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Flexible Arbeitszeitmodelle einführen: Checkliste

Flexible Arbeitszeitmodelle werden von immer mehr Arbeitnehmern gewünscht. Sie möchten auf das Bedürfnis reagieren, sind sich aber noch uneins über die Umsetzung? Dann berücksichtigen Sie folgende Schritte.
Flexible Arbeitszeitmodelle einführen: Tipps Viele Mitarbeiter wünschen sich flexible Arbeitszeitmodelle, um beispielsweise ihre Work-Life-Balance zu verbessern. (© 2016 Aaron Amat/Shutterstock)

Schritt 1: Ermitteln Sie den Bedarf

In unserem Beitrag "Flexible Arbeitszeiten: Modelle auf einen Blick" haben Sie bereits die konkreten Alternativen zur starren 9to5-Woche kennengelernt – dazu gehören beispielsweise Jobsharing, Gleitzeiten oder Vertrauensarbeitszeit. Nun soll es darum gehen, wie Sie flexible Arbeitszeitmodelle am besten einführen. Grundvoraussetzung für ein Gelingen ist natürlich, dass die Arbeitszeit sowie gegebenenfalls der Arbeitsort – etwa im Falle von Home Office – überhaupt flexibilisiert werden können.

Trifft das zu, ist der erste Schritt, den Bedarf zu ermitteln. Machen Sie sich in der Anfangsphase ein Bild über den Ist-Zustand. Welche Stärken und Schwächen hat ihr derzeitiges Arbeitszeitmodell? Und welche Gestaltungsmöglichkeiten haben Sie in Ihrem Betrieb? Für einen Produktionsmitarbeiter kommt etwa im Gegensatz zu einem Marketingbeschäftigten Telearbeit nicht infrage. Überlegen Sie daher, wie Sie die Arbeitszeit entsprechend den Bedürfnissen Ihrer Untergebenen einerseits und zum Wohle des Unternehmens andererseits generieren können. Je nach Unternehmensgröße bieten sich zur Bedarfsabfrage verschiedene Methoden an, zum Beispiel Mitarbeitergespräche oder eine schriftliche Befragung. Relevante Fragen sind:

  • Wie finden Ihre Mitarbeiter die bestehenden Arbeitszeitregelungen?
  • Wo sehen Ihre Beschäftigten Handlungsbedarf hinsichtlich der Flexibilisierung der Arbeitszeiten?

Schritt 2: Bereiten Sie die Implementierung vor

Nach der Bedarfsermittlung gilt es konkrete Zuständigkeiten zu benennen, um den Vorgang zu strukturieren. Beauftragen Sie eine Projektgruppe mit der Aufgabe, in der Mitarbeiter verschiedener Positionen vertreten sind wie Mitglieder der Geschäftsführung, Mitarbeitervertreter sowie Fach- und Führungskräfte.

Im nächsten Schritt müssen die verschiedenen Betriebsprozesse und die Arbeitsorganisation innerhalb eines Bereiches an das gewählte Modell beziehungsweise die auserkorenen Alternativen angepasst werden. Dafür ist das Know-how der Führungskräfte gefragt. Wichtig: Informieren Sie Mitarbeiter frühzeitig über die Neuerungen. So steigern Sie zusätzlich die Akzeptanz bezüglich der Veränderungen. Damit die Implementierung gelingt, sollten Führungskräfte und Beschäftigte klare Absprachen treffen:

  • Ihre Führungskräfte sollten Ziele und Zeitplanungen mit den Mitarbeitern absprechen – wann sind sie beispielsweise in der Firma anwesend, wann arbeiten sie im Home Office –,
  • vereinbaren, wie und wann Rückmeldungen umzusetzen sind sowie
  • Feedback zum Verfahren geben.

Schritt 3: Testphase durchführen

Bevor Sie flexible Arbeitszeitmodelle endgültig einführen, empfiehlt Kofa, die Fachkräftesicherung für kleine und mittlere Unternehmen, zunächst eine Testphase durchzuführen. Erproben Sie das Modell also in einem definierten Zeitraum und vorerst nur in einem Unternehmensbereich oder sogar nur in einem Team. Gemeinsam mit den Probanden tauschen Sie beziehungsweise Ihre Führungskräfte sich über die beobachteten Stärken und Schwächen des jeweiligen Modells aus und melden diese an die zuständige Projektgruppe weiter. Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse am besten und teilen Sie sie auch der Belegschaft mit. Nur auf diese Weise finden Sie Lösungen, die den Bedürfnissen aller Beteiligten entsprechen.

Sie haben sich für ein Modell oder mehrere Modelle entschieden? Gut, bedenken Sie jedoch: Die Bedürfnisse der Mitarbeiter sowie des Unternehmens sind dynamisch. Je nach betrieblichen Anforderungen sowie aktuellen Wünschen Ihrer Belegschaft wird es in Zukunft womöglich notwendig sein, das Modell anzupassen oder zu verbessern.

Weiterführende Links:

  • Jobsharing ist ein beliebtes Arbeitszeitmodell. Lesen Sie in unserem Beitrag konkrete Tipps zur Umsetzung.
  • Weitere Handlungsempfehlungen, wie Sie flexible Arbeitszeitmodelle in Ihrem Unternehmen einführen können, lesen Sie im PDF der Kofa, der Fachkräftesicherung für kleine und mittlere Unternehmen.
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Flexible Arbeitszeitmodelle einführen: Tipps Viele Mitarbeiter wünschen sich flexible Arbeitszeitmodelle, um beispielsweise ihre Work-Life-Balance zu verbessern. (© 2016 Aaron Amat/Shutterstock)

Schritt 1: Ermitteln Sie den Bedarf

In unserem Beitrag "Flexible Arbeitszeiten: Modelle auf einen Blick" haben Sie bereits die konkreten Alternativen zur starren 9to5-Woche kennengelernt – dazu gehören beispielsweise Jobsharing, Gleitzeiten oder Vertrauensarbeitszeit. Nun soll es darum gehen, wie Sie flexible Arbeitszeitmodelle am besten einführen. Grundvoraussetzung für ein Gelingen ist natürlich, dass die Arbeitszeit sowie gegebenenfalls der Arbeitsort – etwa im Falle von Home Office – überhaupt flexibilisiert werden können.

Trifft das zu, ist der erste Schritt, den Bedarf zu ermitteln. Machen Sie sich in der Anfangsphase ein Bild über den Ist-Zustand. Welche Stärken und Schwächen hat ihr derzeitiges Arbeitszeitmodell? Und welche Gestaltungsmöglichkeiten haben Sie in Ihrem Betrieb? Für einen Produktionsmitarbeiter kommt etwa im Gegensatz zu einem Marketingbeschäftigten Telearbeit nicht infrage. Überlegen Sie daher, wie Sie die Arbeitszeit entsprechend den Bedürfnissen Ihrer Untergebenen einerseits und zum Wohle des Unternehmens andererseits generieren können. Je nach Unternehmensgröße bieten sich zur Bedarfsabfrage verschiedene Methoden an, zum Beispiel Mitarbeitergespräche oder eine schriftliche Befragung. Relevante Fragen sind:

  • Wie finden Ihre Mitarbeiter die bestehenden Arbeitszeitregelungen?
  • Wo sehen Ihre Beschäftigten Handlungsbedarf hinsichtlich der Flexibilisierung der Arbeitszeiten?

Schritt 2: Bereiten Sie die Implementierung vor

Nach der Bedarfsermittlung gilt es konkrete Zuständigkeiten zu benennen, um den Vorgang zu strukturieren. Beauftragen Sie eine Projektgruppe mit der Aufgabe, in der Mitarbeiter verschiedener Positionen vertreten sind wie Mitglieder der Geschäftsführung, Mitarbeitervertreter sowie Fach- und Führungskräfte.

Im nächsten Schritt müssen die verschiedenen Betriebsprozesse und die Arbeitsorganisation innerhalb eines Bereiches an das gewählte Modell beziehungsweise die auserkorenen Alternativen angepasst werden. Dafür ist das Know-how der Führungskräfte gefragt. Wichtig: Informieren Sie Mitarbeiter frühzeitig über die Neuerungen. So steigern Sie zusätzlich die Akzeptanz bezüglich der Veränderungen. Damit die Implementierung gelingt, sollten Führungskräfte und Beschäftigte klare Absprachen treffen:

  • Ihre Führungskräfte sollten Ziele und Zeitplanungen mit den Mitarbeitern absprechen – wann sind sie beispielsweise in der Firma anwesend, wann arbeiten sie im Home Office –,
  • vereinbaren, wie und wann Rückmeldungen umzusetzen sind sowie
  • Feedback zum Verfahren geben.

Schritt 3: Testphase durchführen

Bevor Sie flexible Arbeitszeitmodelle endgültig einführen, empfiehlt Kofa, die Fachkräftesicherung für kleine und mittlere Unternehmen, zunächst eine Testphase durchzuführen. Erproben Sie das Modell also in einem definierten Zeitraum und vorerst nur in einem Unternehmensbereich oder sogar nur in einem Team. Gemeinsam mit den Probanden tauschen Sie beziehungsweise Ihre Führungskräfte sich über die beobachteten Stärken und Schwächen des jeweiligen Modells aus und melden diese an die zuständige Projektgruppe weiter. Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse am besten und teilen Sie sie auch der Belegschaft mit. Nur auf diese Weise finden Sie Lösungen, die den Bedürfnissen aller Beteiligten entsprechen.

Sie haben sich für ein Modell oder mehrere Modelle entschieden? Gut, bedenken Sie jedoch: Die Bedürfnisse der Mitarbeiter sowie des Unternehmens sind dynamisch. Je nach betrieblichen Anforderungen sowie aktuellen Wünschen Ihrer Belegschaft wird es in Zukunft womöglich notwendig sein, das Modell anzupassen oder zu verbessern.

Weiterführende Links:

  • Jobsharing ist ein beliebtes Arbeitszeitmodell. Lesen Sie in unserem Beitrag konkrete Tipps zur Umsetzung.
  • Weitere Handlungsempfehlungen, wie Sie flexible Arbeitszeitmodelle in Ihrem Unternehmen einführen können, lesen Sie im PDF der Kofa, der Fachkräftesicherung für kleine und mittlere Unternehmen.
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