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Kundendaten weitergeben: Was Online-Händler wissen müssen

Die Bedeutung von Kundendaten ist immens. Deshalb sind sie sehr begehrt und wechseln unter anderem schnell mal den "Besitzer". Doch Vorsicht: Nicht jede Weitergabe und Nutzung digital gesammelter Informationen ist rechtens. Wer gegen das Datenschutzgesetz verstößt, riskiert eine hohe Geldbuße.
Kundendaten weitergeben: Was Online-Händler wissen müssen Kundendaten sind sensibel zu behandelnde Informationen. (© 2016 estherpoon/Shutterstock)

Die gesetzliche Grundlage

Kundendaten sind sehr begehrt. Wer weiß, was und wann Menschen in einem Online-Shop kaufen, wie sie bezahlen oder an welcher Stelle sie einen Kauf womöglich abbrechen, ist klar im Vorteil. Falls auch Sie Ihre kostbaren Kundendaten weitergeben wollen, müssen Sie sich in Deutschland an strenge Regeln halten. Diese schreibt unter anderem das Bundesdatenschutzgesetz vor.

Wer dagegen verstößt, riskiert hohe Strafen. "Die unzulässige Übermittlung sowie die unzulässige Erhebung personenbezogener Daten stellen Ordnungswidrigkeiten dar, die je nach Sachverhalt mit Geldbußen von bis zu 300.000 Euro geahndet werden können", schreibt Thomas Kranig, Präsident des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht (BayLDA) in einer Pressemitteilung.

Anlass für das Schreiben war ein Verfahren gegen Verkäufer und Käufer eines Unternehmens, dessen Kundendaten im Zuge des Deals den "Besitzer" gewechselt hatten. Allerdings wurden dabei datenschutzrechtliche Vorschriften verletzt. Die Quittung war ein beträchtliches Bußgeld.

Vorsicht beim Handel mit Kundendaten

Natürlich fließen im Zusammenhang mit einem Unternehmensverkauf geschäftlich relevante Informationen vom Verkäufer zum Käufer. Der will schließlich wissen, wie es um das begehrte Objekt bestellt ist. Kundendaten sind da sehr aufschlussreich und werden gern miterstanden. Problematisch ist das allerdings, wenn es sich bei dem Verkauf um eine Übertragung der Sachwerte handelt. Ob es dabei mit rechten Dingen zugeht, muss im Zweifel eine Einzelfallprüfung erweisen.

Das Gebot der Datensparsamkeit

Auch der Sammelwut sind gesetzlich Grenzen gesteckt. Grundsätzlich gilt für Kundendaten: Je weniger, desto besser. Nachzulesen ist das in §3a BDSG:

"Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten und die Auswahl und Gestaltung von Datenverarbeitungssystemen sind an dem Ziel auszurichten, so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen."

Das bedeutet beispielsweise für einen Bestellprozess in einem Online-Shop, dass  dabei Telefonnummern oder auch detaillierte geographische Angaben wie der Stadtteil nicht eingeholt werden dürfen. Unproblematisch sind hier natürlich Name sowie Post- und E-Mail-Adresse des Kunden.

Unter welchen Umständen ist die Weitergabe von Kundendaten erlaubt?

Wer Kundendaten weitergeben will, braucht zwar nicht immer, aber in vielen Fällen die ausdrückliche Erlaubnis des jeweiligen Klienten. Ein paar Beispiele:

  • Verwendung von Webanalyse-Tools. Diese dienen unter anderem dazu, den Besucherverkehr auf einer Internetseite nachzuverfolgen. Die Arbeit mit ihnen ist grundsätzlich erlaubt. Aber nur, wenn die damit ermittelten Kundendaten anonymisiert verwendet werden. Nicht bei jedem Programm ist das von vornherein in den Einstellungen so festgelegt. Das muss dann geändert werden. Auch dazu steht etwas Grundsätzliches in §3a BDSG: "Insbesondere sind personenbezogene Daten zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren, soweit dies nach dem Verwendungszweck möglich ist und keinen im Verhältnis zu dem angestrebten Schutzzweck unverhältnismäßigen Aufwand erfordert." Übrigens muss die Nutzung von Webanalyse-Tools in der Datenschutzerklärung Ihrer Homepage öffentlich gemacht werden.
  • Weitergabe im Zuge der Auftragsverarbeitung. Auch hier brauchen Sie keine Erlaubnis des Kunden zur Weitergabe seiner Daten. Schließlich ist es für die Erfüllung seines Auftrags oft unumgänglich, personenbezogene Informationen wie Name und Adresse an einen Zustelldienst weiterzuleiten.
  • Übermittlung zwecks Bonitätsüberprüfung. Erkundigen Sie sich bei einer Agentur wie der Schufa nach der Zahlungsmoral, so geht das nur bei einem berechtigten Interesse (zum Beispiel Lieferung auf Rechnung) ohne Erlaubnis des betreffenden Kunden. Allerdings muss der über diesen Schritt informiert werden.
  • Einsatz von E-Mail-Marketing. Wer mit diesem Mittel Werbung machen möchte, braucht dafür die ausdrückliche Erlaubnis des Klienten. Er muss also über die Verwendung seiner Kundendaten zu diesem Zweck informiert werden und dem auch ausdrücklich zustimmen. Etwa indem er während eines Bestellvorgangs einen Haken in eine entsprechende Checkbox setzt. Es genügt nicht, die Verwendung von E-Mail-Marketing lediglich in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) zu erwähnen.

Weiterführende Links:

  • Für gute Umsätze benötigen Unternehmen treue Kunden. Doch wie ziehen Sie diese an Land? Ohne die richtigen Kundenbindungsinstrumente fischen Sie im Trüben.
  • Cloud Computing bietet zahlreiche Vorteile, allerdings besteht auch die Gefahr, dass Daten über die Cloud in falsche Hände geraten. Lesen Sie, wie Sie und Ihre Mitarbeiter die Firmendaten davor schützen können und trotzdem von den Vorzügen des Cloud Computings profitieren.

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Die Bedeutung von Kundendaten ist immens. Deshalb sind sie sehr begehrt und wechseln unter anderem schnell mal den "Besitzer". Doch Vorsicht: Nicht jede Weitergabe und Nutzung digital gesammelter Informationen ist rechtens. Wer gegen das Datenschutzgesetz verstößt, riskiert eine hohe Geldbuße.
Kundendaten weitergeben: Was Online-Händler wissen müssen Kundendaten sind sensibel zu behandelnde Informationen. (© 2016 estherpoon/Shutterstock)

Die gesetzliche Grundlage

Kundendaten sind sehr begehrt. Wer weiß, was und wann Menschen in einem Online-Shop kaufen, wie sie bezahlen oder an welcher Stelle sie einen Kauf womöglich abbrechen, ist klar im Vorteil. Falls auch Sie Ihre kostbaren Kundendaten weitergeben wollen, müssen Sie sich in Deutschland an strenge Regeln halten. Diese schreibt unter anderem das Bundesdatenschutzgesetz vor.

Wer dagegen verstößt, riskiert hohe Strafen. "Die unzulässige Übermittlung sowie die unzulässige Erhebung personenbezogener Daten stellen Ordnungswidrigkeiten dar, die je nach Sachverhalt mit Geldbußen von bis zu 300.000 Euro geahndet werden können", schreibt Thomas Kranig, Präsident des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht (BayLDA) in einer Pressemitteilung.

Anlass für das Schreiben war ein Verfahren gegen Verkäufer und Käufer eines Unternehmens, dessen Kundendaten im Zuge des Deals den "Besitzer" gewechselt hatten. Allerdings wurden dabei datenschutzrechtliche Vorschriften verletzt. Die Quittung war ein beträchtliches Bußgeld.

Vorsicht beim Handel mit Kundendaten

Natürlich fließen im Zusammenhang mit einem Unternehmensverkauf geschäftlich relevante Informationen vom Verkäufer zum Käufer. Der will schließlich wissen, wie es um das begehrte Objekt bestellt ist. Kundendaten sind da sehr aufschlussreich und werden gern miterstanden. Problematisch ist das allerdings, wenn es sich bei dem Verkauf um eine Übertragung der Sachwerte handelt. Ob es dabei mit rechten Dingen zugeht, muss im Zweifel eine Einzelfallprüfung erweisen.

Das Gebot der Datensparsamkeit

Auch der Sammelwut sind gesetzlich Grenzen gesteckt. Grundsätzlich gilt für Kundendaten: Je weniger, desto besser. Nachzulesen ist das in §3a BDSG:

"Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten und die Auswahl und Gestaltung von Datenverarbeitungssystemen sind an dem Ziel auszurichten, so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen."

Das bedeutet beispielsweise für einen Bestellprozess in einem Online-Shop, dass  dabei Telefonnummern oder auch detaillierte geographische Angaben wie der Stadtteil nicht eingeholt werden dürfen. Unproblematisch sind hier natürlich Name sowie Post- und E-Mail-Adresse des Kunden.

Unter welchen Umständen ist die Weitergabe von Kundendaten erlaubt?

Wer Kundendaten weitergeben will, braucht zwar nicht immer, aber in vielen Fällen die ausdrückliche Erlaubnis des jeweiligen Klienten. Ein paar Beispiele:

  • Verwendung von Webanalyse-Tools. Diese dienen unter anderem dazu, den Besucherverkehr auf einer Internetseite nachzuverfolgen. Die Arbeit mit ihnen ist grundsätzlich erlaubt. Aber nur, wenn die damit ermittelten Kundendaten anonymisiert verwendet werden. Nicht bei jedem Programm ist das von vornherein in den Einstellungen so festgelegt. Das muss dann geändert werden. Auch dazu steht etwas Grundsätzliches in §3a BDSG: "Insbesondere sind personenbezogene Daten zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren, soweit dies nach dem Verwendungszweck möglich ist und keinen im Verhältnis zu dem angestrebten Schutzzweck unverhältnismäßigen Aufwand erfordert." Übrigens muss die Nutzung von Webanalyse-Tools in der Datenschutzerklärung Ihrer Homepage öffentlich gemacht werden.
  • Weitergabe im Zuge der Auftragsverarbeitung. Auch hier brauchen Sie keine Erlaubnis des Kunden zur Weitergabe seiner Daten. Schließlich ist es für die Erfüllung seines Auftrags oft unumgänglich, personenbezogene Informationen wie Name und Adresse an einen Zustelldienst weiterzuleiten.
  • Übermittlung zwecks Bonitätsüberprüfung. Erkundigen Sie sich bei einer Agentur wie der Schufa nach der Zahlungsmoral, so geht das nur bei einem berechtigten Interesse (zum Beispiel Lieferung auf Rechnung) ohne Erlaubnis des betreffenden Kunden. Allerdings muss der über diesen Schritt informiert werden.
  • Einsatz von E-Mail-Marketing. Wer mit diesem Mittel Werbung machen möchte, braucht dafür die ausdrückliche Erlaubnis des Klienten. Er muss also über die Verwendung seiner Kundendaten zu diesem Zweck informiert werden und dem auch ausdrücklich zustimmen. Etwa indem er während eines Bestellvorgangs einen Haken in eine entsprechende Checkbox setzt. Es genügt nicht, die Verwendung von E-Mail-Marketing lediglich in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) zu erwähnen.

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  • Für gute Umsätze benötigen Unternehmen treue Kunden. Doch wie ziehen Sie diese an Land? Ohne die richtigen Kundenbindungsinstrumente fischen Sie im Trüben.
  • Cloud Computing bietet zahlreiche Vorteile, allerdings besteht auch die Gefahr, dass Daten über die Cloud in falsche Hände geraten. Lesen Sie, wie Sie und Ihre Mitarbeiter die Firmendaten davor schützen können und trotzdem von den Vorzügen des Cloud Computings profitieren.

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