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Abschlussgespräch: So lernen Sie aus dem Exit-Interview

Im Abschlussgespräch mit einem Mitarbeiter, der die Firma verlassen möchte, können sie ihn wahrscheinlich nicht mehr zum Bleiben bewegen. Trotzdem ist dieses Exit-Interview wichtig, denn es liefert Ihnen wichtige Erkenntnisse über die Beweggründe des scheidenden Kollegen. Daraus können Sie auch einiges für die Zukunft Ihrer Firma lernen.
Abschlussgespräch: So lernen Sie aus dem Exit-Interview In einem Abschlussgespräch können Sie klären, was den Mitarbeiter zur Kündigung bewegt hat. (© 2016 Pressmaster/Shutterstock)

Warum das Abschlussgespräch so wichtig ist

Mitarbeiterbindung ist wichtig für alle Unternehmen – schließlich will niemand kompetente Angestellte verlieren und den Produktionsausfall hinnehmen, den eine Kündigung oft nach sich zieht. Der Aufwand für eine Neubesetzung der Stelle plus Einarbeitung des Nachfolgers ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Darüber hinaus sorgt eine hohe Fluktuation möglicherweise auch in der Belegschaft für Unsicherheit und schlechte Stimmung. Wenn Mitarbeiter gerne und lange bei Ihnen bleiben, können Sie diese unschönen Dinge also vermeiden. Ein wichtiger Schritt ist es dabei, Verständnis für die Hintergründe von Kündigungen zu entwickeln. Deshalb sollten Sie mit allen scheidenden Mitarbeitern ein Abschlussgespräch führen. Dadurch erkennen Sie, in welchen Bereichen es in Ihrem Unternehmen Nachholbedarf gibt und wie Sie Angestellte langfristig an die Firma binden können.

Der richtige Gesprächspartner für das Exit-Interview

Zunächst stellt sich die Frage, wer sich mit dem betreffenden Mitarbeiter unterhalten soll. Der direkte Vorgesetzte kennt ihn und seine Arbeit zwar am besten, möglicherweise sind zwischen den beiden aber auch Spannungen vorhanden, die ein ehrliches Gespräch verhindern. Deshalb ist ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung wahrscheinlich besser geeignet, um eine vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Dieser kann außerdem einen besseren Überblick über die Gesamtheit der Abschlussgespräche gewinnen und häufig genannte Probleme schneller identifizieren. Je nach Unternehmensgröße kann aber natürlich auch der Chef selbst das Exit-Interview führen. In der Regel ist es besser, wenn dem Angestellten von Firmenseite nur eine Person gegenübersitzt. Er könnte sonst ein Ungleichgewicht wahrnehmen und sich davon eingeschüchtert fühlen.

Eine wichtige Rolle spielt auch der passende Zeitpunkt: Kurz nach der Kündigung fasst der Mitarbeiter das Gespräch vielleicht als Anlass auf, um ihn zum Bleiben zu bewegen. Außerdem hat er vielleicht Hemmungen, sich negativ über die Firma und die Kollegen zu äußern, wenn er noch mehrere Wochen mit ihnen zusammenarbeiten wird. Deshalb ist der beste Zeitpunkt unmittelbar vor seinem Weggang.

Welche Fragen Sie stellen sollten

Im Abschlussgespräch sollte eine vertrauensvolle Atmosphäre selbstverständlich sein. Sagen Sie dem Mitarbeiter deshalb zu Beginn ganz deutlich, dass seine Aussagen vertraulich behandelt werden. Um aus den Erfahrungen Ihres Angestellten zu lernen, bieten sich für das Exit-Interview folgende Fragen an:

  • Wie beurteilen Sie Ihre Aufgaben? So erfahren Sie, ob der Mitarbeiter mit seinem Aufgabenbereich zufrieden war oder ob er sich vielleicht mehr Verantwortung oder Abwechslung gewünscht hätte.
  • Wie würden Sie die Stimmung im Unternehmen und in Ihrem Team beschreiben? Der Mitarbeiter wird Ihnen schildern, ob er das Arbeitsklima als angenehm empfunden hat oder ob schlechte Stimmung zur Kündigung beigetragen hat.
  • Wie war das Verhältnis zu Ihrem direkten Vorgesetzten? Diese Frage gibt Ihnen die Möglichkeit, mehr über die Führungskompetenzen des mittleren Managements zu erfahren.
  • Waren Sie zufrieden mit Ihrem Gehalt? Ein sensibles Thema und ein häufiger Kündigungsgrund – ermitteln Sie, ob der Mitarbeiter vor allem finanzielle Beweggründe hatte.
  • Was hat Ihnen bei uns gut gefallen? Nicht zuletzt sollten Sie im Abschlussgespräch auch positive Aspekte besprechen. Das zeigt Ihnen, in welchen Bereichen Sie in puncto Mitarbeiterzufriedenheit auf einem guten Weg sind.
  • Welche Dinge würden Sie ändern, wenn Sie könnten? Diese offene Frage bringt Sie möglicherweise auf neue Ideen und kann auf weitere Probleme aufmerksam machen, die durch die genannten Fragen nicht abgedeckt werden.

Je nach der individuellen Situation des Mitarbeiters bieten sich natürlich auch noch andere Fragen an. Zum Beispiel können Sie eine junge Mutter nach ihrer Einschätzung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie in Ihrer Firma fragen.

Hören Sie dem scheidenden Mitarbeiter aktiv zu und vermeiden Sie Rechtfertigungen – die bringen Sie in dieser Situation nicht weiter und verhindern eher, dass Ihr Gegenüber sich offen äußert. Wichtig ist es auch, dass Sie nach dem Gespräch die Ergebnisse systematisch festhalten. Nach und nach kristallisieren sich so die Bereiche heraus, in denen viele Mitarbeiter unzufrieden sind.

Weiterführende Links:

  • Ein Mitarbeiter hat sich verändert? Im mDM-Ratgeber lesen Sie, wie Sie eine innere Kündigung erkennen und abwenden.
  • Im Abschlussgespräch äußert Ihr Angestellter vermutlich auch kritische Punkte. Lesen Sie, wie Sie Ihre Kritikfähigkeit verbessern.
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Abschlussgespräch: So lernen Sie aus dem Exit-Interview In einem Abschlussgespräch können Sie klären, was den Mitarbeiter zur Kündigung bewegt hat. (© 2016 Pressmaster/Shutterstock)

Warum das Abschlussgespräch so wichtig ist

Mitarbeiterbindung ist wichtig für alle Unternehmen – schließlich will niemand kompetente Angestellte verlieren und den Produktionsausfall hinnehmen, den eine Kündigung oft nach sich zieht. Der Aufwand für eine Neubesetzung der Stelle plus Einarbeitung des Nachfolgers ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Darüber hinaus sorgt eine hohe Fluktuation möglicherweise auch in der Belegschaft für Unsicherheit und schlechte Stimmung. Wenn Mitarbeiter gerne und lange bei Ihnen bleiben, können Sie diese unschönen Dinge also vermeiden. Ein wichtiger Schritt ist es dabei, Verständnis für die Hintergründe von Kündigungen zu entwickeln. Deshalb sollten Sie mit allen scheidenden Mitarbeitern ein Abschlussgespräch führen. Dadurch erkennen Sie, in welchen Bereichen es in Ihrem Unternehmen Nachholbedarf gibt und wie Sie Angestellte langfristig an die Firma binden können.

Der richtige Gesprächspartner für das Exit-Interview

Zunächst stellt sich die Frage, wer sich mit dem betreffenden Mitarbeiter unterhalten soll. Der direkte Vorgesetzte kennt ihn und seine Arbeit zwar am besten, möglicherweise sind zwischen den beiden aber auch Spannungen vorhanden, die ein ehrliches Gespräch verhindern. Deshalb ist ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung wahrscheinlich besser geeignet, um eine vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Dieser kann außerdem einen besseren Überblick über die Gesamtheit der Abschlussgespräche gewinnen und häufig genannte Probleme schneller identifizieren. Je nach Unternehmensgröße kann aber natürlich auch der Chef selbst das Exit-Interview führen. In der Regel ist es besser, wenn dem Angestellten von Firmenseite nur eine Person gegenübersitzt. Er könnte sonst ein Ungleichgewicht wahrnehmen und sich davon eingeschüchtert fühlen.

Eine wichtige Rolle spielt auch der passende Zeitpunkt: Kurz nach der Kündigung fasst der Mitarbeiter das Gespräch vielleicht als Anlass auf, um ihn zum Bleiben zu bewegen. Außerdem hat er vielleicht Hemmungen, sich negativ über die Firma und die Kollegen zu äußern, wenn er noch mehrere Wochen mit ihnen zusammenarbeiten wird. Deshalb ist der beste Zeitpunkt unmittelbar vor seinem Weggang.

Welche Fragen Sie stellen sollten

Im Abschlussgespräch sollte eine vertrauensvolle Atmosphäre selbstverständlich sein. Sagen Sie dem Mitarbeiter deshalb zu Beginn ganz deutlich, dass seine Aussagen vertraulich behandelt werden. Um aus den Erfahrungen Ihres Angestellten zu lernen, bieten sich für das Exit-Interview folgende Fragen an:

  • Wie beurteilen Sie Ihre Aufgaben? So erfahren Sie, ob der Mitarbeiter mit seinem Aufgabenbereich zufrieden war oder ob er sich vielleicht mehr Verantwortung oder Abwechslung gewünscht hätte.
  • Wie würden Sie die Stimmung im Unternehmen und in Ihrem Team beschreiben? Der Mitarbeiter wird Ihnen schildern, ob er das Arbeitsklima als angenehm empfunden hat oder ob schlechte Stimmung zur Kündigung beigetragen hat.
  • Wie war das Verhältnis zu Ihrem direkten Vorgesetzten? Diese Frage gibt Ihnen die Möglichkeit, mehr über die Führungskompetenzen des mittleren Managements zu erfahren.
  • Waren Sie zufrieden mit Ihrem Gehalt? Ein sensibles Thema und ein häufiger Kündigungsgrund – ermitteln Sie, ob der Mitarbeiter vor allem finanzielle Beweggründe hatte.
  • Was hat Ihnen bei uns gut gefallen? Nicht zuletzt sollten Sie im Abschlussgespräch auch positive Aspekte besprechen. Das zeigt Ihnen, in welchen Bereichen Sie in puncto Mitarbeiterzufriedenheit auf einem guten Weg sind.
  • Welche Dinge würden Sie ändern, wenn Sie könnten? Diese offene Frage bringt Sie möglicherweise auf neue Ideen und kann auf weitere Probleme aufmerksam machen, die durch die genannten Fragen nicht abgedeckt werden.

Je nach der individuellen Situation des Mitarbeiters bieten sich natürlich auch noch andere Fragen an. Zum Beispiel können Sie eine junge Mutter nach ihrer Einschätzung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie in Ihrer Firma fragen.

Hören Sie dem scheidenden Mitarbeiter aktiv zu und vermeiden Sie Rechtfertigungen – die bringen Sie in dieser Situation nicht weiter und verhindern eher, dass Ihr Gegenüber sich offen äußert. Wichtig ist es auch, dass Sie nach dem Gespräch die Ergebnisse systematisch festhalten. Nach und nach kristallisieren sich so die Bereiche heraus, in denen viele Mitarbeiter unzufrieden sind.

Weiterführende Links:

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