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Aufgaben eines Projektleiters: 4 Dinge, die Profis können

Eierlegende Wollmilchsau: Die Liste mit den Aufgaben eines Projektleiters ist lang, die Ansprüche an die Position sind hoch. Welche Kernkompetenzen braucht Ihre Fachkraft wirklich? Wonach müssen Sie beim Rekrutieren suchen?
Aufgaben eines Projektleiters: 4 Dinge, die Profis können Die Aufgaben eines Projektleiters sollten klar umrissen sein: Wir zeigen, was zu beachten ist. (© 2015 everything possible/Shutterstock)

Erstens: Projektleiter brauchen Können

Was macht ein Projekt erfolgreich? Die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) beantwortet diese Frage in einer Studie mit einer Reihe von Merksätzen. Kompetenzklärung ist beispielsweise wichtig. Und eine offene Fehlerkultur hilft ebenfalls.

Noch wichtiger ist allerdings eine kompetente Führungsperson. Wonach suchen Sie genau? Zu den Aufgaben eines Projektleiters gehören beispielsweise:

  • Organisieren. Der Fachmann ist in die Start-, Haupt- und Endphase von Projekten involviert und muss Ordnung durchsetzen.
  • Analysieren. Ein Profi trifft Entscheidungen nicht (nur) aus dem Bauch heraus, sondern sammelt vorher alle relevanten Daten zu einem Problem.
  • Definieren. Mit klaren Zielvorgaben arbeitet das gesamte Team effektiver.
  • Aktualisieren. Leiter werten kontinuierlich neue Informationen aus und passen ihre Prozesse stets an.
  • Rechnen. Zum Projekt gehört immer eine Kosten- und Zeitplanung, Ihr Experte sollte also grundlegende betriebswirtschaftliche Kalkulationen drauf haben.

In Wirklichkeit ist das Ganze noch komplizierter: Jedes Projekt stellt andere Ansprüche an den Chef und das Team. Beim Rekrutieren müssen Sie darauf achten, jemanden mit breitem Fachwissen aus der Masse herauszufiltern.

Zweitens: Führungskompetenzen sind wichtig

Werden wir etwas konkreter: Ihre neue Fachkraft muss führen können. Denn zu den Aufgaben eines Projektleiters gehört:

  • Das Managen des Teams
  • Das Managen der Kunden

Das heißt: Intern muss Motivationsarbeit geleistet werden. Die vielen verschiedenen Charaktere in einer Firma brauchen Führung und ein Projektleiter muss natürlich delegieren. Mit der Hauruck-Methode ist das kaum zu schaffen, viel effektiver ist Sensibilität.

Im Umgang mit Kunden heißt es:

  • Richtig kommunizieren.
  • Die Projektziele nicht vernachlässigen.
  • Sicher auftreten.
  • Höflich bleiben.

Drittens: Profis behalten den Überblick

Zu den Aufgaben eines Projektleiters gehört schließlich: Den Überblick im Tagesgeschäft behalten. Das heißt, Ihr Experte muss ständig neue Informationen berücksichtigen – siehe der Punkt "Aktualisieren" aus dem ersten Abschnitt. Es bedeutet aber auch:

  • Aufgabenstellung der Teammitglieder im Auge behalten.
  • Reportings anfertigen und von Untergebenen einfordern.
  • Probleme erkennen, priorisieren und lösen.
  • Alle essenziellen Schritte dokumentieren – es gilt das Mantra, nach dem Projekt ist vor dem Projekt.

Viertens: Projektleiter haben Erfahrung

Neben dem Know-how ist Erfahrung eine wichtige Eigenschaft für Führungspersonen auf dieser Position. Die Aufgaben eines Projektleiters erfordern einen gewissen Grad an Stressresistenz. Solch eine Eigenschaft finden Sie zwar auch bei Berufseinsteigern, ältere Semester haben auf diesem Gebiet jedoch meistens einen Vorsprung.

Sie müssen aber vielleicht gar keinen neuen Mitarbeiter in Ihr Unternehmen holen: Suchen Sie sich Ihren Projektleiter aus den eigenen Reihen. Ihre Mitarbeiter kennen meistens schon die Aufgaben und Kunden. Wenn es noch keinen passenden Kandidaten gibt, können Sie mithilfe der Laufbahnplanung vorausschauend den passenden Kandidaten selber formen.

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Aufgaben eines Projektleiters: 4 Dinge, die Profis können Die Aufgaben eines Projektleiters sollten klar umrissen sein: Wir zeigen, was zu beachten ist. (© 2015 everything possible/Shutterstock)

Erstens: Projektleiter brauchen Können

Was macht ein Projekt erfolgreich? Die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) beantwortet diese Frage in einer Studie mit einer Reihe von Merksätzen. Kompetenzklärung ist beispielsweise wichtig. Und eine offene Fehlerkultur hilft ebenfalls.

Noch wichtiger ist allerdings eine kompetente Führungsperson. Wonach suchen Sie genau? Zu den Aufgaben eines Projektleiters gehören beispielsweise:

  • Organisieren. Der Fachmann ist in die Start-, Haupt- und Endphase von Projekten involviert und muss Ordnung durchsetzen.
  • Analysieren. Ein Profi trifft Entscheidungen nicht (nur) aus dem Bauch heraus, sondern sammelt vorher alle relevanten Daten zu einem Problem.
  • Definieren. Mit klaren Zielvorgaben arbeitet das gesamte Team effektiver.
  • Aktualisieren. Leiter werten kontinuierlich neue Informationen aus und passen ihre Prozesse stets an.
  • Rechnen. Zum Projekt gehört immer eine Kosten- und Zeitplanung, Ihr Experte sollte also grundlegende betriebswirtschaftliche Kalkulationen drauf haben.

In Wirklichkeit ist das Ganze noch komplizierter: Jedes Projekt stellt andere Ansprüche an den Chef und das Team. Beim Rekrutieren müssen Sie darauf achten, jemanden mit breitem Fachwissen aus der Masse herauszufiltern.

Zweitens: Führungskompetenzen sind wichtig

Werden wir etwas konkreter: Ihre neue Fachkraft muss führen können. Denn zu den Aufgaben eines Projektleiters gehört:

  • Das Managen des Teams
  • Das Managen der Kunden

Das heißt: Intern muss Motivationsarbeit geleistet werden. Die vielen verschiedenen Charaktere in einer Firma brauchen Führung und ein Projektleiter muss natürlich delegieren. Mit der Hauruck-Methode ist das kaum zu schaffen, viel effektiver ist Sensibilität.

Im Umgang mit Kunden heißt es:

  • Richtig kommunizieren.
  • Die Projektziele nicht vernachlässigen.
  • Sicher auftreten.
  • Höflich bleiben.

Drittens: Profis behalten den Überblick

Zu den Aufgaben eines Projektleiters gehört schließlich: Den Überblick im Tagesgeschäft behalten. Das heißt, Ihr Experte muss ständig neue Informationen berücksichtigen – siehe der Punkt "Aktualisieren" aus dem ersten Abschnitt. Es bedeutet aber auch:

  • Aufgabenstellung der Teammitglieder im Auge behalten.
  • Reportings anfertigen und von Untergebenen einfordern.
  • Probleme erkennen, priorisieren und lösen.
  • Alle essenziellen Schritte dokumentieren – es gilt das Mantra, nach dem Projekt ist vor dem Projekt.

Viertens: Projektleiter haben Erfahrung

Neben dem Know-how ist Erfahrung eine wichtige Eigenschaft für Führungspersonen auf dieser Position. Die Aufgaben eines Projektleiters erfordern einen gewissen Grad an Stressresistenz. Solch eine Eigenschaft finden Sie zwar auch bei Berufseinsteigern, ältere Semester haben auf diesem Gebiet jedoch meistens einen Vorsprung.

Sie müssen aber vielleicht gar keinen neuen Mitarbeiter in Ihr Unternehmen holen: Suchen Sie sich Ihren Projektleiter aus den eigenen Reihen. Ihre Mitarbeiter kennen meistens schon die Aufgaben und Kunden. Wenn es noch keinen passenden Kandidaten gibt, können Sie mithilfe der Laufbahnplanung vorausschauend den passenden Kandidaten selber formen.

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