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Kaizen-Prinzip: Wie Sie Prozesse kontinuierlich verbessern

Beim Kaizen-Prinzip, einem japanischen Managementkonzept, geht es darum, Ihre Firma kontinuierlich besser zu machen – in allen Bereichen. Die Mitarbeiter spielen dabei eine entscheidende Rolle, indem sie direkt aus ihrer Arbeitspraxis Verbesserungsvorschläge einbringen.
Kaizen-Prinzip: Wie Sie Prozesse kontinuierlich verbessern Beim Kaizen-Prinzip bringen alle Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge ein. (© 2016 Pressmaster/Shutterstock)

Unternehmensphilosophie aus Japan

Das Kaizen-Prinzip stammt aus Japan und wurde durch ein Buch des Autors Masaaki Imai auch international bekannt. Unter anderem Toyota hat die Kaizen-Methode sehr erfolgreich angewendet. Der Name setzt sich aus den japanischen Begriffen "Kai" ("Veränderung") und "Zen" ("zum Besseren") zusammen und lässt sich als "kontinuierliche Verbesserung" übersetzen. Im Deutschen ist auch die Bezeichnung kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) üblich. Der Kerngedanke ist dabei, dass sich alle Prozesse und Arbeitsbedingungen noch weiter verbessern lassen und die ganze Firma gemeinsam daran arbeitet, das zu erreichen. Beim Kaizen-Prinzip geht es also nicht um eine kurzfristige Innovation, die vom Management beschlossen und umgesetzt wird. Vielmehr handelt es sich um eine Unternehmensphilosophie, die in der Firma grundlegend verinnerlicht wird.

Kundenzufriedenheit als Hauptziel

Aus der Überlegung heraus, dass Kundengewinnung teurer ist als Kundenbindung, lässt sich eine hohe Kundenzufriedenheit als ein Hauptziel bei der Kaizen-Methode ableiten. Die kann dadurch erreicht werden, dass die Qualität der Produkte kontinuierlich zunimmt. Nach der Kaizen-Philosophie geschieht das, indem das Unternehmen sich in seiner Gesamtheit weiterentwickelt, also zum Beispiel auch die Arbeitsbedingungen und das soziale Miteinander am Arbeitsplatz. Ein Ziel ist es auch, Verschwendung von zum Beispiel Zeit und Ressourcen zu reduzieren und so effizienter zu arbeiten.

Kaizen-Prinzip: Das ganze Team zieht mit

Eine wichtige Grundlage ist, dass das Kaizen-Prinzip ganz selbstverständlicher Teil des Alltags wird und auf allen Ebenen angewandt wird. Dazu trägt jeder einzelne Mitarbeiter bei, indem er seine Arbeit genau beobachtet und Verbesserungsvorschläge äußert. Die Kaizen-Methode kann auf den verschiedenen Ebenen auf folgende Weise zum Einsatz kommen:

  • Das Top-Management führt Kaizen ein und schafft günstige Rahmenbedingungen dafür.
  • Das mittlere Management trägt zur Gestaltung der Rahmenbedingungen bei und fördert die Kompetenz der Mitarbeiter durch Schulungsangebote.
  • Die Meister oder Teamleiter unterstützen die Mitarbeiter, wenn es um die Entwicklung und Umsetzung neuer Ideen geht. Sie übernehmen außerdem das Erfolgscontrolling.
  • Die Mitarbeiter auf der operativen Ebene entwickeln Verbesserungsvorschläge zu ihren konkreten Arbeitsbereichen und setzen diese um. Das kann auch in Kleingruppen geschehen. Außerdem entwickeln die Mitarbeiter ihre Kompetenzen durch die Teilnahme an Schulungen stetig weiter.

Indem die gesamte Firma das Kaizen-Prinzip umsetzt, vergrößert sich auch die Identifikation mit dem Unternehmen und die Motivation der einzelnen Mitarbeiter. Die Firma entwickelt nicht nur die Qualität ihrer Produkte weiter, sondern verbessert sich in allen Bereichen und wird so auch zu einem attraktiveren Arbeitgeber.

Ordnung schaffen und halten mit der 5S-Methode

Egal ob in einer Werkstatt oder am Schreibtisch: Ordnung ist  eine wichtige Voraussetzung, um effizient arbeiten zu können. Das 5S-Prinzip wurde als Teil der Kaizen-Methode zunächst an Produktionsstätten von Toyota eingesetzt, die einfachen Regeln sind aber im Grunde überall anwendbar. Die Abkürzung steht für fünf Begriffe aus dem Japanischen, die alle mit dem Buchstaben S beginnen:

  • Seiri: Betrachten Sie Ihren Arbeitsplatz und entfernen Sie überflüssige Dinge, die Sie stören. Prüfen Sie, ob Sie über alle wichtigen Arbeitsutensilien verfügen.
  • Seiton: Entwickeln Sie eine sinnvolle Anordnung der Gegenstände. Je nach Anzahl ist dabei auch eine Beschriftung von Ordnern und Schubladen sinnvoll
  • Seiso: Sorgen Sie für Sauberkeit und behalten Sie diese auch in Zukunft bei.
  • Seiketsu: Standardisieren Sie diese Ordnung. Das bedeutet zum einen, dass auch andere Arbeitsplätze mit ähnlichen Aufgabenbereichen auf diese Weise eingerichtet werden, und zum anderen, dass der Arbeitsplatz regelmäßig wieder in diese Ordnung versetzt wird. Idealerweise planen Sie dafür jeden Tag fünf Minuten ein.
  • Shitsuke: Bleiben Sie mit Selbstdisziplin bei der Sache und machen Sie die Ordnung zu Ihrem persönlichen Anliegen. Dasselbe gilt auch für Ihre Mitarbeiter.

Das Kaizen-Prinzip kann Ihnen so dabei helfen, in Ihrer Firma für eine effiziente Arbeitsumgebung zu sorgen. Auf dieser Grundlage lassen sich auch die eingehenden Verbesserungsvorschläge Ihres Teams besser umsetzen.

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Kaizen-Prinzip: Wie Sie Prozesse kontinuierlich verbessern Beim Kaizen-Prinzip bringen alle Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge ein. (© 2016 Pressmaster/Shutterstock)

Unternehmensphilosophie aus Japan

Das Kaizen-Prinzip stammt aus Japan und wurde durch ein Buch des Autors Masaaki Imai auch international bekannt. Unter anderem Toyota hat die Kaizen-Methode sehr erfolgreich angewendet. Der Name setzt sich aus den japanischen Begriffen "Kai" ("Veränderung") und "Zen" ("zum Besseren") zusammen und lässt sich als "kontinuierliche Verbesserung" übersetzen. Im Deutschen ist auch die Bezeichnung kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) üblich. Der Kerngedanke ist dabei, dass sich alle Prozesse und Arbeitsbedingungen noch weiter verbessern lassen und die ganze Firma gemeinsam daran arbeitet, das zu erreichen. Beim Kaizen-Prinzip geht es also nicht um eine kurzfristige Innovation, die vom Management beschlossen und umgesetzt wird. Vielmehr handelt es sich um eine Unternehmensphilosophie, die in der Firma grundlegend verinnerlicht wird.

Kundenzufriedenheit als Hauptziel

Aus der Überlegung heraus, dass Kundengewinnung teurer ist als Kundenbindung, lässt sich eine hohe Kundenzufriedenheit als ein Hauptziel bei der Kaizen-Methode ableiten. Die kann dadurch erreicht werden, dass die Qualität der Produkte kontinuierlich zunimmt. Nach der Kaizen-Philosophie geschieht das, indem das Unternehmen sich in seiner Gesamtheit weiterentwickelt, also zum Beispiel auch die Arbeitsbedingungen und das soziale Miteinander am Arbeitsplatz. Ein Ziel ist es auch, Verschwendung von zum Beispiel Zeit und Ressourcen zu reduzieren und so effizienter zu arbeiten.

Kaizen-Prinzip: Das ganze Team zieht mit

Eine wichtige Grundlage ist, dass das Kaizen-Prinzip ganz selbstverständlicher Teil des Alltags wird und auf allen Ebenen angewandt wird. Dazu trägt jeder einzelne Mitarbeiter bei, indem er seine Arbeit genau beobachtet und Verbesserungsvorschläge äußert. Die Kaizen-Methode kann auf den verschiedenen Ebenen auf folgende Weise zum Einsatz kommen:

  • Das Top-Management führt Kaizen ein und schafft günstige Rahmenbedingungen dafür.
  • Das mittlere Management trägt zur Gestaltung der Rahmenbedingungen bei und fördert die Kompetenz der Mitarbeiter durch Schulungsangebote.
  • Die Meister oder Teamleiter unterstützen die Mitarbeiter, wenn es um die Entwicklung und Umsetzung neuer Ideen geht. Sie übernehmen außerdem das Erfolgscontrolling.
  • Die Mitarbeiter auf der operativen Ebene entwickeln Verbesserungsvorschläge zu ihren konkreten Arbeitsbereichen und setzen diese um. Das kann auch in Kleingruppen geschehen. Außerdem entwickeln die Mitarbeiter ihre Kompetenzen durch die Teilnahme an Schulungen stetig weiter.

Indem die gesamte Firma das Kaizen-Prinzip umsetzt, vergrößert sich auch die Identifikation mit dem Unternehmen und die Motivation der einzelnen Mitarbeiter. Die Firma entwickelt nicht nur die Qualität ihrer Produkte weiter, sondern verbessert sich in allen Bereichen und wird so auch zu einem attraktiveren Arbeitgeber.

Ordnung schaffen und halten mit der 5S-Methode

Egal ob in einer Werkstatt oder am Schreibtisch: Ordnung ist  eine wichtige Voraussetzung, um effizient arbeiten zu können. Das 5S-Prinzip wurde als Teil der Kaizen-Methode zunächst an Produktionsstätten von Toyota eingesetzt, die einfachen Regeln sind aber im Grunde überall anwendbar. Die Abkürzung steht für fünf Begriffe aus dem Japanischen, die alle mit dem Buchstaben S beginnen:

  • Seiri: Betrachten Sie Ihren Arbeitsplatz und entfernen Sie überflüssige Dinge, die Sie stören. Prüfen Sie, ob Sie über alle wichtigen Arbeitsutensilien verfügen.
  • Seiton: Entwickeln Sie eine sinnvolle Anordnung der Gegenstände. Je nach Anzahl ist dabei auch eine Beschriftung von Ordnern und Schubladen sinnvoll
  • Seiso: Sorgen Sie für Sauberkeit und behalten Sie diese auch in Zukunft bei.
  • Seiketsu: Standardisieren Sie diese Ordnung. Das bedeutet zum einen, dass auch andere Arbeitsplätze mit ähnlichen Aufgabenbereichen auf diese Weise eingerichtet werden, und zum anderen, dass der Arbeitsplatz regelmäßig wieder in diese Ordnung versetzt wird. Idealerweise planen Sie dafür jeden Tag fünf Minuten ein.
  • Shitsuke: Bleiben Sie mit Selbstdisziplin bei der Sache und machen Sie die Ordnung zu Ihrem persönlichen Anliegen. Dasselbe gilt auch für Ihre Mitarbeiter.

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