern abschließbare Aufbewahrungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen, verringern Sie das Sicherheitsrisiko durch Diebstähle von Geräten oder Dokumenten. Wichtig sind auch Rückzugsmöglichkeiten für Telefonate oder Besprechungen, die Ihre Angestellten bei Bedarf nutzen können. Durch zusätzliche Räume minimieren Sie die Gefahr, dass das ganze Büro sensible Informationen mithört.

Tipp 4: Software einführen und Sicherheitsrisiko senken

Für viele Probleme im Großraumbüro gibt es Software-Lösungen, die ein Sicherheitsrisiko minimieren können. Mit einer Gesichtserkennungssoftware werden Ihre Mitarbeiter zum Beispiel vor visuellen Hackerangriffen geschützt, bei denen jemand über die Schulter mitliest: Die Programme warnen, wenn jemand hinter dem Nutzer steht, und lassen den Bildschirm unscharf werden, wenn er den Arbeitsplatz verlässt und der Rechner unbeaufsichtigt ist. Außerdem sollten Sie alle Geräte, die Zugang zu Unternehmensinformationen haben, mit einer Datenverschlüsselungssoftware ausstatten. Wichtig ist auch die Möglichkeit, Daten aus der Ferne zu löschen, um sensible Informationen zu schützen, wenn ein Gerät entwendet wurde. Die Einführung eines Kommunikationssystems hilft dabei, den  mündlichen Gesprächsbedarf Ihrer Mitarbeiter zu reduzieren, sodass weniger mitgehört werden kann.

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Großraumbüro als IT-Sicherheitsleck: 4 Schutzmaßnahmen Sicherheitsrisiko Großraumbüro: Kollegen bekommen schnell Einblick in sensible Daten. (© 2016 Antonio Guillem/Shutterstock)

Tipp 1: Gefahren erkennen

Wenn Ihre Angestellten im Großraumbüro arbeiten, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass diese Büroform einige Risiken mit sich bringt. So können zum Beispiel vertrauliche Gespräche mitgehört oder sensible Daten im Vorbeigehen vom Bildschirm eines Kollegen abgelesen werden. Ein weiteres Sicherheitsrisiko stellt die einfachere Ausgangssituation für Diebe dar, die technische Geräte oder auch Dokumente mitnehmen könnten. Laut einer Arbeitsmarktstudie des Personaldienstleisters Robert Half sorgen sich 66 Prozent der deutschen IT-Verantwortlichen (CIOs und CTOs) um die Sicherheit im Großraumbüro. Wenn Sie sich der Risiken bewusst sind, ist der erste Schritt schon gemacht.

Tipp 2: Mitarbeiter im Großraumbüro sensibilisieren

Auch Ihre Mitarbeiter sollten wissen, dass die Arbeit im Großraumbüro ein Sicherheitsrisiko darstellt. Durch Schulungen oder Verhaltensvorgaben können Sie dafür sorgen, dass die Angestellten selbst Vorsicht walten lassen. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter zum Beispiel an, ihre Geräte mit Passwörtern zu schützen, die einer bestimmten Richtlinie folgen, um die Sicherheit zu erhöhen. Ein wichtiger Hinweis ist auch, kleinere Geräte, wichtige Dokumente und persönliche Wertgegenstände nicht unbeaufsichtigt herumliegen zu lassen. Bei der Einrichtung seines Arbeitsplatzes kann außerdem jeder Angestellte darauf achten, seinen Monitor möglichst so zu positionieren, dass er nur schwer eingesehen werden kann.

Tipp 3: Rahmenbedingungen verbessern

Gerade bei der Einrichtung des Büros können aber auch Sie als Chef großen Einfluss nehmen: Stellen Sie die Tische mit ausreichendem Abstand auf und vermeiden Sie Arbeitsplätze am Gang, die unbemerkt von anderen Kollegen oder Besuchern eingesehen werden können. Indem Sie den Mitarbeitern abschließbare Aufbewahrungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen, verringern Sie das Sicherheitsrisiko durch Diebstähle von Geräten oder Dokumenten. Wichtig sind auch Rückzugsmöglichkeiten für Telefonate oder Besprechungen, die Ihre Angestellten bei Bedarf nutzen können. Durch zusätzliche Räume minimieren Sie die Gefahr, dass das ganze Büro sensible Informationen mithört.

Tipp 4: Software einführen und Sicherheitsrisiko senken

Für viele Probleme im Großraumbüro gibt es Software-Lösungen, die ein Sicherheitsrisiko minimieren können. Mit einer Gesichtserkennungssoftware werden Ihre Mitarbeiter zum Beispiel vor visuellen Hackerangriffen geschützt, bei denen jemand über die Schulter mitliest: Die Programme warnen, wenn jemand hinter dem Nutzer steht, und lassen den Bildschirm unscharf werden, wenn er den Arbeitsplatz verlässt und der Rechner unbeaufsichtigt ist. Außerdem sollten Sie alle Geräte, die Zugang zu Unternehmensinformationen haben, mit einer Datenverschlüsselungssoftware ausstatten. Wichtig ist auch die Möglichkeit, Daten aus der Ferne zu löschen, um sensible Informationen zu schützen, wenn ein Gerät entwendet wurde. Die Einführung eines Kommunikationssystems hilft dabei, den  mündlichen Gesprächsbedarf Ihrer Mitarbeiter zu reduzieren, sodass weniger mitgehört werden kann.

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