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Bürokratieabbau: 5 digitale Tipps für mehr Effizienz

Papiere, Akten, Ordner – machen Sie damit Schluss! Starten Sie den Bürokratieabbau mit digitalen Mitteln. So beschleunigen und automatisieren Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen und Ihre Mitarbeiter haben mehr Zeit für wichtigere Dinge.
Bürokratieabbau: 5 digitale Tipps für mehr Effizienz Digitale Mittel befördern den Bürokratieabbau. (© 2017 Thomas Bethge/Shutterstock)

Tipp 1: Vom Blatt zum Byte

Am besten setzen Sie mit dem Bürokratieabbau dort an, wo er seine Vorteile am offensichtlichsten ausspielt, und verbannen die Aktenschränke. Verabschieden Sie sich von Unterlagen in Papierform und verwandeln Sie sie soweit möglich in digitale Daten. Das schafft Platz. Nicht nur räumlich. Auch im übertragenen Sinne bringt ein digitales Archiv Freiräume. Wer Dokumente braucht, der muss nämlich nicht mehr seinen Arbeitsplatz verlassen, sondern öffnet sie an seinem Computer – oder mit seinem Smartphone. Ein digitales Archiv spart Wege und Zeit, vereinfacht Arbeitsabläufe, dezentralisiert den Zugriff auf Dokumente und platzt praktisch nie aus den Nähten.

Tipp 2: Von analog zu digital

Und wenn Sie schon dabei sind, ein papierloses Büro zu schaffen, dann machen Sie doch gleich den nächsten konsequenten Schritt. Digitalisieren Sie nicht nur Unterlagen, sondern komplette Verwaltungsprozesse. Fangen Sie beispielsweise mit einfachen Excel-Tabellen zur Urlaubsplanung an, setzen Sie Steuerprogramme ein, nutzen Sie ein Warenwirtschaftssystem und/oder behalten Sie Ihre Unternehmensressourcen mit einer ERP-Software im Blick. Ausgangspunkt für diese und weitere Maßnahmen ist eine digitale Strategie, die Sie für den Wandel entwickeln. Mit Bedacht und Schritt für Schritt.

Tipp 3: Von der Festplatte zur Cloud

Ebenfalls zum Bürokratieabbau trägt der Umzug von Daten und digitalen Prozessen in die Cloud bei. Der Vorteil: Ihr Anbieter kümmert sich nicht nur um den (skalierbaren) Speicherplatz und die Rechnerkapazität in der Wolke, sondern stellt auf Wunsch auch Softwarepakete für Ihre Kommunikation oder Geschäftsprozesse bereit. Übrigens: Solange die Serverfarmen auf hiesigem Boden stehen, unterstehen sie den strengen deutschen Richtlinien für den Datenschutz. Dank Cloud Computing konzentrieren Sie sich ganz aufs Operative.

Tipp 4: Von der E-Mail zu Slack und Co.

Einst galt die E-Mail als Revolution der digitalen Kommunikation. Und das zu Recht. Das machte sie so populär, dass sie wegen überfüllter und unübersichtlicher Postfächer mittlerweile als Fluch gilt. Mag sie für die externe Kontaktaufnahme noch geeignet sein, so gibt es für den innerbetrieblichen Informationsaustausch bessere Lösungen. Slack und ähnliche Kanäle sind hier derzeit das Mittel der Wahl. Mit ihnen sind unkompliziert Gruppenchats möglich. Auch Dokumente, Präsentationen und viele andere Daten lassen sich teilen und speichern. Wer will, kann den Nutzerkreis auch auf Geschäftspartner ausweiten.

Tipp 5: Vom Teil zum Ganzen

In über Jahre und Jahrzehnte gewachsenen Unternehmen bilden sich oft Strukturen und Nischen. Das fördert bei einzelnen Mitarbeitern oder kompletten Abteilungen einen gewissen Tunnelblick und eine Abkapselung vom Rest des Unternehmens. Ein Bürokratieabbau mittels Digitalisierung kann solche mit der Zeit gewachsenen Grenzen einreißen. Denn dadurch geschaffene neue Abläufe und Organisationsformen sorgen für mehr Zusammenarbeit unter den einzelnen Bereichen. Warum? Weil sie dank Software stärker und abteilungsübergreifender als zuvor auf die gleiche Datenbasis zugreifen und so gemeinsam in Unternehmensprozesse eingebunden sind.

Weiterführende Links:

  • Machen Sie den Sprung in die Industrie 4.0. Aber machen Sie ihn nicht ohne eine digitale Strategie. Dafür gibt es zwar kein Patentrezept, doch mit den richtigen Antworten auf wichtige Fragen kommen sie einer individuellen Lösung für Ihr Unternehmen auf die Spur.
  • Die Bürokratie stellt für den Mittelstand eine große Belastung dar: Rund 92 Prozent der Unternehmen stufen den bürokratischen Aufwand als hoch oder zu hoch ein.
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Bürokratieabbau: 5 digitale Tipps für mehr Effizienz Digitale Mittel befördern den Bürokratieabbau. (© 2017 Thomas Bethge/Shutterstock)

Tipp 1: Vom Blatt zum Byte

Am besten setzen Sie mit dem Bürokratieabbau dort an, wo er seine Vorteile am offensichtlichsten ausspielt, und verbannen die Aktenschränke. Verabschieden Sie sich von Unterlagen in Papierform und verwandeln Sie sie soweit möglich in digitale Daten. Das schafft Platz. Nicht nur räumlich. Auch im übertragenen Sinne bringt ein digitales Archiv Freiräume. Wer Dokumente braucht, der muss nämlich nicht mehr seinen Arbeitsplatz verlassen, sondern öffnet sie an seinem Computer – oder mit seinem Smartphone. Ein digitales Archiv spart Wege und Zeit, vereinfacht Arbeitsabläufe, dezentralisiert den Zugriff auf Dokumente und platzt praktisch nie aus den Nähten.

Tipp 2: Von analog zu digital

Und wenn Sie schon dabei sind, ein papierloses Büro zu schaffen, dann machen Sie doch gleich den nächsten konsequenten Schritt. Digitalisieren Sie nicht nur Unterlagen, sondern komplette Verwaltungsprozesse. Fangen Sie beispielsweise mit einfachen Excel-Tabellen zur Urlaubsplanung an, setzen Sie Steuerprogramme ein, nutzen Sie ein Warenwirtschaftssystem und/oder behalten Sie Ihre Unternehmensressourcen mit einer ERP-Software im Blick. Ausgangspunkt für diese und weitere Maßnahmen ist eine digitale Strategie, die Sie für den Wandel entwickeln. Mit Bedacht und Schritt für Schritt.

Tipp 3: Von der Festplatte zur Cloud

Ebenfalls zum Bürokratieabbau trägt der Umzug von Daten und digitalen Prozessen in die Cloud bei. Der Vorteil: Ihr Anbieter kümmert sich nicht nur um den (skalierbaren) Speicherplatz und die Rechnerkapazität in der Wolke, sondern stellt auf Wunsch auch Softwarepakete für Ihre Kommunikation oder Geschäftsprozesse bereit. Übrigens: Solange die Serverfarmen auf hiesigem Boden stehen, unterstehen sie den strengen deutschen Richtlinien für den Datenschutz. Dank Cloud Computing konzentrieren Sie sich ganz aufs Operative.

Tipp 4: Von der E-Mail zu Slack und Co.

Einst galt die E-Mail als Revolution der digitalen Kommunikation. Und das zu Recht. Das machte sie so populär, dass sie wegen überfüllter und unübersichtlicher Postfächer mittlerweile als Fluch gilt. Mag sie für die externe Kontaktaufnahme noch geeignet sein, so gibt es für den innerbetrieblichen Informationsaustausch bessere Lösungen. Slack und ähnliche Kanäle sind hier derzeit das Mittel der Wahl. Mit ihnen sind unkompliziert Gruppenchats möglich. Auch Dokumente, Präsentationen und viele andere Daten lassen sich teilen und speichern. Wer will, kann den Nutzerkreis auch auf Geschäftspartner ausweiten.

Tipp 5: Vom Teil zum Ganzen

In über Jahre und Jahrzehnte gewachsenen Unternehmen bilden sich oft Strukturen und Nischen. Das fördert bei einzelnen Mitarbeitern oder kompletten Abteilungen einen gewissen Tunnelblick und eine Abkapselung vom Rest des Unternehmens. Ein Bürokratieabbau mittels Digitalisierung kann solche mit der Zeit gewachsenen Grenzen einreißen. Denn dadurch geschaffene neue Abläufe und Organisationsformen sorgen für mehr Zusammenarbeit unter den einzelnen Bereichen. Warum? Weil sie dank Software stärker und abteilungsübergreifender als zuvor auf die gleiche Datenbasis zugreifen und so gemeinsam in Unternehmensprozesse eingebunden sind.

Weiterführende Links:

  • Machen Sie den Sprung in die Industrie 4.0. Aber machen Sie ihn nicht ohne eine digitale Strategie. Dafür gibt es zwar kein Patentrezept, doch mit den richtigen Antworten auf wichtige Fragen kommen sie einer individuellen Lösung für Ihr Unternehmen auf die Spur.
  • Die Bürokratie stellt für den Mittelstand eine große Belastung dar: Rund 92 Prozent der Unternehmen stufen den bürokratischen Aufwand als hoch oder zu hoch ein.
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