Image for Mdm Logo

Richtig delegieren: Regeln für mehr Arbeitseffizienz

Wenn sich die Aufträge auf Ihrem Schreibtisch stapeln, dann wird es Zeit, richtig delegieren zu lernen. Vielen Chefs fällt das allerdings schwer, weil Sie etwa den Kontrollverlust fürchten. Lesen sie hier, wie Sie Aufgaben abgeben, sodass alle Seiten davon profitieren.
Richtig delegieren: Regeln für mehr Arbeitseffizienz Wenn Sie nicht richtig delegieren, werden Sie Ihrer Arbeit auf Dauer kaum noch Herr. (© 2016 www.BillionPhotos.com/Shutterstock)

Richtig delegieren: Warum eigentlich?

Selbst ist der Chef! Das ist ja schön und gut, aber wer immer alles alleine erledigen will, darf sich nicht wundern, wenn er irgendwann völlig erschöpft ist. Bevor es zum Burnout kommt, sollten Entscheider daher umdenken. Richtig delegieren hat nämlich Vorteile. Sie arbeiten schlichtweg effizienter und können sich auf die wesentlichen Dinge Ihres Berufsalltags konzentrieren.

Das Eisenhower-Prinzip

Natürlich braucht es etwas Erfahrung, um herauszufinden, welche Aufgaben Sie wie richtig delegieren. Ein Vorreiter auf dem Gebiet: Der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Der Zeitmanagement-Experte brachte Struktur in das Chaos, indem er Aufgaben zunächst in zwei Kategorien unterteilte:

  • Relevanz: Sind die Aufgaben wichtig oder unwichtig?
  • Dringlichkeit: Müssen Sie schnell erledigt werden oder nicht?

Daraus schlussfolgerte er vier Handlungsmöglichkeiten, die er in einem Koordinatensystem festhielt.

  • Wichtig und eilig: sofort erledigen. Aufgaben, die Sie dieser Kategorie zuordnen, müssen Sie nicht morgen oder später erledigen, sondern JETZT!
  • Wichtig und nicht eilig: terminieren. Tragen Sie diese Aufgaben in Ihren Kalender ein und arbeiten Sie sie zu gegebener Zeit ab.
  • Unwichtig und eilig: delegieren. Hier können Sie Verantwortung an Ihre Mitarbeiter übergeben, um sich selbst zu entlasten.
  • Unwichtig und nicht eilig: ablegen. Die unwichtigen und nicht eiligen To-dos erledigen Sie irgendwann. Jetzt sind andere Dinge wichtiger.

Wenn Sie nach diesem Schema vorgehen, werden Sie das Prinzip mit der Zeit verinnerlichen und intuitiv Aufgaben erledigen beziehungsweise delegieren.

Finden Sie die Idealbesetzung

So viel zum Thema Aufgabenverteilung. Nun geht es um die Umsetzung. Die Kunst des Delegierens besteht darin, die Themen auch an die richtige Person abzugeben. Das Konzept Entlastung funktioniert nämlich nicht, wenn Sie die Aufgaben einfach nur loswerden. Worst-Case Szenario: Ihr Kollege verursacht durch seine fehlende Expertise nur noch mehr Arbeit.

Grenzen Sie die Aufgabe ein

Damit die Idealbesetzung ihre Arbeit auch gut macht, müssen Sie die Aufgabe konkretisieren. Lassen Sie dem Mitarbeiter zu viel Freiraum, dann erhalten Sie unter Umständen nicht das gewünschte Ergebnis und der Beschäftigte braucht dafür mehr Zeit, als eigentlich nötig wäre. Tipp: Setzen Sie dem Mitarbeiter zur Erfüllung der Aufgabe ein zeitliches Limit, damit er diese auch rechtzeitig erledigt.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser? Nicht beim Delegieren

Nun heißt es: Lernen Sie loszulassen! Ist die Idealbesetzung erst einmal gefunden, ziemt es sich nicht, dieser ständig über die Schulter zu schauen. Das wirkt demotivierend auf Ihren Mitarbeiter und kostet zudem unnötig Zeit. Stellen Sie Ihr Allesmacher-Syndrom daher vollständig ab. Natürlich sollen Sie seine Arbeit auch kontrollieren dürfen. Überrumpeln Sie ihn allerdings nicht, sondern vereinbaren Sie Termine, um die Fortschritte zu besprechen.

Auf der anderen Seite müssen Sie Ihren Beschäftigten auch mal die kalte Schulter zeigen, wenn er Sie mit Fragen zur Aufgabe löchert. Bitten Sie ihn stattdessen um eigene Lösungsvorschläge, damit er lernt, eigenverantwortlich zu arbeiten.

Weiterführende Links:

  • Zwölf praktische Tipps wie Sie richtig delegieren, liefert außerdem "akademie.de".
  • Die gesteckten Ziele auch erreichen – nichts ist schwieriger als das! Wer als Macher erfolgreich sein will, vertraut daher auf konsequentes Selbstmanagement.
  • Entscheider stehen manchmal vor gewichtigen Entscheidungen. Da den richtigen Entschluss zu fassen, fällt schwer. Tipps bei der Entscheidungsfindung gibt mDM.
Weitere Artikel zum Thema
Neue Ratgeber
alle ratgeber
Neues zu Mitarbeiterführung
alle ratgeber Alle Beiträge

Richtig delegieren: Regeln für mehr Arbeitseffizienz

Wenn sich die Aufträge auf Ihrem Schreibtisch stapeln, dann wird es Zeit, richtig delegieren zu lernen. Vielen Chefs fällt das allerdings schwer, weil Sie etwa den Kontrollverlust fürchten. Lesen sie hier, wie Sie Aufgaben abgeben, sodass alle Seiten davon profitieren.
Richtig delegieren: Regeln für mehr Arbeitseffizienz Wenn Sie nicht richtig delegieren, werden Sie Ihrer Arbeit auf Dauer kaum noch Herr. (© 2016 www.BillionPhotos.com/Shutterstock)

Richtig delegieren: Warum eigentlich?

Selbst ist der Chef! Das ist ja schön und gut, aber wer immer alles alleine erledigen will, darf sich nicht wundern, wenn er irgendwann völlig erschöpft ist. Bevor es zum Burnout kommt, sollten Entscheider daher umdenken. Richtig delegieren hat nämlich Vorteile. Sie arbeiten schlichtweg effizienter und können sich auf die wesentlichen Dinge Ihres Berufsalltags konzentrieren.

Das Eisenhower-Prinzip

Natürlich braucht es etwas Erfahrung, um herauszufinden, welche Aufgaben Sie wie richtig delegieren. Ein Vorreiter auf dem Gebiet: Der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Der Zeitmanagement-Experte brachte Struktur in das Chaos, indem er Aufgaben zunächst in zwei Kategorien unterteilte:

  • Relevanz: Sind die Aufgaben wichtig oder unwichtig?
  • Dringlichkeit: Müssen Sie schnell erledigt werden oder nicht?

Daraus schlussfolgerte er vier Handlungsmöglichkeiten, die er in einem Koordinatensystem festhielt.

  • Wichtig und eilig: sofort erledigen. Aufgaben, die Sie dieser Kategorie zuordnen, müssen Sie nicht morgen oder später erledigen, sondern JETZT!
  • Wichtig und nicht eilig: terminieren. Tragen Sie diese Aufgaben in Ihren Kalender ein und arbeiten Sie sie zu gegebener Zeit ab.
  • Unwichtig und eilig: delegieren. Hier können Sie Verantwortung an Ihre Mitarbeiter übergeben, um sich selbst zu entlasten.
  • Unwichtig und nicht eilig: ablegen. Die unwichtigen und nicht eiligen To-dos erledigen Sie irgendwann. Jetzt sind andere Dinge wichtiger.

Wenn Sie nach diesem Schema vorgehen, werden Sie das Prinzip mit der Zeit verinnerlichen und intuitiv Aufgaben erledigen beziehungsweise delegieren.

Finden Sie die Idealbesetzung

So viel zum Thema Aufgabenverteilung. Nun geht es um die Umsetzung. Die Kunst des Delegierens besteht darin, die Themen auch an die richtige Person abzugeben. Das Konzept Entlastung funktioniert nämlich nicht, wenn Sie die Aufgaben einfach nur loswerden. Worst-Case Szenario: Ihr Kollege verursacht durch seine fehlende Expertise nur noch mehr Arbeit.

Grenzen Sie die Aufgabe ein

Damit die Idealbesetzung ihre Arbeit auch gut macht, müssen Sie die Aufgabe konkretisieren. Lassen Sie dem Mitarbeiter zu viel Freiraum, dann erhalten Sie unter Umständen nicht das gewünschte Ergebnis und der Beschäftigte braucht dafür mehr Zeit, als eigentlich nötig wäre. Tipp: Setzen Sie dem Mitarbeiter zur Erfüllung der Aufgabe ein zeitliches Limit, damit er diese auch rechtzeitig erledigt.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser? Nicht beim Delegieren

Nun heißt es: Lernen Sie loszulassen! Ist die Idealbesetzung erst einmal gefunden, ziemt es sich nicht, dieser ständig über die Schulter zu schauen. Das wirkt demotivierend auf Ihren Mitarbeiter und kostet zudem unnötig Zeit. Stellen Sie Ihr Allesmacher-Syndrom daher vollständig ab. Natürlich sollen Sie seine Arbeit auch kontrollieren dürfen. Überrumpeln Sie ihn allerdings nicht, sondern vereinbaren Sie Termine, um die Fortschritte zu besprechen.

Auf der anderen Seite müssen Sie Ihren Beschäftigten auch mal die kalte Schulter zeigen, wenn er Sie mit Fragen zur Aufgabe löchert. Bitten Sie ihn stattdessen um eigene Lösungsvorschläge, damit er lernt, eigenverantwortlich zu arbeiten.

Weiterführende Links:

  • Zwölf praktische Tipps wie Sie richtig delegieren, liefert außerdem "akademie.de".
  • Die gesteckten Ziele auch erreichen – nichts ist schwieriger als das! Wer als Macher erfolgreich sein will, vertraut daher auf konsequentes Selbstmanagement.
  • Entscheider stehen manchmal vor gewichtigen Entscheidungen. Da den richtigen Entschluss zu fassen, fällt schwer. Tipps bei der Entscheidungsfindung gibt mDM.
Weitere Artikel zum Thema
Neue Ratgeber