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5 Zeitfresser im Büro, die Sie reduzieren können

Wo ist nur wieder die Arbeitszeit hin? Wenn Ihre To-do-Liste trotz Ihres guten Willens nicht kürzer wird, sind häufig Zeitfresser schuld an der Misere. Welche die Schlimmsten sind und wie Sie diese eliminieren, verraten wir hier.
5 Zeitfresser im Büro, die Sie reduzieren können Wenn Aufgaben liegen bleiben, sind oftmals Zeitfresser schuld. (© 2016 alphaspirit/Shutterstock)

1. Zeitfresser Meetings

Gefühlt waren Sie den ganzen Tag über aktiv im Büro. Aktivität ist leider nicht gleich Produktivität. Viele Führungskräfte merken gar nicht, wie Sie Ihre Zeit im Büro vertrödeln. Fehlt die Einsicht, kommt es auch zu keiner Besserung. Dem sollten Sie ein Ende setzen.

Vielleicht erkennen Sie sich hier wieder: Einer der schlimmsten Zeitfresser im Büro sind Meetings. Wie "Karrierebibel" berichtet, verbringen Manager und Angestellte durchschnittlich 4,9 Stunden pro Woche damit, ihre Besprechungen zu koordinieren. Das Resultat der Planungen sind im Schnitt sieben vereinbarte Sitzungen pro Woche, die durchschnittlich zwei Stunden und 45 Minuten dauern.

Überprüfen Sie, welche Meetings wirklich notwendig sind, welche Priorität haben und wie Sie diese am besten strukturieren können, um Zeit zu sparen. Zu viele Meetings fragmentieren den Tag, sodass Sie nicht mehr in den berühmten Arbeitsflow kommen.

2. Zeitfresser E-Mails

E-Mails rauben kostbare Zeit. Dabei geht es nicht einmal um das Verfassen dieser. Eine Adobe-Umfrage ergab, dass die Befragten im Schnitt 31,5 Stunden pro Woche einzig mit dem Checken von E-Mails verbringen. Das Resultat beinhaltet dabei nicht die Zeit, die zum vollständigen Lesen und Beantworten benötigt wird. Von den 6,3 Stunden täglich widmen die Umfrageteilnehmer 3,2 ihren Arbeits-E-Mails und 3,1 privaten Nachrichten.

Hier hilft nur, gegen seinen Drang anzukämpfen. Natürlich sollten Sie wichtige E-Mails nicht verpassen, allerdings sollten Sie auch nicht zum notorischen E-Mail-Checker mutieren. Lassen Sie sich beispielsweise von Ihrem E-Mail-Anbieter neue Nachrichten automatisch auf Ihrem Desktop anzeigen, damit Ihnen keine Mails entgehen. Private Nachrichten haben während der Arbeitszeit Sendepause.

3. Zeitfresser Telefon

Wie viel Zeit verbringen Sie täglich am Telefon mit Kunden und Kooperationspartnern? Zu viel? Natürlich können Sie Ihre Gesprächspartner nicht einfach abwimmeln.  Was Sie jedoch tun können ist, ein Zeitlimit zu setzen. Weisen Sie beispielsweise daraufhin, dass Sie einen wichtigen Termin haben, den Sie unbedingt einhalten müssen.

Auch mit dem Checken der Nachrichten auf dem Smartphone verplempert der ein oder andere seine Arbeitszeit. Auch hier gilt: Privates sollten Sie in Ihre Freizeit verschieben.

4. Zeitfresser Pefektionismus

Bevor Sie eine E-Mail verschicken oder wenn Sie eine Präsentation vorbereiten, überprüfen Sie Ihre Arbeiten zig Mal auf Fehler, nehmen Korrekturen vor, justieren nach. Ihrem Perfektionismus alle Ehre – allerdings bleibt dabei einige Zeit auf der Strecke. So kommen Sie raus aus der Endlosschleife: Setzen Sie sich ein Limit von maximal zwei oder drei Nachprüfungen. Weiterhin ist es sinnvoll, eine wichtige Arbeit über Nacht liegen zu lassen. Am nächsten Tag können Sie diese mit frischer Energie Ihrem prüfenden Blick unterziehen.

5. Zeitfresser Smalltalk

Klatsch und Tratsch bilden einen Ausgleich zur Arbeit. Manchmal werden aus flurfunkenden Kollegen sogar Freunde. Allerdings ist Smalltalk im Büro auch ein Zeitfresser. Behalten Sie daher Ihre Aufgaben stets im Blick und erklären Sie Ihren Kollegen höflich, aber bestimmt, wenn Sie keine Zeit für die Ablenkung haben.

Weiterführende Links:

  • Weitere Tipps dazu, wie Sie dem Meeting-Wahn entkommen, lesen Sie in unserem mDM-Beitrag.
  • Einen richtig guten Führungsstil zu pflegen, ist gar nicht so einfach. Denn bei der Mitarbeiterführung lauern viele Fallstricke. Wir zeigen die fünf häufigsten Fehler von Chefs und verraten, wie Sie diese in echte Stärken ummünzen.
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5 Zeitfresser im Büro, die Sie reduzieren können Wenn Aufgaben liegen bleiben, sind oftmals Zeitfresser schuld. (© 2016 alphaspirit/Shutterstock)

1. Zeitfresser Meetings

Gefühlt waren Sie den ganzen Tag über aktiv im Büro. Aktivität ist leider nicht gleich Produktivität. Viele Führungskräfte merken gar nicht, wie Sie Ihre Zeit im Büro vertrödeln. Fehlt die Einsicht, kommt es auch zu keiner Besserung. Dem sollten Sie ein Ende setzen.

Vielleicht erkennen Sie sich hier wieder: Einer der schlimmsten Zeitfresser im Büro sind Meetings. Wie "Karrierebibel" berichtet, verbringen Manager und Angestellte durchschnittlich 4,9 Stunden pro Woche damit, ihre Besprechungen zu koordinieren. Das Resultat der Planungen sind im Schnitt sieben vereinbarte Sitzungen pro Woche, die durchschnittlich zwei Stunden und 45 Minuten dauern.

Überprüfen Sie, welche Meetings wirklich notwendig sind, welche Priorität haben und wie Sie diese am besten strukturieren können, um Zeit zu sparen. Zu viele Meetings fragmentieren den Tag, sodass Sie nicht mehr in den berühmten Arbeitsflow kommen.

2. Zeitfresser E-Mails

E-Mails rauben kostbare Zeit. Dabei geht es nicht einmal um das Verfassen dieser. Eine Adobe-Umfrage ergab, dass die Befragten im Schnitt 31,5 Stunden pro Woche einzig mit dem Checken von E-Mails verbringen. Das Resultat beinhaltet dabei nicht die Zeit, die zum vollständigen Lesen und Beantworten benötigt wird. Von den 6,3 Stunden täglich widmen die Umfrageteilnehmer 3,2 ihren Arbeits-E-Mails und 3,1 privaten Nachrichten.

Hier hilft nur, gegen seinen Drang anzukämpfen. Natürlich sollten Sie wichtige E-Mails nicht verpassen, allerdings sollten Sie auch nicht zum notorischen E-Mail-Checker mutieren. Lassen Sie sich beispielsweise von Ihrem E-Mail-Anbieter neue Nachrichten automatisch auf Ihrem Desktop anzeigen, damit Ihnen keine Mails entgehen. Private Nachrichten haben während der Arbeitszeit Sendepause.

3. Zeitfresser Telefon

Wie viel Zeit verbringen Sie täglich am Telefon mit Kunden und Kooperationspartnern? Zu viel? Natürlich können Sie Ihre Gesprächspartner nicht einfach abwimmeln.  Was Sie jedoch tun können ist, ein Zeitlimit zu setzen. Weisen Sie beispielsweise daraufhin, dass Sie einen wichtigen Termin haben, den Sie unbedingt einhalten müssen.

Auch mit dem Checken der Nachrichten auf dem Smartphone verplempert der ein oder andere seine Arbeitszeit. Auch hier gilt: Privates sollten Sie in Ihre Freizeit verschieben.

4. Zeitfresser Pefektionismus

Bevor Sie eine E-Mail verschicken oder wenn Sie eine Präsentation vorbereiten, überprüfen Sie Ihre Arbeiten zig Mal auf Fehler, nehmen Korrekturen vor, justieren nach. Ihrem Perfektionismus alle Ehre – allerdings bleibt dabei einige Zeit auf der Strecke. So kommen Sie raus aus der Endlosschleife: Setzen Sie sich ein Limit von maximal zwei oder drei Nachprüfungen. Weiterhin ist es sinnvoll, eine wichtige Arbeit über Nacht liegen zu lassen. Am nächsten Tag können Sie diese mit frischer Energie Ihrem prüfenden Blick unterziehen.

5. Zeitfresser Smalltalk

Klatsch und Tratsch bilden einen Ausgleich zur Arbeit. Manchmal werden aus flurfunkenden Kollegen sogar Freunde. Allerdings ist Smalltalk im Büro auch ein Zeitfresser. Behalten Sie daher Ihre Aufgaben stets im Blick und erklären Sie Ihren Kollegen höflich, aber bestimmt, wenn Sie keine Zeit für die Ablenkung haben.

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  • Weitere Tipps dazu, wie Sie dem Meeting-Wahn entkommen, lesen Sie in unserem mDM-Beitrag.
  • Einen richtig guten Führungsstil zu pflegen, ist gar nicht so einfach. Denn bei der Mitarbeiterführung lauern viele Fallstricke. Wir zeigen die fünf häufigsten Fehler von Chefs und verraten, wie Sie diese in echte Stärken ummünzen.
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