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Schlechte Nachrichten übermitteln: So gelingt's

Schlechte Nachrichten übermitteln, mag keiner. Sich davor zu drücken, ist allerdings auch keine Lösung. Nach Augen-zu-und-durch-Manier sollte das Gespräch aber ebenso wenig ablaufen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Hiobsbotschaften richtig überbringen.
Schlechte Nachrichten übermitteln: So gelingt's Schlechte Nachrichten sollten Sie auf sachlicher Ebene übermitteln. (© 2016 conrado/Shutterstock)

Schlechte Nachrichten nicht für sich behalten

Das Projekt muss vorzeitig beendet werden, Sie lehnen den Urlaubsantrag eines Mitarbeiters ab oder die Beförderung eines Kollegen fällt flach – solche Dinge passieren, nur will keiner gern solch schlechte Nachrichten überbringen. Denn zum sympathischen Leader machen Sie derartige Verkündigungen nicht unbedingt. Die gute Nachricht: Das Schicksal der Hiobsboten zu Zeiten der Antike wird sie nicht ereilen – deren Job endete meist tödlich. Die noch bessere Nachricht: Mit dem richtigen Know-how bringen Sie heikle Entscheidungen den Betroffenen schonend bei.

Die richtigen Bedingungen schaffen

Zunächst einmal müssen Sie für die richtigen Umstände sorgen. Zwischen Tür und Angel führt man schwierige Gespräche selbstverständlich nicht.

  • Wo: Am besten in Ihrem Büro oder einem Meetingraum. Hauptsache, Sie sind mit Ihrem Mitarbeiter unter vier Augen. Denn vor anderen Kollegen fühlt sich der noch unwohler – zumal es die anderen auch nichts angeht. Sind mehrere Mitarbeiter betroffen, dann beraumen Sie ein kurzfristiges Teammeeting an.
  • Wann: So schnell wie möglich! Wenn Sie das Gespräch auf die lange Bank schieben, verhindern Sie es damit nicht... Womöglich verschlimmert sich die Situation dadurch sogar oder der Mitarbeiter erfährt per "Flurfunk" von den schlechten Nachrichten. Lassen Sie es nicht so weit kommen.
  • Wie: In jedem Fall persönlich. Wenn Sie Hiobsbotschaften per E-Mail oder telefonisch übermitteln, dann zeugt das von keinem respektvollen Umgang. Außerdem sollten Emotionen außen vor bleiben. Doch dazu gleich mehr.

Bleiben Sie sachlich

Lassen Sie sich während des Gespräch nicht von ihren Emotionen leiten. Bleiben Sie auch dann sachlich, wenn Ihr Gegenüber schlechte Nachrichten als persönliche Kritik aufnimmt und folglich gegen Sie austeilt oder anfängt zu weinen. Und um den heißen Brei herumzureden und den Sachverhalt zu beschönigen – getreu dem Motto "Das wird schon wieder" - ist unsouverän. Zu dominant sollten Sie allerdings auch nicht auftreten, denn sonst verlieren Sie das Vertrauen des Mitarbeiters. Denken Sie daran: In der Ruhe liegt die Kraft. Dabei hilft, sich auf das Gespräch entsprechend vorzubereiten. Legen Sie sich die wichtigsten Sätze gedanklich zurecht. Halten Sie sich dabei an folgende Reihenfolge, um das Anliegen strukturiert vorzubringen:

  • Teilen Sie im ersten Satz schlechte Nachrichten gut verständlich und kurz mit. Vermeiden Sie Bandwurmsätze und reden Sie nicht im Konjuktiv – "hätte" und "wäre" ändern nichts mehr an der Sachlage.
  • Danach erklären Sie dem Betroffenen die Gründe für Ihre Entscheidung. Greifen Sie dabei die wichtigsten Fakten auf, die zu Ihrem Entschluss geführt haben.
  • Ist das Warum geklärt,bekunden Sie im Anschluss Ihr Bedauern oder auch Ihr Mitgefühl. Sie dürfen ruhig zeigen, dass Sie die Entscheidung nicht kalt lässt.
  • Abschließend können Sie ein Perspektivgespräch führen oder zumindest einen Ausblick in die Zukunft geben und die nächsten Schritte erläutern.

Schlechte Nachrichten: Den richtigen Ton treffen

Achten Sie beim Gespräch auch auf ihre Stimme. Während hohe und schrille Töne oft unangenehm wirken, gilt eine volle und runde Stimme als vertrauenserweckend. Um sich auch in dieser Hinsicht auf das Gespräch vorzubereiten, sind zwei Dinge von Vorteil: Zum einen müssen Sie mit der richtigen Einstellung ins Gespräch gehen. Begegnen Sie dem Mitarbeiter vorurteilsfrei und auf persönlicher Ebene. So klingen Sie automatisch weicher. Beginnen Sie beispielsweise mit einem "Herzlich willkommen, schön, dass Sie da sind.", um den richtigen Ton zu treffen. Nach dem Einstieg können Sie auf sachlicher Ebene weiterreden. Zum anderen können Sie sich für Ihren weichen Eigenton mit einem sanften "mmmh" auf das Gespräch einstimmen.

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Schlechte Nachrichten übermitteln: So gelingt's Schlechte Nachrichten sollten Sie auf sachlicher Ebene übermitteln. (© 2016 conrado/Shutterstock)

Schlechte Nachrichten nicht für sich behalten

Das Projekt muss vorzeitig beendet werden, Sie lehnen den Urlaubsantrag eines Mitarbeiters ab oder die Beförderung eines Kollegen fällt flach – solche Dinge passieren, nur will keiner gern solch schlechte Nachrichten überbringen. Denn zum sympathischen Leader machen Sie derartige Verkündigungen nicht unbedingt. Die gute Nachricht: Das Schicksal der Hiobsboten zu Zeiten der Antike wird sie nicht ereilen – deren Job endete meist tödlich. Die noch bessere Nachricht: Mit dem richtigen Know-how bringen Sie heikle Entscheidungen den Betroffenen schonend bei.

Die richtigen Bedingungen schaffen

Zunächst einmal müssen Sie für die richtigen Umstände sorgen. Zwischen Tür und Angel führt man schwierige Gespräche selbstverständlich nicht.

  • Wo: Am besten in Ihrem Büro oder einem Meetingraum. Hauptsache, Sie sind mit Ihrem Mitarbeiter unter vier Augen. Denn vor anderen Kollegen fühlt sich der noch unwohler – zumal es die anderen auch nichts angeht. Sind mehrere Mitarbeiter betroffen, dann beraumen Sie ein kurzfristiges Teammeeting an.
  • Wann: So schnell wie möglich! Wenn Sie das Gespräch auf die lange Bank schieben, verhindern Sie es damit nicht... Womöglich verschlimmert sich die Situation dadurch sogar oder der Mitarbeiter erfährt per "Flurfunk" von den schlechten Nachrichten. Lassen Sie es nicht so weit kommen.
  • Wie: In jedem Fall persönlich. Wenn Sie Hiobsbotschaften per E-Mail oder telefonisch übermitteln, dann zeugt das von keinem respektvollen Umgang. Außerdem sollten Emotionen außen vor bleiben. Doch dazu gleich mehr.

Bleiben Sie sachlich

Lassen Sie sich während des Gespräch nicht von ihren Emotionen leiten. Bleiben Sie auch dann sachlich, wenn Ihr Gegenüber schlechte Nachrichten als persönliche Kritik aufnimmt und folglich gegen Sie austeilt oder anfängt zu weinen. Und um den heißen Brei herumzureden und den Sachverhalt zu beschönigen – getreu dem Motto "Das wird schon wieder" - ist unsouverän. Zu dominant sollten Sie allerdings auch nicht auftreten, denn sonst verlieren Sie das Vertrauen des Mitarbeiters. Denken Sie daran: In der Ruhe liegt die Kraft. Dabei hilft, sich auf das Gespräch entsprechend vorzubereiten. Legen Sie sich die wichtigsten Sätze gedanklich zurecht. Halten Sie sich dabei an folgende Reihenfolge, um das Anliegen strukturiert vorzubringen:

  • Teilen Sie im ersten Satz schlechte Nachrichten gut verständlich und kurz mit. Vermeiden Sie Bandwurmsätze und reden Sie nicht im Konjuktiv – "hätte" und "wäre" ändern nichts mehr an der Sachlage.
  • Danach erklären Sie dem Betroffenen die Gründe für Ihre Entscheidung. Greifen Sie dabei die wichtigsten Fakten auf, die zu Ihrem Entschluss geführt haben.
  • Ist das Warum geklärt,bekunden Sie im Anschluss Ihr Bedauern oder auch Ihr Mitgefühl. Sie dürfen ruhig zeigen, dass Sie die Entscheidung nicht kalt lässt.
  • Abschließend können Sie ein Perspektivgespräch führen oder zumindest einen Ausblick in die Zukunft geben und die nächsten Schritte erläutern.

Schlechte Nachrichten: Den richtigen Ton treffen

Achten Sie beim Gespräch auch auf ihre Stimme. Während hohe und schrille Töne oft unangenehm wirken, gilt eine volle und runde Stimme als vertrauenserweckend. Um sich auch in dieser Hinsicht auf das Gespräch vorzubereiten, sind zwei Dinge von Vorteil: Zum einen müssen Sie mit der richtigen Einstellung ins Gespräch gehen. Begegnen Sie dem Mitarbeiter vorurteilsfrei und auf persönlicher Ebene. So klingen Sie automatisch weicher. Beginnen Sie beispielsweise mit einem "Herzlich willkommen, schön, dass Sie da sind.", um den richtigen Ton zu treffen. Nach dem Einstieg können Sie auf sachlicher Ebene weiterreden. Zum anderen können Sie sich für Ihren weichen Eigenton mit einem sanften "mmmh" auf das Gespräch einstimmen.

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