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Productivity-Tools: 5 Helferlein für die Büroarbeit

Wenn Sie nicht gerade eine Truppe von Wichtelmännchen haben, dann erleichtern Ihnen ein paar Productivity-Tools die tägliche Arbeit. Diese Auswahl legt Ihnen fünf davon für unterschiedliche Aufgaben ans Herz. Eines jedoch verbindet sie alle: Sie sparen viel Zeit und fokussieren Ihre Ressourcen.
Productivity-Tools: 5 Helferlein für die Büroarbeit Wie kleine Helfer unterstützen Sie Productivit-Tools bei der täglichen Arbeit im Büro. (© 2016 N Azlin Sha/Shutterstock)

Productivity-Tools: StayFocused

Verstärkung für Willensschwache: Die kostenlose Erweiterung für Google Chrome ist das letzte Mittel gegen allzu verführerische Webseiten. Wer ständig seinen Facebook-Account besucht, Twitter checkt, im E-Mailfach nach neuen Mitteilungen sucht oder ähnliche Ablenkungen im Netz unwiderstehlich findet, der erhält damit Hilfe zur Selbsthilfe. StayFocusd kappt nämlich auf Wunsch einfach den Zugang zu ebenso verlockenden wie ablenkenden Adressen im Internet. Vorübergehend sperrt es zum Beispiel bestimmte ...

  • ... Seiten komplett,
  • ... Subdomains,
  • ... Pfade,
  • ... Inhalte (Videos, Spiele, Bilder, Formulare).

Wenn es sein muss, dann legt StayFocusd auch den gesamten Internetverkehr lahm – und lässt ihn nach einer vorgewählten Zeitspanne natürlich wieder zu. Bis dahin können sich Betroffene ungestört auf das Wesentliche konzentrieren.

Productivity-Tools: HootSuite

Das Programm erleichtert die Verwaltung mehrerer Social-Media-Konten, weil Sie damit alle Ihre sozialen Aktivitäten in Netzwerken mit einer einzigen, einfach zu bedienende Anwendung überwachen. Mit HootSuite können Sie unter anderem ...

  • ... Ihre wichtigsten Social Analytics zusammenfassen,
  • ... Beiträge planen,
  • ... Social-Media-Aufgaben an Teammitglieder delegieren,
  • ... Daten aus über 100 Millionen Quellen und von 26 Plattformen sammeln,
  • ... mehr als 150 integrierte Apps für Marketo, Zendesk, YouTube und weitere Plattformen nutzen.

Das Programm gibt es in mehreren Varianten, darunter auch eine kostenlose für Einzelpersonen sowie eine Pro-Ausgabe für Unternehmen (7,99 Euro je Monat und Nutzer, 30 Tage gratis). Daneben ist noch eine Enterprise-Fassung im Angebot, die Kleinunternehmen und Agenturen unterstützt. Die Kosten dafür müssen erfragt werden.

Productivity-Tools: Rescue Time

Was machen Sie eigentlich den ganzen Tag? Wenn Sie das nicht wissen, dann sollten Sie Rescue Time fragen. Das sagt Ihnen nämlich genau, was Sie am Computer wie lange beschäftigt hat. Dafür protokolliert es, welche Programme sie benutzt und welche Webseiten Sie besucht haben. Daraus ergibt sich ein detallierter Verlauf Ihrer elektronischen Tätigkeiten. Auf diese Weise finden Sie bis dahin unvermutete Zeitfresser, die Sie dann abstellen können. Rescue Time unterstützt Sie dabei zum Beispiel indem es ...

  • ... per Wecker an verstrichene Minuten oder Stunden für eine Aufgabe erinnert.
  • ... markiert, welche Jobs Sie an einem Tag bereits erledigt haben.
  • ... kontrolliert und regelt den Zugang zu bestimmen, ablenkenden Webseiten (ähnlich wie StayFocusd).
  • ... misst, wie lange Sie für einzelne Verrichtungen wie E-Mail-Schreiben oder Meetings gebraucht haben.

Die Lite-Version von Rescue Time kostet nichts, die umfangreichere Premium-Version neun Dollar im Monat (rund acht Euro, inklusive zwei Gratis-Wochen) oder 72 Dollar jährlich (66 Euro, inklusive vier Gratis-Monate).

Productivity-Tools: iMeet

Ein Zeitsparer anderer Art heißt iMeet. Dieses Programm ist auf Videokonferenzen spezialisiert und macht so manche Geschäftsreise überflüssig. Und das natürlich abgeschottet von ungebetenen Gästen – der Datenverkehr ist verschlüsselt. Ansonsten ist iMeet sehr kommunikativ. Es bietet je nach Umfang ...

  • ... bis zu 34 virtuelle Konferenzräume für
  • ... maximal 125 Teilnehmer,
  • ... zwischen 250MB und 1GB Speicherplatz pro Raum (für Präsentationsdaten, Videos und ähnliches),
  • ... mobile Nutzung (iOS und Android),
  • ... Einladung per E-Mail

Für mittlere und kleine Unternehmen empfehlen sich iMeet Basic (9,95 Euro/Monat) und iMeet Small Business (ab 34,95 Euro/Monat), das sich 30 Tage gratis testen lässt.

Productivity-Tools: IFTTT

If This Then That (IFTTT) ist ein Automatisierungsdienst und nimmt Ihnen lästige und immer wiederkehrende Aktionen ab. Das Ganze funktioniert nach dem "Wenn dies, dann das"-Prinzip. Die Basis von IFTTT sind Rezepte (Recipes). Die bestehen aus einem Ereignis (Trigger) und einer darauffolgenden, zuvor festgelegten Aktion (Action). Beispiel: Machen Sie ein Foto mit Ihrem Smartphone, dann schickt IFTTT es ohne Ihr weiteres Zutun beispielsweise an Ihre E-Mail-Adresse. Natürlich vorausgesetzt, Sie haben das dem Programm vorher so aufgetragen. Es lässt sich beispielsweise verwenden für ...

  • ... Arbeitsabläufe und Projektmanagement im Büro (Kooperation mit Google Calendar, Slack, Evernote, Trello, Cloud-Diensten etc.)
  • ... Smart-Home-Anwendungen (unter anderem Kaffeekochen, Thermostat- oder Lichtsteuerung),
  • ... Social-Media- und sonstige Aktivitäten auf Facebook, Twitter, Instagram, Soundcloud, Vimeo und vielen mehr,
  • ... Freizeit und Fitness (etwa Trainingspläne, Schlaf- und Lernunterstützung, Gesundheitskontrolle.

Geld kostet das Programm nicht. Allerdings müssen Sie anfangs Zeit investieren, um Ihre Lieblingsrezepte anzulegen. Und die zahlreichen Kanäle und Kombinationsmöglichkeiten machen den Umgang nicht gerade überschaubar. Doch dafür spart es nach gelungener Einrichtung jede Menge Arbeit – wie jedes dieser fünf Productivity-Tools.

Weiterführende Links:

  • Pfadfinder im Termindschungel: Eine To-do-Liste hilft, den Arbeitsalltag mit seinen vielen Aufgaben im Griff zu behalten.
  • Die gesteckten Ziele auch erreichen – nichts ist schwieriger als das! Wer als Macher erfolgreich sein will, vertraut daher auf konsequentes Selbstmanagement.
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Productivity-Tools: 5 Helferlein für die Büroarbeit Wie kleine Helfer unterstützen Sie Productivit-Tools bei der täglichen Arbeit im Büro. (© 2016 N Azlin Sha/Shutterstock)

Productivity-Tools: StayFocused

Verstärkung für Willensschwache: Die kostenlose Erweiterung für Google Chrome ist das letzte Mittel gegen allzu verführerische Webseiten. Wer ständig seinen Facebook-Account besucht, Twitter checkt, im E-Mailfach nach neuen Mitteilungen sucht oder ähnliche Ablenkungen im Netz unwiderstehlich findet, der erhält damit Hilfe zur Selbsthilfe. StayFocusd kappt nämlich auf Wunsch einfach den Zugang zu ebenso verlockenden wie ablenkenden Adressen im Internet. Vorübergehend sperrt es zum Beispiel bestimmte ...

  • ... Seiten komplett,
  • ... Subdomains,
  • ... Pfade,
  • ... Inhalte (Videos, Spiele, Bilder, Formulare).

Wenn es sein muss, dann legt StayFocusd auch den gesamten Internetverkehr lahm – und lässt ihn nach einer vorgewählten Zeitspanne natürlich wieder zu. Bis dahin können sich Betroffene ungestört auf das Wesentliche konzentrieren.

Productivity-Tools: HootSuite

Das Programm erleichtert die Verwaltung mehrerer Social-Media-Konten, weil Sie damit alle Ihre sozialen Aktivitäten in Netzwerken mit einer einzigen, einfach zu bedienende Anwendung überwachen. Mit HootSuite können Sie unter anderem ...

  • ... Ihre wichtigsten Social Analytics zusammenfassen,
  • ... Beiträge planen,
  • ... Social-Media-Aufgaben an Teammitglieder delegieren,
  • ... Daten aus über 100 Millionen Quellen und von 26 Plattformen sammeln,
  • ... mehr als 150 integrierte Apps für Marketo, Zendesk, YouTube und weitere Plattformen nutzen.

Das Programm gibt es in mehreren Varianten, darunter auch eine kostenlose für Einzelpersonen sowie eine Pro-Ausgabe für Unternehmen (7,99 Euro je Monat und Nutzer, 30 Tage gratis). Daneben ist noch eine Enterprise-Fassung im Angebot, die Kleinunternehmen und Agenturen unterstützt. Die Kosten dafür müssen erfragt werden.

Productivity-Tools: Rescue Time

Was machen Sie eigentlich den ganzen Tag? Wenn Sie das nicht wissen, dann sollten Sie Rescue Time fragen. Das sagt Ihnen nämlich genau, was Sie am Computer wie lange beschäftigt hat. Dafür protokolliert es, welche Programme sie benutzt und welche Webseiten Sie besucht haben. Daraus ergibt sich ein detallierter Verlauf Ihrer elektronischen Tätigkeiten. Auf diese Weise finden Sie bis dahin unvermutete Zeitfresser, die Sie dann abstellen können. Rescue Time unterstützt Sie dabei zum Beispiel indem es ...

  • ... per Wecker an verstrichene Minuten oder Stunden für eine Aufgabe erinnert.
  • ... markiert, welche Jobs Sie an einem Tag bereits erledigt haben.
  • ... kontrolliert und regelt den Zugang zu bestimmen, ablenkenden Webseiten (ähnlich wie StayFocusd).
  • ... misst, wie lange Sie für einzelne Verrichtungen wie E-Mail-Schreiben oder Meetings gebraucht haben.

Die Lite-Version von Rescue Time kostet nichts, die umfangreichere Premium-Version neun Dollar im Monat (rund acht Euro, inklusive zwei Gratis-Wochen) oder 72 Dollar jährlich (66 Euro, inklusive vier Gratis-Monate).

Productivity-Tools: iMeet

Ein Zeitsparer anderer Art heißt iMeet. Dieses Programm ist auf Videokonferenzen spezialisiert und macht so manche Geschäftsreise überflüssig. Und das natürlich abgeschottet von ungebetenen Gästen – der Datenverkehr ist verschlüsselt. Ansonsten ist iMeet sehr kommunikativ. Es bietet je nach Umfang ...

  • ... bis zu 34 virtuelle Konferenzräume für
  • ... maximal 125 Teilnehmer,
  • ... zwischen 250MB und 1GB Speicherplatz pro Raum (für Präsentationsdaten, Videos und ähnliches),
  • ... mobile Nutzung (iOS und Android),
  • ... Einladung per E-Mail

Für mittlere und kleine Unternehmen empfehlen sich iMeet Basic (9,95 Euro/Monat) und iMeet Small Business (ab 34,95 Euro/Monat), das sich 30 Tage gratis testen lässt.

Productivity-Tools: IFTTT

If This Then That (IFTTT) ist ein Automatisierungsdienst und nimmt Ihnen lästige und immer wiederkehrende Aktionen ab. Das Ganze funktioniert nach dem "Wenn dies, dann das"-Prinzip. Die Basis von IFTTT sind Rezepte (Recipes). Die bestehen aus einem Ereignis (Trigger) und einer darauffolgenden, zuvor festgelegten Aktion (Action). Beispiel: Machen Sie ein Foto mit Ihrem Smartphone, dann schickt IFTTT es ohne Ihr weiteres Zutun beispielsweise an Ihre E-Mail-Adresse. Natürlich vorausgesetzt, Sie haben das dem Programm vorher so aufgetragen. Es lässt sich beispielsweise verwenden für ...

  • ... Arbeitsabläufe und Projektmanagement im Büro (Kooperation mit Google Calendar, Slack, Evernote, Trello, Cloud-Diensten etc.)
  • ... Smart-Home-Anwendungen (unter anderem Kaffeekochen, Thermostat- oder Lichtsteuerung),
  • ... Social-Media- und sonstige Aktivitäten auf Facebook, Twitter, Instagram, Soundcloud, Vimeo und vielen mehr,
  • ... Freizeit und Fitness (etwa Trainingspläne, Schlaf- und Lernunterstützung, Gesundheitskontrolle.

Geld kostet das Programm nicht. Allerdings müssen Sie anfangs Zeit investieren, um Ihre Lieblingsrezepte anzulegen. Und die zahlreichen Kanäle und Kombinationsmöglichkeiten machen den Umgang nicht gerade überschaubar. Doch dafür spart es nach gelungener Einrichtung jede Menge Arbeit – wie jedes dieser fünf Productivity-Tools.

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