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PDF-Dateien komprimieren: Hilfreiche Hinweise und Programme

Ärgerlich: Sie wollen ein digitales Dokument senden, doch dafür ist es zu groß. Dann müssen Sie die PDF-Dateien komprimieren. Aber wie? Hilfe versprechen mehrere Programme von kostenlos bis teuer. Jedes hat seine Vorteile und Nachteile. Ein Überblick über die gängigsten Lösungen.
PDF-Dateien komprimieren: Hilfreiche Hinweise und Programme PDF-Dateien komprimieren – für diese Aufgabe bieten sich mehrere Möglichkeiten an. (© 2016 Profit_Image/Shutterstock)

PDF-Dateien komprimieren mit Online-Lösungen

Die bequemste Lösung, wenn Sie PDF-Dateien komprimieren wollen: kostenlose Online-Programme. Abgesehen davon, dass sie gratis sind, spricht auch ihre schnelle und unkomplizierte Arbeitsweise für sie.

Ein Beispiel für einen solchen Dienst ist SmallPDF. Wenn Sie die Internetseite des Programms öffnen, sehen Sie darin ein rot hinterlegtes Fenster, in das sie ein PDF-Dokument oder mehrere ziehen. Alternativ lassen sich die Dateien auch direkt von Dropbox oder Google Drive sowie aus einem Ordner Ihres Computers laden. In jedem Fall verspricht SmallPDF eine Verkleinerung auf 144dpi. Und das automatisch. Ein Test-Dokument schrumpfte nach der Behandlung von 3.67MB auf 2.58MB.

Ein weiterer Vertreter der Online-Verkleinerer ist PDF-Compress. Dessen Internetseite sieht zwar anders aus, aber die Bedienung ist prinzipiell gleich: Dokument reinziehen oder laden, auf "Compress!" klicken, fertig. Auch das Ergebnis ist identisch mit dem von SmallPDF.

So praktisch die Anwendungen auch sind, so unflexibel sind sie aber auch. Individuelle Einstellungen zum Komprimieren von PDFs bieten sie nicht. Wer also bestimmte Bereiche verkleinern will, braucht andere Lösungen. Und: Wenn Sie über ein Online-Programm Ihre PDF-Dateien komprimieren, so gelangen diese zwangsläufig auf fremde Server. Es besteht also ein gewisses Sicherheitsrisiko.

PDF-Dateien komprimieren mit Gratis-Programm

Sicherer, flexibler und ebenfalls kostenlos sind Programme wie der PDF24Creator. Den müssen Sie lediglich auf Ihren Computer herunterladen und installieren. Anschließend, so wirbt der Entwickler, erstellen Sie damit PDF-Dateien aus fast jeder Anwendung heraus. Was kann das Programm sonst noch?

  • PDFs teilen und zusammenfügen
  • Einzelne Seiten extrahieren
  • Seiten zwischen PDFs tauschen
  • Vorschau anzeigen
  • PDF-Dateien verschlüsseln
  • Metadaten einfügen

Diese zahlreichen Möglichkeiten gehen zwangsläufig mit einer etwas anspruchsvolleren Bedienung einher. Zur Unterstützung bietet die Internetseite vom PDFCreator Anleitungen zu den wichtigsten Funktionen an.

Achtung: Das Programm agiert als ein virtueller Drucker. Wollen Sie damit Dateien in das PDF-Format konvertieren, so öffnen Sie das betreffende Dokument in dessen angestammten Programm und "drucken" es  über den Drucker "PDF24". Anschließend öffnet sich der PDF24-Assistent zur weiteren Bearbeitung.

PDF-Dateien komprimieren mit Kauf-Programm

Besonders viele Bearbeitungsmöglichkeiten bieten natürlich kostenpflichtige Programme wie der Abobe Acrobat DC. Den gibt es in zwei verschiedenen Versionen. Beide sind unter anderem für Geräte mit einem Touch-Display geeignet, verfügen teils über eine Bildbearbeitung und etliche weitere Funktionen. Sie haben allerdings auch ihren Preis. So kostet die Acrobat-Standard-Version 15,46 Euro und die umfangreicher ausgestattete Pro-Ausgabe 17,84 Euro im Monats-Abo. Der Kaufpreis mit einer unbefristeten Lizenz liegt bei 415, 31 Euro beziehungsweise 665,21 Euro. Das lohnt sich nur, wenn Sie häufiger mit diesen Programmen arbeiten.

PDF-Dateien komprimieren: Allgemeine Tipps

Warum muss man überhaupt PDF-Dateien komprimieren? Zum Beispiel, weil E-Mail-Programme in der Regel angehängte Dateien mit nur geringem Dateiumfang erlauben. Dann ist es praktisch, die digitale Größe der Dokumente zu verkleinern. Aber übertreiben Sie es damit nicht, sonst ist das Ergebnis unscharf oder gar unleserlich.

Sie sollten also schon ein gutes Ausgangsmaterial haben. Zur Not müssen Sie die Dokumente zwecks brauchbarer Qualität erneut einscannen oder konvertieren und dann möglichst behutsam komprimieren. Den meisten Speicherplatz verbrauchen Fotos. Gut, wenn Sie diese gezielt einer Schrumpfkur unterziehen können. Geht es um offizielle Dokumente für Bewerbungen oder Angebote, dann sollten Sie als Richtwert eine Auflösung von 150dpi möglichst nicht deutlich unterschreiten.

Bedenken Sie auch, dass optimale und individuelle Resultate unter Umständen eine Menge Zeit kosten können.

Weiterführende Links:

  • Um Dokumente revisionssicher aufzubewahren, gibt es mittlerweile viele digitale Cloudservices. Eine Cloudarchivierung bietet schnellen Zugriff, eine Indizierung der Dokumente und mobilen Zugriff vom Smartphone oder Tablet.
  • Nie mehr Papierkrieg: Wenn Sie Dokumente scannen, sind platzraubende Aktenschränken überflüssig. Das spart Geld und auch noch Zeit.
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PDF-Dateien komprimieren: Hilfreiche Hinweise und Programme PDF-Dateien komprimieren – für diese Aufgabe bieten sich mehrere Möglichkeiten an. (© 2016 Profit_Image/Shutterstock)

PDF-Dateien komprimieren mit Online-Lösungen

Die bequemste Lösung, wenn Sie PDF-Dateien komprimieren wollen: kostenlose Online-Programme. Abgesehen davon, dass sie gratis sind, spricht auch ihre schnelle und unkomplizierte Arbeitsweise für sie.

Ein Beispiel für einen solchen Dienst ist SmallPDF. Wenn Sie die Internetseite des Programms öffnen, sehen Sie darin ein rot hinterlegtes Fenster, in das sie ein PDF-Dokument oder mehrere ziehen. Alternativ lassen sich die Dateien auch direkt von Dropbox oder Google Drive sowie aus einem Ordner Ihres Computers laden. In jedem Fall verspricht SmallPDF eine Verkleinerung auf 144dpi. Und das automatisch. Ein Test-Dokument schrumpfte nach der Behandlung von 3.67MB auf 2.58MB.

Ein weiterer Vertreter der Online-Verkleinerer ist PDF-Compress. Dessen Internetseite sieht zwar anders aus, aber die Bedienung ist prinzipiell gleich: Dokument reinziehen oder laden, auf "Compress!" klicken, fertig. Auch das Ergebnis ist identisch mit dem von SmallPDF.

So praktisch die Anwendungen auch sind, so unflexibel sind sie aber auch. Individuelle Einstellungen zum Komprimieren von PDFs bieten sie nicht. Wer also bestimmte Bereiche verkleinern will, braucht andere Lösungen. Und: Wenn Sie über ein Online-Programm Ihre PDF-Dateien komprimieren, so gelangen diese zwangsläufig auf fremde Server. Es besteht also ein gewisses Sicherheitsrisiko.

PDF-Dateien komprimieren mit Gratis-Programm

Sicherer, flexibler und ebenfalls kostenlos sind Programme wie der PDF24Creator. Den müssen Sie lediglich auf Ihren Computer herunterladen und installieren. Anschließend, so wirbt der Entwickler, erstellen Sie damit PDF-Dateien aus fast jeder Anwendung heraus. Was kann das Programm sonst noch?

  • PDFs teilen und zusammenfügen
  • Einzelne Seiten extrahieren
  • Seiten zwischen PDFs tauschen
  • Vorschau anzeigen
  • PDF-Dateien verschlüsseln
  • Metadaten einfügen

Diese zahlreichen Möglichkeiten gehen zwangsläufig mit einer etwas anspruchsvolleren Bedienung einher. Zur Unterstützung bietet die Internetseite vom PDFCreator Anleitungen zu den wichtigsten Funktionen an.

Achtung: Das Programm agiert als ein virtueller Drucker. Wollen Sie damit Dateien in das PDF-Format konvertieren, so öffnen Sie das betreffende Dokument in dessen angestammten Programm und "drucken" es  über den Drucker "PDF24". Anschließend öffnet sich der PDF24-Assistent zur weiteren Bearbeitung.

PDF-Dateien komprimieren mit Kauf-Programm

Besonders viele Bearbeitungsmöglichkeiten bieten natürlich kostenpflichtige Programme wie der Abobe Acrobat DC. Den gibt es in zwei verschiedenen Versionen. Beide sind unter anderem für Geräte mit einem Touch-Display geeignet, verfügen teils über eine Bildbearbeitung und etliche weitere Funktionen. Sie haben allerdings auch ihren Preis. So kostet die Acrobat-Standard-Version 15,46 Euro und die umfangreicher ausgestattete Pro-Ausgabe 17,84 Euro im Monats-Abo. Der Kaufpreis mit einer unbefristeten Lizenz liegt bei 415, 31 Euro beziehungsweise 665,21 Euro. Das lohnt sich nur, wenn Sie häufiger mit diesen Programmen arbeiten.

PDF-Dateien komprimieren: Allgemeine Tipps

Warum muss man überhaupt PDF-Dateien komprimieren? Zum Beispiel, weil E-Mail-Programme in der Regel angehängte Dateien mit nur geringem Dateiumfang erlauben. Dann ist es praktisch, die digitale Größe der Dokumente zu verkleinern. Aber übertreiben Sie es damit nicht, sonst ist das Ergebnis unscharf oder gar unleserlich.

Sie sollten also schon ein gutes Ausgangsmaterial haben. Zur Not müssen Sie die Dokumente zwecks brauchbarer Qualität erneut einscannen oder konvertieren und dann möglichst behutsam komprimieren. Den meisten Speicherplatz verbrauchen Fotos. Gut, wenn Sie diese gezielt einer Schrumpfkur unterziehen können. Geht es um offizielle Dokumente für Bewerbungen oder Angebote, dann sollten Sie als Richtwert eine Auflösung von 150dpi möglichst nicht deutlich unterschreiten.

Bedenken Sie auch, dass optimale und individuelle Resultate unter Umständen eine Menge Zeit kosten können.

Weiterführende Links:

  • Um Dokumente revisionssicher aufzubewahren, gibt es mittlerweile viele digitale Cloudservices. Eine Cloudarchivierung bietet schnellen Zugriff, eine Indizierung der Dokumente und mobilen Zugriff vom Smartphone oder Tablet.
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