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Anrufbeantworter besprechen: 5 Tipps fürs Bürotelefon

Sie wollen mal wieder eine klare Ansage machen? Dann besprechen Sie doch Ihren Anrufbeantworter. Aber richtig, denn viele Texte auf Band oder in Bytes sind eher zum Auflegen als zum Zuhören geeignet.
Anrufbeantworter besprechen: 5 Tipps fürs Bürotelefon Auf Form und Inhalt kommt es auch an, wenn Sie einen Anrufbeantworter besprechen. (© 2016 I love photo/Shutterstock)

Anrufbeantworter besprechen: Fassen Sie sich kurz

Niemand will eine langatmige Ansage hören. Kommen Sie also schnell zum Punkt und strapazieren Sie die Geduld der Anrufer nicht über Gebühr. Die sind womöglich bereits vorgenervt, weil sie lediglich mit Ihrer Sprachbox und nicht mit einem echten Gesprächspartner verbunden sind. Übertreiben Sie es aber auch nicht mit der Kürze, sonst wird der Mensch am anderen Ende der Leitung von der piepsenden Aufforderung zum Sprechen überrumpelt. Geben Sie ihm also ein Minimum an Zeit, um sich mit der für ihn möglicherweise unerwarteten Situation anzufreunden und sich gegebenenfalls eine Antwort zurechtzulegen.

Anrufbeantworter besprechen: Bleiben Sie sachlich

Launige Reden sind ebenso unangebracht wie lange. Auch Floskeln wie "Tut mir leid, aber ich bin gerade nicht erreichbar" oder sonstiges verbales Füllwerk sollten Sie sich verkneifen. Bleiben Sie stattdessen sachlich, informativ und eindeutig. Der Anrufer muss sofort erfassen, was ihn mit Ihrer Ansage erwartet. Zwischenfragen kann er schließlich nicht stellen. Machen Sie also beispielsweise klar, ...

  • ... ob der Anrufer seinerseits (in wenigen Augenblicken) eine Nachricht hinterlassen kann oder nicht.
  • ... in welchen Intervallen Sie den Anrufbeantworter abhören.
  • ... ob und wenn ja, wann Sie zurückrufen oder
  • ... wann Sie wieder persönlich erreichbar sind und
  • ... ob Sie bis dahin unter einer alternativen Telefonnummer zu sprechen sind.

Das sind für den Anrufer wichtige Informationen. Verzichten sollten Sie aber auf unnötiges und ablenkendes Beiwerk wie Musik oder witzig gemeinte Kommentare. Es sei denn, es unterstreicht Ihr gewünschtes Image oder gefällt erfahrungsgemäß Ihrer Zielgruppe.

Ein absolutes Muss hingegen sind folgende Zutaten:

  • Freundliche Begrüßung
  • Ihr Name und der Ihres Unternehmens
  • gegebenenfalls Wiederholungen wichtiger Informationen (am Ende der Aufnahme)

Anrufbeantworter besprechen: Machen Sie's selbst

Eine monotone Ansage von der digitalen Stange, wie sie viele Sprachboxen serienmäßig bieten, ist ebenfalls keine gute Idee. Der Anrufer könnte sich damit nicht ernst genommen oder sogar falsch verbunden wähnen – und legt auf. Außerdem eröffnet Ihnen ein selbst verfasster Text viel mehr Möglichkeiten der Informationsübermittlung. Fragen Sie sich dazu einfach mal selbst, was für Sie als Anrufer wichtig wäre und was nicht.

Anrufbeantworter besprechen: Schreiben Sie's auf

Bevor Sie sich während der Aufnahme verhaspeln und mehrfach neu dazu ansetzen, notieren Sie sich Ihren Text einfach. Das hat gleich mehrere Vorteile:

  • Sie wissen, was Sie sagen.
  • Sie sehen, ob die Nachricht die richtige Länge hat.
  • Sie können die Ansage einüben.
  • Sie sind entspannter.

Anrufbeantworter besprechen: Der richtige Ton – und Klang

Das sind doch schon mal gute Voraussetzungen für eine gelungene Ansage. Aber es kommt nicht nur auf den Inhalt an, sondern auch auf die Akustik und – natürlich – die Stimme. Für Beides lassen sich Vorkehrungen treffen.

  • Besprechen Sie den Anrufbeantworter in einem möglichst ruhigen Raum. Die Aufnahmequalität vieler Geräte ist nicht gerade optimal. Lautes Gerede oder sonstige Störgeräusche beeinträchtigen sie Verständlichkeit zusätzlich und machen darüber hinaus keinen guten Eindruck.
  • Nehmen Sie eine entspannte (stehende) Haltung zum Sprechen ein. Dadurch klingt Ihre Stimme unwillkürlich kräftiger und somit verständlicher.
  • Lächeln Sie während der Ansage, dann entwickeln Sie automatisch einen freundlichen Unterton. Das verstärkt eine sympathische Wirkung.
  • Sprechen Sie artikuliert und konzentriert. Betonen Sie einzelne Passagen nicht zu stark. Nehmen Sie sich bei der Intonation zurück.
  • Falls Sie nicht gut bei Stimme sind, lassen Sie ein besser klingendes Mitglied Ihrer Belegschaft die Ansage machen. Und wenn es besonders gut werden soll, dann lassen Sie Profis mit Stimmausbildung Ihren Anrufbeantworter besprechen.

Weiterführende Links:

  • Wer professionell telefonieren will, sollte strukturiert vorgehen. Nur so lassen sich Sekretärinnen überwinden und Kunden im Verkaufsgespräch überzeugen.
  • Richtig telefonieren ist für manche Chefs und Mitarbeiter eine nervliche Herausforderung. Das muss nicht sein. Wer gut vorbereitet ist und ein paar Regeln beherzigt, macht auch bei wichtigen Gesprächen einen souveränen Eindruck.
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Anrufbeantworter besprechen: 5 Tipps fürs Bürotelefon Auf Form und Inhalt kommt es auch an, wenn Sie einen Anrufbeantworter besprechen. (© 2016 I love photo/Shutterstock)

Anrufbeantworter besprechen: Fassen Sie sich kurz

Niemand will eine langatmige Ansage hören. Kommen Sie also schnell zum Punkt und strapazieren Sie die Geduld der Anrufer nicht über Gebühr. Die sind womöglich bereits vorgenervt, weil sie lediglich mit Ihrer Sprachbox und nicht mit einem echten Gesprächspartner verbunden sind. Übertreiben Sie es aber auch nicht mit der Kürze, sonst wird der Mensch am anderen Ende der Leitung von der piepsenden Aufforderung zum Sprechen überrumpelt. Geben Sie ihm also ein Minimum an Zeit, um sich mit der für ihn möglicherweise unerwarteten Situation anzufreunden und sich gegebenenfalls eine Antwort zurechtzulegen.

Anrufbeantworter besprechen: Bleiben Sie sachlich

Launige Reden sind ebenso unangebracht wie lange. Auch Floskeln wie "Tut mir leid, aber ich bin gerade nicht erreichbar" oder sonstiges verbales Füllwerk sollten Sie sich verkneifen. Bleiben Sie stattdessen sachlich, informativ und eindeutig. Der Anrufer muss sofort erfassen, was ihn mit Ihrer Ansage erwartet. Zwischenfragen kann er schließlich nicht stellen. Machen Sie also beispielsweise klar, ...

  • ... ob der Anrufer seinerseits (in wenigen Augenblicken) eine Nachricht hinterlassen kann oder nicht.
  • ... in welchen Intervallen Sie den Anrufbeantworter abhören.
  • ... ob und wenn ja, wann Sie zurückrufen oder
  • ... wann Sie wieder persönlich erreichbar sind und
  • ... ob Sie bis dahin unter einer alternativen Telefonnummer zu sprechen sind.

Das sind für den Anrufer wichtige Informationen. Verzichten sollten Sie aber auf unnötiges und ablenkendes Beiwerk wie Musik oder witzig gemeinte Kommentare. Es sei denn, es unterstreicht Ihr gewünschtes Image oder gefällt erfahrungsgemäß Ihrer Zielgruppe.

Ein absolutes Muss hingegen sind folgende Zutaten:

  • Freundliche Begrüßung
  • Ihr Name und der Ihres Unternehmens
  • gegebenenfalls Wiederholungen wichtiger Informationen (am Ende der Aufnahme)

Anrufbeantworter besprechen: Machen Sie's selbst

Eine monotone Ansage von der digitalen Stange, wie sie viele Sprachboxen serienmäßig bieten, ist ebenfalls keine gute Idee. Der Anrufer könnte sich damit nicht ernst genommen oder sogar falsch verbunden wähnen – und legt auf. Außerdem eröffnet Ihnen ein selbst verfasster Text viel mehr Möglichkeiten der Informationsübermittlung. Fragen Sie sich dazu einfach mal selbst, was für Sie als Anrufer wichtig wäre und was nicht.

Anrufbeantworter besprechen: Schreiben Sie's auf

Bevor Sie sich während der Aufnahme verhaspeln und mehrfach neu dazu ansetzen, notieren Sie sich Ihren Text einfach. Das hat gleich mehrere Vorteile:

  • Sie wissen, was Sie sagen.
  • Sie sehen, ob die Nachricht die richtige Länge hat.
  • Sie können die Ansage einüben.
  • Sie sind entspannter.

Anrufbeantworter besprechen: Der richtige Ton – und Klang

Das sind doch schon mal gute Voraussetzungen für eine gelungene Ansage. Aber es kommt nicht nur auf den Inhalt an, sondern auch auf die Akustik und – natürlich – die Stimme. Für Beides lassen sich Vorkehrungen treffen.

  • Besprechen Sie den Anrufbeantworter in einem möglichst ruhigen Raum. Die Aufnahmequalität vieler Geräte ist nicht gerade optimal. Lautes Gerede oder sonstige Störgeräusche beeinträchtigen sie Verständlichkeit zusätzlich und machen darüber hinaus keinen guten Eindruck.
  • Nehmen Sie eine entspannte (stehende) Haltung zum Sprechen ein. Dadurch klingt Ihre Stimme unwillkürlich kräftiger und somit verständlicher.
  • Lächeln Sie während der Ansage, dann entwickeln Sie automatisch einen freundlichen Unterton. Das verstärkt eine sympathische Wirkung.
  • Sprechen Sie artikuliert und konzentriert. Betonen Sie einzelne Passagen nicht zu stark. Nehmen Sie sich bei der Intonation zurück.
  • Falls Sie nicht gut bei Stimme sind, lassen Sie ein besser klingendes Mitglied Ihrer Belegschaft die Ansage machen. Und wenn es besonders gut werden soll, dann lassen Sie Profis mit Stimmausbildung Ihren Anrufbeantworter besprechen.

Weiterführende Links:

  • Wer professionell telefonieren will, sollte strukturiert vorgehen. Nur so lassen sich Sekretärinnen überwinden und Kunden im Verkaufsgespräch überzeugen.
  • Richtig telefonieren ist für manche Chefs und Mitarbeiter eine nervliche Herausforderung. Das muss nicht sein. Wer gut vorbereitet ist und ein paar Regeln beherzigt, macht auch bei wichtigen Gesprächen einen souveränen Eindruck.
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