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Lean Project Management: Schlank, schnell und effektiv

Wie können Sie Prozesse im Unternehmen optimieren? Einen Ansatz dafür liefert das Lean Project Management. Dabei geht es insbesondere darum, überflüssige Aufwände zu identifizieren und zu eliminieren. Weitere Prinzipien und Tipps zur schlanken Denkweise, lesen Sie im Ratgeber.
Lean Project Management: Schlank, schnell und effektiv Planung ist ein wichtiger Bestandteil des Lean Project Managements. (© 2016 racorn/Shutterstock)

Effizienz steigern mit dem Lean Project Management

Jedes Unternehmen hat zum Ziel, seinen Unternehmenserfolg zu maximieren. Doch wie schaffen Sie es, effizient zu wirtschaften? Bekanntlich führen viele Wege nach Rom, einer davon ist das Lean Project Management. "Lean" ist das englische Wort für schlank. Tatsächlich findet bei diesem Ansatz eine Art Verschlankung statt. Beim Lean Project Management dreht sich nämlich Vieles darum, überflüssige Prozesse auszumerzen, denn sie kosten nur Zeit und damit Geld. Aber dafür müssen Sie diese Fehlerquellen erst einmal identifizieren.

Auf die Kundenbedürfnisse eingehen

Eine weitere wichtige Rolle beim Lean Project Management spielt außerdem der Kundennutzen. Bevor überhaupt Ballast über Bord geworfen werden kann, brauchen Sie eine Antwort auf die Frage: Wie können Sie für Klienten einen Mehrwert generieren? Wie also die Qualität von Produkten beziehungsweise Dienstleistungen verbessern?

Zusammengefasst gilt für den verschlankenden Ansatz daher das folgende Grundprinzip: Schaffen Sie mehr Werte (value) mit weniger Verschwendung (waste).

Der Weg zu mehr Effizienz: individuell!

Soweit, so gut. Doch woher sollen Sie wissen, welche Unternehmensprozesse überflüssig sind? Das Lean Project Management liefert hier keine allgemeingültige Schablone, die für alle Firmen anwendbar ist. Sie versteht sich vielmehr als eine Denkweise, die verschiedene Methoden – auch des traditionellen Projektmanagements – vereint und so eine individuelle Lösung zur Effizienzsteigerung findet. Und so werden auch hier die klassischen Prozesse wie Planung, Steuerung und Abschluss durchschritten. Nur liegt der Fokus stärker auf der Erhöhung des Kundennutzens und der gleichzeitigen Eliminierung überflüssiger Prozesse.

Die für das Lean Project Management Verantwortlichen sollten dabei alle Unternehmensebenen einbeziehen. Oftmals liegt der Schwerpunkt der Optimierungsprozesse in der Produktion – unter Umständen zum Nachteil anderer Unternehmensbereiche. Konzentrieren Sie sich daher ebenfalls auf Vertrieb, Einkauf und Logistik. Nur so führen Sie ein ganzheitliches Lean Management.

Lean Project Management am Beispiel eines IT-Projekts

Was Lean Project Management bedeutet, lässt sich beispielsweise anhand eines IT-Projekts verdeutlichen. Denn auch hier können vielfältige Prozesse optimiert werden. Beispiel Softwarentwicklung:

  • Wie eingangs erläutert, geht es beim Lean Management auch um einen erhöhten Kundennutzen . Im Falle der Softwareentwicklung bedeutet das, zunächst die Zielgruppe und deren Bedarf zu identifizieren. Denn laut "Computerwoche" benötigen nicht alle Anwender denselben Funktionsumfang. Bilden Sie daher am besten Kategorien von Benutzern, um Differenzen herauszukristallisieren.
  • Ähnliches gilt übrigens auch für die Mitarbeiter. Nicht jeder Ihrer Untergebenen benötigt jede Funktion einer Software. Vielmehr fühlt sich mancher von der Datenflut erschlagen, auf die er zugreifen kann, aber nicht unbedingt muss. Reduzieren Sie daher die Benutzerschnittstellen auf das rollenspezifische Minimum. Schaffen Sie zudem unterschiedliche Zugänge für Ihre Mitarbeiter.
  • IT-Systeme sollten flexibel sein, damit Sie schnell auf neue Kundenbedürfnisse reagieren können. Konkret bedeutet das: Die Architektur der IT-Systeme sollte so aufgebaut sein, dass Prozessvarianten je nach Bedarf ein- und ausgebaut werden können.

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Lean Project Management: Schlank, schnell und effektiv Planung ist ein wichtiger Bestandteil des Lean Project Managements. (© 2016 racorn/Shutterstock)

Effizienz steigern mit dem Lean Project Management

Jedes Unternehmen hat zum Ziel, seinen Unternehmenserfolg zu maximieren. Doch wie schaffen Sie es, effizient zu wirtschaften? Bekanntlich führen viele Wege nach Rom, einer davon ist das Lean Project Management. "Lean" ist das englische Wort für schlank. Tatsächlich findet bei diesem Ansatz eine Art Verschlankung statt. Beim Lean Project Management dreht sich nämlich Vieles darum, überflüssige Prozesse auszumerzen, denn sie kosten nur Zeit und damit Geld. Aber dafür müssen Sie diese Fehlerquellen erst einmal identifizieren.

Auf die Kundenbedürfnisse eingehen

Eine weitere wichtige Rolle beim Lean Project Management spielt außerdem der Kundennutzen. Bevor überhaupt Ballast über Bord geworfen werden kann, brauchen Sie eine Antwort auf die Frage: Wie können Sie für Klienten einen Mehrwert generieren? Wie also die Qualität von Produkten beziehungsweise Dienstleistungen verbessern?

Zusammengefasst gilt für den verschlankenden Ansatz daher das folgende Grundprinzip: Schaffen Sie mehr Werte (value) mit weniger Verschwendung (waste).

Der Weg zu mehr Effizienz: individuell!

Soweit, so gut. Doch woher sollen Sie wissen, welche Unternehmensprozesse überflüssig sind? Das Lean Project Management liefert hier keine allgemeingültige Schablone, die für alle Firmen anwendbar ist. Sie versteht sich vielmehr als eine Denkweise, die verschiedene Methoden – auch des traditionellen Projektmanagements – vereint und so eine individuelle Lösung zur Effizienzsteigerung findet. Und so werden auch hier die klassischen Prozesse wie Planung, Steuerung und Abschluss durchschritten. Nur liegt der Fokus stärker auf der Erhöhung des Kundennutzens und der gleichzeitigen Eliminierung überflüssiger Prozesse.

Die für das Lean Project Management Verantwortlichen sollten dabei alle Unternehmensebenen einbeziehen. Oftmals liegt der Schwerpunkt der Optimierungsprozesse in der Produktion – unter Umständen zum Nachteil anderer Unternehmensbereiche. Konzentrieren Sie sich daher ebenfalls auf Vertrieb, Einkauf und Logistik. Nur so führen Sie ein ganzheitliches Lean Management.

Lean Project Management am Beispiel eines IT-Projekts

Was Lean Project Management bedeutet, lässt sich beispielsweise anhand eines IT-Projekts verdeutlichen. Denn auch hier können vielfältige Prozesse optimiert werden. Beispiel Softwarentwicklung:

  • Wie eingangs erläutert, geht es beim Lean Management auch um einen erhöhten Kundennutzen . Im Falle der Softwareentwicklung bedeutet das, zunächst die Zielgruppe und deren Bedarf zu identifizieren. Denn laut "Computerwoche" benötigen nicht alle Anwender denselben Funktionsumfang. Bilden Sie daher am besten Kategorien von Benutzern, um Differenzen herauszukristallisieren.
  • Ähnliches gilt übrigens auch für die Mitarbeiter. Nicht jeder Ihrer Untergebenen benötigt jede Funktion einer Software. Vielmehr fühlt sich mancher von der Datenflut erschlagen, auf die er zugreifen kann, aber nicht unbedingt muss. Reduzieren Sie daher die Benutzerschnittstellen auf das rollenspezifische Minimum. Schaffen Sie zudem unterschiedliche Zugänge für Ihre Mitarbeiter.
  • IT-Systeme sollten flexibel sein, damit Sie schnell auf neue Kundenbedürfnisse reagieren können. Konkret bedeutet das: Die Architektur der IT-Systeme sollte so aufgebaut sein, dass Prozessvarianten je nach Bedarf ein- und ausgebaut werden können.

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