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E-Mail-Management: So behalten Sie den Überblick

E-Mails sind manchmal wahre Zeitfresser. Wie lässt sich die elektronische Sintflut im Postfach nur stoppen? Mit dem richtigen E-Mail-Management! Lesen Sie hier, wie Sie wieder Ordnung in Ihr E-Mail-Sammelsurium bringen.
E-Mail-Management: So behalten Sie den Überblick MIt dem richtigen E-Mail-Management bringen Sie wieder Ordnung in Ihr virtuelles Postfach. (© 2016 Billion Photos/Shutterstock)

Überfüllte E-Mail-Postfächer gehören bei Vielen zum Arbeitsalltag

Beim Anblick Ihrer ungelesenen E-Mails wird Ihnen schwindelig? Damit sind Sie nicht alleine. Wie das US-Marktforschungsinstitut Radicati herausfand, empfangen und versenden Unternehmer bis zu 120 E-Mails täglich. Davon landen einige im Spam-Ordner, manchmal verirrt sich dorthin auch eine wichtige E-Mail, sodass Sie den Ordner doch noch einmal checken – die Zeit bleibt bei aller Vorsicht und Verantwortungspflicht auf der Strecke.

Ein Opfer von überfüllten E-Mail-Postfächern war auch der US-Gründer Tim Ferris. Um dem virtuellen Nachrichten-Wahnsinn zu entfliehen, entwickelte er ein System, um wieder Ordnung in das Chaos zu bringen. Seine Produktivität ist mit seinem praktischen E-Mail-System deutlich gestiegen, wie er selbst sagt. In einem Blogspot für das US-Marketingunternehmen Hubspot verrät Ferris, wie sein E-Mail-Management funktioniert.

E-Mail-Management Schritt 1: Überblick verschaffen

Wann bekommen Sie die meisten E-Mails zugeschickt? Erreicht Sie die E-Mail-Flut am frühen Morgen, oder strömt die virtuelle Post eher am Nachmittag ein? Um das herauszufinden, überprüfen Sie an mehreren Arbeitstagen zu jeder vollen Stunde Ihr E-Mail-Postfach. So verschaffen Sie sich ein Bild über die Menge und Art der E-Mails, die Sie erhalten.

E-Mail-Management Schritt 2: Nachrichten-Rush-Hour bestimmen

Nun können Sie bestimmen, zu welcher Tageszeit Sie die meisten Nachrichten erreichen. Tipp: Notieren Sie Ihre persönlichen E-Mail Rush-Hours, am besten im Kalender. Jetzt können Sie Zeit einplanen, um wieder Herr über die Nachrichtenschwemme zu werden.

E-Mail-Management Schritt 3: Plan umsetzen

Ein Plan ist jedoch nichts wert, wenn Sie diesen nicht umsetzen! Kümmern Sie sich daher zu Ihren festgelegten Terminen um Ihr Postfach. Das bedeutet im Umkehrschluss: Außerhalb dieser Zeiten widmen Sie sich anderen Aufgaben. Prüfen Sie also nicht fortwährend Ihr Postfach – es sei denn, Sie erwarten eine besonders wichtige Nachricht. Schließen Sie am besten Ihr E-Mail-Programm und schalten Sie die Benachrichtigungen ab, um der Versuchung zu widerstehen. Das betrifft auch Ihr Smartphone. Falls Sie damit ebenfalls Ihre Nachrichten checken, dann deaktivieren Sie die automatische Aktualisierung Ihres Postfachs.

So schaffen Sie die besten Voraussetzungen für einen produktiveren Berufsalltag.

Müssen es immer E-Mails sein?

Neben dem Lesen von E-Mails, nimmt auch das Verfassen der Nachrichten Zeit in Anspruch. Entscheiden Sie deshalb: Müssen Sie in jedem Fall eine E-Mail schreiben? Findet sich nicht vielleicht eine andere Lösung? So lassen sich beispielsweise zahlreiche Nachrichten vermeiden, wenn Sie ein Teamlaufwerk anlegen. Darin können Sie etwa Meeting-Protokolle ablegen. Insbesondere bei Projektgruppen sind derartige Regelungen sinnvoll.

Weiterführende Links:

  • Wo ist nur wieder die Arbeitszeit hin? Wenn Ihre To-do-Liste trotz Ihres guten Willens nicht kürzer wird, sind häufig Zeitfresser schuld an der Misere. Welche die Schlimmsten sind und wie Sie diese eliminieren, verraten wir hier.
  • Fröhlich oder ernst? Locker oder stocksteif? Bei Geschäfts-E-Mails den richtigen Ton zu treffen, ist gar nicht so einfach. Doch wenn Sie ein paar Tipps beachten, dann gelingt auch Ihnen die professionelle Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern.
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E-Mail-Management: So behalten Sie den Überblick MIt dem richtigen E-Mail-Management bringen Sie wieder Ordnung in Ihr virtuelles Postfach. (© 2016 Billion Photos/Shutterstock)

Überfüllte E-Mail-Postfächer gehören bei Vielen zum Arbeitsalltag

Beim Anblick Ihrer ungelesenen E-Mails wird Ihnen schwindelig? Damit sind Sie nicht alleine. Wie das US-Marktforschungsinstitut Radicati herausfand, empfangen und versenden Unternehmer bis zu 120 E-Mails täglich. Davon landen einige im Spam-Ordner, manchmal verirrt sich dorthin auch eine wichtige E-Mail, sodass Sie den Ordner doch noch einmal checken – die Zeit bleibt bei aller Vorsicht und Verantwortungspflicht auf der Strecke.

Ein Opfer von überfüllten E-Mail-Postfächern war auch der US-Gründer Tim Ferris. Um dem virtuellen Nachrichten-Wahnsinn zu entfliehen, entwickelte er ein System, um wieder Ordnung in das Chaos zu bringen. Seine Produktivität ist mit seinem praktischen E-Mail-System deutlich gestiegen, wie er selbst sagt. In einem Blogspot für das US-Marketingunternehmen Hubspot verrät Ferris, wie sein E-Mail-Management funktioniert.

E-Mail-Management Schritt 1: Überblick verschaffen

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E-Mail-Management Schritt 2: Nachrichten-Rush-Hour bestimmen

Nun können Sie bestimmen, zu welcher Tageszeit Sie die meisten Nachrichten erreichen. Tipp: Notieren Sie Ihre persönlichen E-Mail Rush-Hours, am besten im Kalender. Jetzt können Sie Zeit einplanen, um wieder Herr über die Nachrichtenschwemme zu werden.

E-Mail-Management Schritt 3: Plan umsetzen

Ein Plan ist jedoch nichts wert, wenn Sie diesen nicht umsetzen! Kümmern Sie sich daher zu Ihren festgelegten Terminen um Ihr Postfach. Das bedeutet im Umkehrschluss: Außerhalb dieser Zeiten widmen Sie sich anderen Aufgaben. Prüfen Sie also nicht fortwährend Ihr Postfach – es sei denn, Sie erwarten eine besonders wichtige Nachricht. Schließen Sie am besten Ihr E-Mail-Programm und schalten Sie die Benachrichtigungen ab, um der Versuchung zu widerstehen. Das betrifft auch Ihr Smartphone. Falls Sie damit ebenfalls Ihre Nachrichten checken, dann deaktivieren Sie die automatische Aktualisierung Ihres Postfachs.

So schaffen Sie die besten Voraussetzungen für einen produktiveren Berufsalltag.

Müssen es immer E-Mails sein?

Neben dem Lesen von E-Mails, nimmt auch das Verfassen der Nachrichten Zeit in Anspruch. Entscheiden Sie deshalb: Müssen Sie in jedem Fall eine E-Mail schreiben? Findet sich nicht vielleicht eine andere Lösung? So lassen sich beispielsweise zahlreiche Nachrichten vermeiden, wenn Sie ein Teamlaufwerk anlegen. Darin können Sie etwa Meeting-Protokolle ablegen. Insbesondere bei Projektgruppen sind derartige Regelungen sinnvoll.

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