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Metadaten auslesen: Management der digitalen Informationen

Digitale Dokumente enthalten häufig viel mehr Informationen, als man denkt. Wir verraten Ihnen, wie Sie die sogenannten Metadaten auslesen und wie Sie diese „Daten über Daten“ verwalten und nutzen können.
Metadaten auslesen: Management der digitalen Informationen Verborgene Informationen in Bildern oder Texten können gute Dienste leisten. Wer die nutzen will, muss diese Metadaten auslesen können. (© 2016 wavebreakmedia/Shutterstock)

Metadaten auslesen: Versteckte Informationen

Elektronische Dokumente bestehen in der Regel nicht nur aus den offensichtlichen Daten. Zusätzlich enthalten sie auch welche, die zu diesen noch übergeordnete Informationen liefern. Deshalb nennt man diese „Daten über Daten“ auch Metadaten.

Metadaten sind in fast allen Dateien vorhanden, die in einem Unternehmen genutzt werden: Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente, PDFs, Bild-, Audio- oder Videodateien. In einem Word-Dokument ist also nicht nur der sichtbare Text gespeichert. Darin befinden sich unter anderem auch Angaben zum

  • Autor,
  • Erstelldatum,
  • Druckdatum und
  • zur Größe.

Eine Bilddatei enthält neben anderen Angaben noch Informationen zu

  • Kameramodell,
  • Aufnahmezeitpunkt,
  • Verschlusszeit,
  • Blendenöffnung,
  • ISO-Wert und eventuell auch
  • GPS-Daten, die verraten, wo genau das Foto aufgenommen wurde.

Metadaten können also sehr wichtige Informationen liefern, die sich für verschiedene Zwecke nutzen lassen. Deshalb ist es für jedes Unternehmen unerlässlich, die Bedeutung dieser verborgenen digitalen Schätze zu verstehen. Ebenso wichtig ist es, Metadaten auslesen und daraus Nutzen ziehen zu können.

Metadaten auslesen, verwalten und managen

Metadaten auslesen ist nicht schwierig. Unter Windows reicht bei Office-Dokumenten oder Bildern ein Rechtsklick, gefolgt von Klicks auf die Schaltflächen "Eigenschaften" und "Details". Schon haben Sie einen Überblick über die Metadaten einer einzelnen Datei. Man kann sie im Zuge dessen auch löschen, ändern oder ergänzen. Zum Beispiel, wenn Sie einem Foto eine Copyright-Angabe hinzufügen möchten.

Von einem effizienten Metadaten-Management ist diese Vorgehensweise jedoch weit entfernt. Sie können sich vorstellen, wie lange Sie oder Ihre Mitarbeiter bei mehreren tausend Bildern damit beschäftigt wären. Das gilt selbstverständlich auch für den Fall, dass Sie unerwünschte Metadaten entfernen wollen.

Effizientes Datenmanagement verlangt auch in diesem Fall ein klares Konzept. Sie sollten:

  • die verwendete Software beherrschen und wissen, welche Metadaten diese automatisch produziert
  • Metadaten in erwünschte und unerwünschte Informationen einteilen
  • Metadaten bearbeiten oder entfernen
  • Metadaten nutzen, um Arbeitsschritte zu vereinfachen.

Je nach Verwendungszweck der Dateien sind die verborgenen Informationen mal wichtig und mal unangebracht. Wenn Sie PDF-Dateien auf Ihrer Website zum Download anbieten, muss nicht jeder wissen, wer genau der Verfasser ist. Oder vielleicht gerade doch. Entscheidend ist, dass Sie und Ihre Mitarbeiter eine Sensibilität für Metadaten entwickeln.

Leider gibt es nicht das eine Standardtool, das sämtliche Zusatzinformationen ausliest und bearbeitet. Im Gegenteil. Häufig ist dafür je Dateityp ein spezielles Programm nötig. Das massenhafte Auslesen und Bearbeiten von Metadaten wird vermutlich besonders bei Bild-, Audio- und Videodateien von Interesse sein: Hier ist die kostenlose Software ExifTool zu empfehlen.

Überhaupt bieten sich Bildsammlungen sehr gut für den sinnvollen Einsatz von Metadaten an. Haben sich mit der Zeit mehrere hundert oder gar tausend Dateien in verschiedenen Ordnern angesammelt, dann eignen sich Angaben zum Aufnahmeort, Zeitpunkt oder Fotograf bestens, um schnell ein passendes Foto zu finden.

Big Data und Digitalisierung: Metadaten gewinnen an Bedeutung

Ein weiteres Beispiel für den sinnvollen Einsatz von Metadaten ist der Online-Handel. Hier bieten auch mittelständische Händler häufig sehr viele Produkte an. Jedes davon verfügt in der Regel über zahlreiche Produktinformationen, etwa Herstellernummer, Größe, Farbe und so weiter. Diese Daten zentral zu managen oder exportieren und weiterverarbeiten zu können, spart viele hunderte Arbeitsstunden ein.

Das Management von verborgenen Informationen wird auch deshalb immer wichtiger, weil im Zuge der Digitalisierung der Verbraucher in den Mittelpunkt von Geschäftsmodellen rückt. Die eigenen Klienten dank Metadaten besser zu kennen und ihnen individualisierte Angebote zu machen, ist eine Möglichkeit. Metadaten-Management erlaubt darüber hinaus eine bessere Definition von Zielgruppen, Rückschlüsse auf den Erfolg von Marketingmaßnahmen und eine effizientere Kundenkommunikation.

Heutzutage spielen die Daten über Daten vor allem im wissenschaftlichen Bereich eine große Rolle. Doch mit der Digitalisierung und immer größeren Datenmengen gewinnen auch Metadaten an Bedeutung. Die Fähigkeit, Metadaten auslesen zu können, wird also zunehmend wichtiger.

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Metadaten auslesen: Management der digitalen Informationen

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Metadaten auslesen: Management der digitalen Informationen Verborgene Informationen in Bildern oder Texten können gute Dienste leisten. Wer die nutzen will, muss diese Metadaten auslesen können. (© 2016 wavebreakmedia/Shutterstock)

Metadaten auslesen: Versteckte Informationen

Elektronische Dokumente bestehen in der Regel nicht nur aus den offensichtlichen Daten. Zusätzlich enthalten sie auch welche, die zu diesen noch übergeordnete Informationen liefern. Deshalb nennt man diese „Daten über Daten“ auch Metadaten.

Metadaten sind in fast allen Dateien vorhanden, die in einem Unternehmen genutzt werden: Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente, PDFs, Bild-, Audio- oder Videodateien. In einem Word-Dokument ist also nicht nur der sichtbare Text gespeichert. Darin befinden sich unter anderem auch Angaben zum

  • Autor,
  • Erstelldatum,
  • Druckdatum und
  • zur Größe.

Eine Bilddatei enthält neben anderen Angaben noch Informationen zu

  • Kameramodell,
  • Aufnahmezeitpunkt,
  • Verschlusszeit,
  • Blendenöffnung,
  • ISO-Wert und eventuell auch
  • GPS-Daten, die verraten, wo genau das Foto aufgenommen wurde.

Metadaten können also sehr wichtige Informationen liefern, die sich für verschiedene Zwecke nutzen lassen. Deshalb ist es für jedes Unternehmen unerlässlich, die Bedeutung dieser verborgenen digitalen Schätze zu verstehen. Ebenso wichtig ist es, Metadaten auslesen und daraus Nutzen ziehen zu können.

Metadaten auslesen, verwalten und managen

Metadaten auslesen ist nicht schwierig. Unter Windows reicht bei Office-Dokumenten oder Bildern ein Rechtsklick, gefolgt von Klicks auf die Schaltflächen "Eigenschaften" und "Details". Schon haben Sie einen Überblick über die Metadaten einer einzelnen Datei. Man kann sie im Zuge dessen auch löschen, ändern oder ergänzen. Zum Beispiel, wenn Sie einem Foto eine Copyright-Angabe hinzufügen möchten.

Von einem effizienten Metadaten-Management ist diese Vorgehensweise jedoch weit entfernt. Sie können sich vorstellen, wie lange Sie oder Ihre Mitarbeiter bei mehreren tausend Bildern damit beschäftigt wären. Das gilt selbstverständlich auch für den Fall, dass Sie unerwünschte Metadaten entfernen wollen.

Effizientes Datenmanagement verlangt auch in diesem Fall ein klares Konzept. Sie sollten:

  • die verwendete Software beherrschen und wissen, welche Metadaten diese automatisch produziert
  • Metadaten in erwünschte und unerwünschte Informationen einteilen
  • Metadaten bearbeiten oder entfernen
  • Metadaten nutzen, um Arbeitsschritte zu vereinfachen.

Je nach Verwendungszweck der Dateien sind die verborgenen Informationen mal wichtig und mal unangebracht. Wenn Sie PDF-Dateien auf Ihrer Website zum Download anbieten, muss nicht jeder wissen, wer genau der Verfasser ist. Oder vielleicht gerade doch. Entscheidend ist, dass Sie und Ihre Mitarbeiter eine Sensibilität für Metadaten entwickeln.

Leider gibt es nicht das eine Standardtool, das sämtliche Zusatzinformationen ausliest und bearbeitet. Im Gegenteil. Häufig ist dafür je Dateityp ein spezielles Programm nötig. Das massenhafte Auslesen und Bearbeiten von Metadaten wird vermutlich besonders bei Bild-, Audio- und Videodateien von Interesse sein: Hier ist die kostenlose Software ExifTool zu empfehlen.

Überhaupt bieten sich Bildsammlungen sehr gut für den sinnvollen Einsatz von Metadaten an. Haben sich mit der Zeit mehrere hundert oder gar tausend Dateien in verschiedenen Ordnern angesammelt, dann eignen sich Angaben zum Aufnahmeort, Zeitpunkt oder Fotograf bestens, um schnell ein passendes Foto zu finden.

Big Data und Digitalisierung: Metadaten gewinnen an Bedeutung

Ein weiteres Beispiel für den sinnvollen Einsatz von Metadaten ist der Online-Handel. Hier bieten auch mittelständische Händler häufig sehr viele Produkte an. Jedes davon verfügt in der Regel über zahlreiche Produktinformationen, etwa Herstellernummer, Größe, Farbe und so weiter. Diese Daten zentral zu managen oder exportieren und weiterverarbeiten zu können, spart viele hunderte Arbeitsstunden ein.

Das Management von verborgenen Informationen wird auch deshalb immer wichtiger, weil im Zuge der Digitalisierung der Verbraucher in den Mittelpunkt von Geschäftsmodellen rückt. Die eigenen Klienten dank Metadaten besser zu kennen und ihnen individualisierte Angebote zu machen, ist eine Möglichkeit. Metadaten-Management erlaubt darüber hinaus eine bessere Definition von Zielgruppen, Rückschlüsse auf den Erfolg von Marketingmaßnahmen und eine effizientere Kundenkommunikation.

Heutzutage spielen die Daten über Daten vor allem im wissenschaftlichen Bereich eine große Rolle. Doch mit der Digitalisierung und immer größeren Datenmengen gewinnen auch Metadaten an Bedeutung. Die Fähigkeit, Metadaten auslesen zu können, wird also zunehmend wichtiger.

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