Image for Mdm Logo

Geschäftsreise planen: 7 Tipps für den erfolgreichen Trip

Alles dabei? Damit Sie am Zielort keine böse Überraschung erleben, sollten Sie gewissenhaft Ihre Geschäftsreise planen. Ihre Checkliste fängt mit dem richtigen Verkehrsmittel an und hört mit Smartphone und Co. nicht auf. Und seien Sie auch auf Notfälle gut vorbereitet.
Geschäftsreise planen: 7 Tipps für den erfolgreichen Trip An diese und mehr Dinge müssen Sie denken, wenn Sie eine Geschäftsreise planen. (© 2016 Africa Studio)

Tipp 1: Das Verkehrsmittel

Bevor Sie Ihre Geschäftsreise planen können, müssen Sie natürlich nicht nur wissen, wohin es geht, sondern auch wie lange Sie dorthin unterwegs sein werden. Je nach zeitlichem Aufwand erweisen sich für Ihre Checkliste verschiedene Möglichkeiten als sinnvoll.

  • Das Auto. Je kürzer die Distanz zum Ziel, desto eher bietet sich entweder ein Taxi, Reisebus oder selbst chauffiertes Fahrzeug (Mietwagen, Firmenauto) an. Vorteil der Lösung ist eine große Flexibilität. Sitzen Sie am Steuer, kann die Reise allerdings recht anstrengend werden, beispielsweise durch einen Stau. Für Verzögerungen und nachträgliche Erholung am Zielort sollten Sie in jedem Fall zusätzliche Zeit einplanen.
  • Die Bahn. Für mittlere Entfernungen innerhalb Deutschlands oder Europas empfiehlt sich der Zug. Wer den früh genug bucht, hat die Chance auf günstigere Fahrkarten. Während der Reise können Sie – je nach Gusto – entspannen oder arbeiten. Für den letzteren Fall sollten Sie möglichst einen Sitzplatz in Reichweite einer Steckdose für Ihr Notebook reservieren.
  • Das Flugzeug. Führt Sie der Weg zu Ihrem Geschäftstermin ins weitere Ausland, dann ist ein Jet das Reisemittel der Wahl. Der ist zwar in der Regel die teuerste Alternative, aber auch mit Abstand die schnellste. Und auch hier gilt: Eine rechtzeitige Buchung kann dank niedriger Ticketpreise die Reisekosten senken. Noch ein Tipp für die Buchung: Möchten Sie den Flug möglichst ungestört verbringen, dann wählen Sie einen Fensterplatz. Müssen Sie hingegen öfter aufstehen, bietet sich ein Sitz am Gang an.

Tipp 2: Die Übernachtung

Der Besuch bei einem Geschäftspartner kostet nicht nur Geld, sondern auch Zeit. Deshalb sollten Sie für Ihre Checkliste prüfen, ob Sie während Ihrer Reise nicht gleich mehrere Kunden oder Auftraggeber treffen. Davon hängt auch ab, ob, wo und wie oft Sie unterwegs übernachten. Wenn Sie Ihre Geschäftsreise planen und in der Folge einen Schlafplatz organisieren müssen, dann haben Sie dafür unter anderem diese Optionen:

  • Das Hotel: Der Klassiker unter den Übernachtungsmöglichkeiten. Die günstigen Zimmer lassen sich beispielsweise über diverse Buchungsportale finden und reservieren. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass Ihr Geschäftspartner möglichst gut von dem Etablissement aus zu erreichen ist. Dabei steht nicht allein eine räumliche Nähe im Vordergrund. Wichtig ist auch, ob Sie ohne große Umstände zu Ihrem Termin kommen, also zum Beispiel mit dem Taxi oder einem preiswerten öffentlichen Verkehrsmittel wie Bus oder U-Bahn.
  • Airbnb. Auch über die Vermittlungsplattform im Internet finden Sie Unterkünfte. Die Konkurrenz zu Hotels und Pensionen bietet Zimmer und Wohnungen auf privater und zumeist günstigerer Basis an. Das erhöht allerdings das Risiko, denn Sie wissen vorher nicht genau, wer und was Sie erwartet.
  • Geschäftspartner. Fragen Sie doch einfach einen ortsansässigen oder -kundigen Teilnehmer an dem Treffen nach einer Übernachtungsmöglichkeit. Dank seiner Kontakte finden Sie unter Umständen eine komfortable und günstige Schlafgelegenheit, die in keinem Online-Portal zu finden ist. Eventuell bietet er Ihnen auch eine Unterkunft in seiner eigenen Wohnung an. Das könnte die geschäftlichen Kontakte zusätzlich auf einer quasi privaten Ebene stärken.

Tipp 3: Dokumente für die Reise

Aller Digitalisierung zum Trotz, benötigen Sie unterwegs noch immer zahlreiche Unterlagen. Welche Sie brauchen, hängt stark von Ziel und Anlass Ihres Trips in die Ferne ab. Deshalb hier nur eine Checkliste mit den elementaren Dokumenten, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie eine Geschäftsreise planen.

  • Personalausweis
  • Reisepass
  • Visum
  • Führerschein (gegebenenfalls in international gültiger Ausfertigung)
  • Tickets (zum Beispiel für Verkehrsmittel und Hotel)
  • Impfpass
  • Versicherungspolicen (Reise-, Gepäck-, Kfz- und/oder Krankenversicherung)
  • Vertrags- sowie sonstige Geschäftsunterlagen

Sicherheitshalber sollten Sie von sämtlichen wichtigen Dokumenten (digitale) Kopien anfertigen, von den Originalen getrennt mit sich führen oder im Internet hinterlegen.

Tipp 4: Die Zahlungsmittel

Ohne Moos, nix los. Besonders, wenn Sie auf Reisen sind, brauchen Sie möglichst viele verschiedene Zahlungsmittel. Sonst stehen Sie nach einem Diebstahl oder sonstigen prekären Ausnahmesituationen plötzlich ohne genügend Geld da. Deshalb gehören auf Ihre Checkliste zum Beispiel:

  • Bargeld (gegebenenfalls in mehreren Währungen)
  • Kreditkarte
  • EC-Karte
  • Reiseschecks

Tipp 5: Technische Begleiter

Wenn Sie eine Geschäftsreise planen, denken Sie auch an geeignete Geräte dafür und kundschaften im Vorfeld die technischen Voraussetzungen am Zielort aus. Sinnvolle Begleiter sind in der Regel:

  • Reiseadapter für die Stromversorgung
  • Smartphone
  • Notebook
  • passende Akkuladegeräte
  • mobiler Business Beamer

Tipp 6: Organisation daheim

Wer eine Geschäftsreise planen will, der muss auch verschiedene Vorkehrungen für seine Abwesenheit vom heimischen Arbeitsplatz treffen. Andernfalls könnte in Ihrem Unternehmen einiges aus dem Tritt geraten. Damit das nicht passiert, sollten Sie:

  • eine Vertretung bestimmen
  • notwendige Vollmachten erteilen
  • Notfallinformationen hinterlassen, für den Fall, dass Ihr Aufenthalt länger als geplant dauert oder in Ihrem Betrieb etwas schief geht
  • einen regelmäßigen Informationsaustausch planen (gegebenenfalls unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen)
  • eine Notiz mit Ihren wichtigsten Terminen und Aufenthaltsorten hinterlassen

Tipp 7: Das Gepäck

Die Checkliste für Ihr Reisegepäck könnte länger werden, als Sie vielleicht vermuten. Deshalb sollten Sie sich darüber auch schon früh Gedanken machen, wenn Sie eine Geschäftsreise planen. Umfangreiche Anregungen dafür finden Sie unter anderem bei "Reise-Checklisten". Deshalb hier eine nur eine knappe Übersicht zu Ihren essentiellen "Mitnahmeartikeln".

  • Das Handgepäck. Darin sollten Sie neben unterhaltenden Reisebegleitern wie MP3-Player oder Lektüre auch eine Art Notfallausrüstung mitführen. Also ein Minimum an Kleidung und Unterwäsche zum Wechseln, Waschzeug, Medikamente sowie Ladegeräte und Akkus.
  • Reisegepäck. Je nach Anlass und Dauer der Geschäftsreise gehören Anzug oder Kleid hinein, ebenso Freizeitklamotten. Tipps zum richtigen Packen gibt unter anderem ein Video der Profis vom Londoner Flughafen Heathrow.
  • Denken Sie sicherheitshalber daran, wichtige Dokumente, sonstige Unterlagen sowie Ausweise, Barschaft und Kreditkarten getrennt voneinander in verschiedenen Taschen oder Koffern zu verstauen.

Weiterführende Links:

  • Falls Sie eine Geschäftsreise planen, kann Ihnen die App Travelload hilfreiche Dienste leisten.
  • Ein fester und nicht gerade geringer Bestandteil der Betriebsausgaben sind Reisekosten für Unternehmer. Leider können Sie nicht alle Ausgaben für einen geschäftlichen Trip von der Steuer absetzen.
Weitere Artikel zum Thema
Neue Ratgeber
alle ratgeber
Neues zu Ressourcenplanung
alle ratgeber Alle Beiträge

Geschäftsreise planen: 7 Tipps für den erfolgreichen Trip

Alles dabei? Damit Sie am Zielort keine böse Überraschung erleben, sollten Sie gewissenhaft Ihre Geschäftsreise planen. Ihre Checkliste fängt mit dem richtigen Verkehrsmittel an und hört mit Smartphone und Co. nicht auf. Und seien Sie auch auf Notfälle gut vorbereitet.
Geschäftsreise planen: 7 Tipps für den erfolgreichen Trip An diese und mehr Dinge müssen Sie denken, wenn Sie eine Geschäftsreise planen. (© 2016 Africa Studio)

Tipp 1: Das Verkehrsmittel

Bevor Sie Ihre Geschäftsreise planen können, müssen Sie natürlich nicht nur wissen, wohin es geht, sondern auch wie lange Sie dorthin unterwegs sein werden. Je nach zeitlichem Aufwand erweisen sich für Ihre Checkliste verschiedene Möglichkeiten als sinnvoll.

  • Das Auto. Je kürzer die Distanz zum Ziel, desto eher bietet sich entweder ein Taxi, Reisebus oder selbst chauffiertes Fahrzeug (Mietwagen, Firmenauto) an. Vorteil der Lösung ist eine große Flexibilität. Sitzen Sie am Steuer, kann die Reise allerdings recht anstrengend werden, beispielsweise durch einen Stau. Für Verzögerungen und nachträgliche Erholung am Zielort sollten Sie in jedem Fall zusätzliche Zeit einplanen.
  • Die Bahn. Für mittlere Entfernungen innerhalb Deutschlands oder Europas empfiehlt sich der Zug. Wer den früh genug bucht, hat die Chance auf günstigere Fahrkarten. Während der Reise können Sie – je nach Gusto – entspannen oder arbeiten. Für den letzteren Fall sollten Sie möglichst einen Sitzplatz in Reichweite einer Steckdose für Ihr Notebook reservieren.
  • Das Flugzeug. Führt Sie der Weg zu Ihrem Geschäftstermin ins weitere Ausland, dann ist ein Jet das Reisemittel der Wahl. Der ist zwar in der Regel die teuerste Alternative, aber auch mit Abstand die schnellste. Und auch hier gilt: Eine rechtzeitige Buchung kann dank niedriger Ticketpreise die Reisekosten senken. Noch ein Tipp für die Buchung: Möchten Sie den Flug möglichst ungestört verbringen, dann wählen Sie einen Fensterplatz. Müssen Sie hingegen öfter aufstehen, bietet sich ein Sitz am Gang an.

Tipp 2: Die Übernachtung

Der Besuch bei einem Geschäftspartner kostet nicht nur Geld, sondern auch Zeit. Deshalb sollten Sie für Ihre Checkliste prüfen, ob Sie während Ihrer Reise nicht gleich mehrere Kunden oder Auftraggeber treffen. Davon hängt auch ab, ob, wo und wie oft Sie unterwegs übernachten. Wenn Sie Ihre Geschäftsreise planen und in der Folge einen Schlafplatz organisieren müssen, dann haben Sie dafür unter anderem diese Optionen:

  • Das Hotel: Der Klassiker unter den Übernachtungsmöglichkeiten. Die günstigen Zimmer lassen sich beispielsweise über diverse Buchungsportale finden und reservieren. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass Ihr Geschäftspartner möglichst gut von dem Etablissement aus zu erreichen ist. Dabei steht nicht allein eine räumliche Nähe im Vordergrund. Wichtig ist auch, ob Sie ohne große Umstände zu Ihrem Termin kommen, also zum Beispiel mit dem Taxi oder einem preiswerten öffentlichen Verkehrsmittel wie Bus oder U-Bahn.
  • Airbnb. Auch über die Vermittlungsplattform im Internet finden Sie Unterkünfte. Die Konkurrenz zu Hotels und Pensionen bietet Zimmer und Wohnungen auf privater und zumeist günstigerer Basis an. Das erhöht allerdings das Risiko, denn Sie wissen vorher nicht genau, wer und was Sie erwartet.
  • Geschäftspartner. Fragen Sie doch einfach einen ortsansässigen oder -kundigen Teilnehmer an dem Treffen nach einer Übernachtungsmöglichkeit. Dank seiner Kontakte finden Sie unter Umständen eine komfortable und günstige Schlafgelegenheit, die in keinem Online-Portal zu finden ist. Eventuell bietet er Ihnen auch eine Unterkunft in seiner eigenen Wohnung an. Das könnte die geschäftlichen Kontakte zusätzlich auf einer quasi privaten Ebene stärken.

Tipp 3: Dokumente für die Reise

Aller Digitalisierung zum Trotz, benötigen Sie unterwegs noch immer zahlreiche Unterlagen. Welche Sie brauchen, hängt stark von Ziel und Anlass Ihres Trips in die Ferne ab. Deshalb hier nur eine Checkliste mit den elementaren Dokumenten, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie eine Geschäftsreise planen.

  • Personalausweis
  • Reisepass
  • Visum
  • Führerschein (gegebenenfalls in international gültiger Ausfertigung)
  • Tickets (zum Beispiel für Verkehrsmittel und Hotel)
  • Impfpass
  • Versicherungspolicen (Reise-, Gepäck-, Kfz- und/oder Krankenversicherung)
  • Vertrags- sowie sonstige Geschäftsunterlagen

Sicherheitshalber sollten Sie von sämtlichen wichtigen Dokumenten (digitale) Kopien anfertigen, von den Originalen getrennt mit sich führen oder im Internet hinterlegen.

Tipp 4: Die Zahlungsmittel

Ohne Moos, nix los. Besonders, wenn Sie auf Reisen sind, brauchen Sie möglichst viele verschiedene Zahlungsmittel. Sonst stehen Sie nach einem Diebstahl oder sonstigen prekären Ausnahmesituationen plötzlich ohne genügend Geld da. Deshalb gehören auf Ihre Checkliste zum Beispiel:

  • Bargeld (gegebenenfalls in mehreren Währungen)
  • Kreditkarte
  • EC-Karte
  • Reiseschecks

Tipp 5: Technische Begleiter

Wenn Sie eine Geschäftsreise planen, denken Sie auch an geeignete Geräte dafür und kundschaften im Vorfeld die technischen Voraussetzungen am Zielort aus. Sinnvolle Begleiter sind in der Regel:

  • Reiseadapter für die Stromversorgung
  • Smartphone
  • Notebook
  • passende Akkuladegeräte
  • mobiler Business Beamer

Tipp 6: Organisation daheim

Wer eine Geschäftsreise planen will, der muss auch verschiedene Vorkehrungen für seine Abwesenheit vom heimischen Arbeitsplatz treffen. Andernfalls könnte in Ihrem Unternehmen einiges aus dem Tritt geraten. Damit das nicht passiert, sollten Sie:

  • eine Vertretung bestimmen
  • notwendige Vollmachten erteilen
  • Notfallinformationen hinterlassen, für den Fall, dass Ihr Aufenthalt länger als geplant dauert oder in Ihrem Betrieb etwas schief geht
  • einen regelmäßigen Informationsaustausch planen (gegebenenfalls unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen)
  • eine Notiz mit Ihren wichtigsten Terminen und Aufenthaltsorten hinterlassen

Tipp 7: Das Gepäck

Die Checkliste für Ihr Reisegepäck könnte länger werden, als Sie vielleicht vermuten. Deshalb sollten Sie sich darüber auch schon früh Gedanken machen, wenn Sie eine Geschäftsreise planen. Umfangreiche Anregungen dafür finden Sie unter anderem bei "Reise-Checklisten". Deshalb hier eine nur eine knappe Übersicht zu Ihren essentiellen "Mitnahmeartikeln".

  • Das Handgepäck. Darin sollten Sie neben unterhaltenden Reisebegleitern wie MP3-Player oder Lektüre auch eine Art Notfallausrüstung mitführen. Also ein Minimum an Kleidung und Unterwäsche zum Wechseln, Waschzeug, Medikamente sowie Ladegeräte und Akkus.
  • Reisegepäck. Je nach Anlass und Dauer der Geschäftsreise gehören Anzug oder Kleid hinein, ebenso Freizeitklamotten. Tipps zum richtigen Packen gibt unter anderem ein Video der Profis vom Londoner Flughafen Heathrow.
  • Denken Sie sicherheitshalber daran, wichtige Dokumente, sonstige Unterlagen sowie Ausweise, Barschaft und Kreditkarten getrennt voneinander in verschiedenen Taschen oder Koffern zu verstauen.

Weiterführende Links:

  • Falls Sie eine Geschäftsreise planen, kann Ihnen die App Travelload hilfreiche Dienste leisten.
  • Ein fester und nicht gerade geringer Bestandteil der Betriebsausgaben sind Reisekosten für Unternehmer. Leider können Sie nicht alle Ausgaben für einen geschäftlichen Trip von der Steuer absetzen.
Weitere Artikel zum Thema
Neue Ratgeber