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Ressourcenmanagement: So organisieren Sie die Kapazitäten

Gut geplant ist halb gewonnen. Das gilt insbesondere für das Ressourcenmanagement in Projekten. Nur bei effizientem Einsatz von Ressourcen können sich Unternehmen erfolgreich entwickeln.
Ressourcenmanagement: So organisieren Sie die Kapazitäten Mit einer guten Ressourcenplanung können Sie chaotische Zustände im Unternehmen verhindern. (© 2016 ImageFlow/Shutterstock)

Fehlende Ressourcenplanung kann teuer werden

Für Unternehmen, die ihre Aufträge in Projekten organisieren, hat Ressourcenmanagement eine enorme Bedeutung. Am besten lässt sich das verstehen, wenn man überlegt, was bei fehlender oder mangelnder Kapazitätsplanung passieren kann:

  • Ausgefallene Mitarbeiter können nicht ersetzt werden.
  • Es stehen nicht genügend Geräte (etwa PCs) zur Verfügung.
  • Projektbudgets können nicht eingehalten werden.
  • Auf Unvorhergesehenes kann nicht schnell genug reagiert werden.
  • Auftragsfristen werden nicht eingehalten.
  • Lukrative Aufträge müssen abgelehnt werden.

Diese Horrorszenarien lassen sich vermeiden, indem die Verantwortlichen vor Projektbeginn den Einsatz von Ressourcen organisieren. Dabei sollten die Projektmanager sowohl den Projektzeitraum selbst, als auch das Projektergebnis und dessen Auswirkungen vor Augen haben.

Zwei Arten von Ressourcen: Personal- und Sachressourcen

Ressourcenmanagement umfasst im Grunde zwei Bereiche: Dazu gehört zum einen das benötigte Personal, also interne und eventuell auch externe Mitarbeiter. Zum anderen gehören Sachressourcen dazu, etwa Räume, Geräte und Maschinen, Fahrzeuge – aber auch immaterielle Dinge wie Softwarelizenzen.

Beim Management von Personalressourcen müssen Sie vor allem die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im Blick behalten. Bedenken Sie bei der Kapazitätsplanung wichtige Faktoren wie Grundlast, Urlaub, Krankheitstage und vor allem Pufferzeiten. Auch bei Sachressourcen kann es aus unterschiedlichen Gründen zu Ausfällen kommen, die kompensiert werden müssen.

IT-gestütztes Ressourcenmanagement

Kapazitätsplanung ist ohne den Einsatz von Software undenkbar. Die Projekte sind in der Regel zu komplex, während die Vorteile des IT-basierten Projektmanagements auf der Hand liegen. Dabei ist die Ressourcenplanung idealerweise in die Projekt- und Personalplanung Ihres Unternehmens integriert, denn die Ressourcenplanung ist ja eine von mehreren Aufgaben der Projektleitung.

Völlig ungeeignet ist hingegen das Ressourcenmanagement mit Excel. Das Microsoft-Programm ist für derartige Planungen nicht gemacht und stößt schnell an seine Grenzen. Ein gutes Tool sollte die Frage „Wer macht was wann wo?“ beantworten und mindestens bei folgenden Aufgaben helfen:

  • Arbeitszeiterfassung (inklusive Fehlzeiten)
  • Gebäude- und Raumplanung
  • Geräteverwaltung (inklusive Lizenzverwaltung)
  • Auslastungsübersicht (grafische Plantafel)
  • Budgetverwaltung und Kostenabrechnung

Selbstverständlich bieten die meisten Softwarelösungen noch weitere Funktionen. Der Markt für Projektmanagement-Software ist allerdings relativ unübersichtlich. Die meisten Tools sind für Windows entwickelt worden, es gibt aber auch Programme für Apple-Computer. Denken Sie über die Anschaffung einer Ressourcenmanagement-Software nach, dann kommen je nach Unternehmensgröße und -organisation auch Cloud-Lösungen infrage.

Die Kapazitätsplanung ist im Idealfall in CRM- oder ERP-Systeme eingebunden. Zumindest die Daten sollten leicht übertragbar sein, um Doppelstrukturen mit ihrer bekannten Fehleranfälligkeit zu vermeiden. Insellösungen sind auch deshalb von Nachteil, weil sie Einarbeitungszeit brauchen – Ressourcen, die an anderer Stelle dringender benötigt werden. Auch eine Kommunikationsfunktion kann sinnvoll sein, damit wichtige Informationen nicht mühsam manuell in das System übertragen werden müssen.

Viele Tools lassen sich für 30 Tage kostenlos ausprobieren. Sie können zunächst zwei oder drei Software-Lösungen als geeignet identifizieren und diese dann auf Herz und Nieren testen. Das richtige Tool hilft Ihnen, die Unternehmensziele zu erreichen, dabei die Effizienz zu steigern und die Organisation produktiver zu gestalten. Die Auslastung aller Ressourcen nähert sich dabei idealerweise dem Optimum, vermeidet also sowohl Leerlauf als auch Überlastung.

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Fehlende Ressourcenplanung kann teuer werden

Für Unternehmen, die ihre Aufträge in Projekten organisieren, hat Ressourcenmanagement eine enorme Bedeutung. Am besten lässt sich das verstehen, wenn man überlegt, was bei fehlender oder mangelnder Kapazitätsplanung passieren kann:

  • Ausgefallene Mitarbeiter können nicht ersetzt werden.
  • Es stehen nicht genügend Geräte (etwa PCs) zur Verfügung.
  • Projektbudgets können nicht eingehalten werden.
  • Auf Unvorhergesehenes kann nicht schnell genug reagiert werden.
  • Auftragsfristen werden nicht eingehalten.
  • Lukrative Aufträge müssen abgelehnt werden.

Diese Horrorszenarien lassen sich vermeiden, indem die Verantwortlichen vor Projektbeginn den Einsatz von Ressourcen organisieren. Dabei sollten die Projektmanager sowohl den Projektzeitraum selbst, als auch das Projektergebnis und dessen Auswirkungen vor Augen haben.

Zwei Arten von Ressourcen: Personal- und Sachressourcen

Ressourcenmanagement umfasst im Grunde zwei Bereiche: Dazu gehört zum einen das benötigte Personal, also interne und eventuell auch externe Mitarbeiter. Zum anderen gehören Sachressourcen dazu, etwa Räume, Geräte und Maschinen, Fahrzeuge – aber auch immaterielle Dinge wie Softwarelizenzen.

Beim Management von Personalressourcen müssen Sie vor allem die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im Blick behalten. Bedenken Sie bei der Kapazitätsplanung wichtige Faktoren wie Grundlast, Urlaub, Krankheitstage und vor allem Pufferzeiten. Auch bei Sachressourcen kann es aus unterschiedlichen Gründen zu Ausfällen kommen, die kompensiert werden müssen.

IT-gestütztes Ressourcenmanagement

Kapazitätsplanung ist ohne den Einsatz von Software undenkbar. Die Projekte sind in der Regel zu komplex, während die Vorteile des IT-basierten Projektmanagements auf der Hand liegen. Dabei ist die Ressourcenplanung idealerweise in die Projekt- und Personalplanung Ihres Unternehmens integriert, denn die Ressourcenplanung ist ja eine von mehreren Aufgaben der Projektleitung.

Völlig ungeeignet ist hingegen das Ressourcenmanagement mit Excel. Das Microsoft-Programm ist für derartige Planungen nicht gemacht und stößt schnell an seine Grenzen. Ein gutes Tool sollte die Frage „Wer macht was wann wo?“ beantworten und mindestens bei folgenden Aufgaben helfen:

  • Arbeitszeiterfassung (inklusive Fehlzeiten)
  • Gebäude- und Raumplanung
  • Geräteverwaltung (inklusive Lizenzverwaltung)
  • Auslastungsübersicht (grafische Plantafel)
  • Budgetverwaltung und Kostenabrechnung

Selbstverständlich bieten die meisten Softwarelösungen noch weitere Funktionen. Der Markt für Projektmanagement-Software ist allerdings relativ unübersichtlich. Die meisten Tools sind für Windows entwickelt worden, es gibt aber auch Programme für Apple-Computer. Denken Sie über die Anschaffung einer Ressourcenmanagement-Software nach, dann kommen je nach Unternehmensgröße und -organisation auch Cloud-Lösungen infrage.

Die Kapazitätsplanung ist im Idealfall in CRM- oder ERP-Systeme eingebunden. Zumindest die Daten sollten leicht übertragbar sein, um Doppelstrukturen mit ihrer bekannten Fehleranfälligkeit zu vermeiden. Insellösungen sind auch deshalb von Nachteil, weil sie Einarbeitungszeit brauchen – Ressourcen, die an anderer Stelle dringender benötigt werden. Auch eine Kommunikationsfunktion kann sinnvoll sein, damit wichtige Informationen nicht mühsam manuell in das System übertragen werden müssen.

Viele Tools lassen sich für 30 Tage kostenlos ausprobieren. Sie können zunächst zwei oder drei Software-Lösungen als geeignet identifizieren und diese dann auf Herz und Nieren testen. Das richtige Tool hilft Ihnen, die Unternehmensziele zu erreichen, dabei die Effizienz zu steigern und die Organisation produktiver zu gestalten. Die Auslastung aller Ressourcen nähert sich dabei idealerweise dem Optimum, vermeidet also sowohl Leerlauf als auch Überlastung.

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