Image for Mdm Logo

Elektronische Personalakte: 4 Tipps für ein papierloses Büro

In Zeiten der Digitalisierung setzen die Personalabteilungen großer Unternehmen vermehrt auf die elektronische Personalakte. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen besteht dagegen noch Nachholbedarf. Warum es sich lohnt, Akten zu digitalisieren und ein papierloses Büro anzustreben, lesen Sie hier.
Elektronische Personalakte: 4 Tipps für ein papierloses Büro Die elektronische Personalakte ist ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro. (© 2015 scyther5/Shutterstock)

Warum sich die elektronische Personalakte lohnt

Ob Arbeitsverträge, Zeugnisse, Beurteilungen, Abmahnungen, Urlaubsanträge oder auch eine Übersicht über Fehlzeiten  in – Personalakten sammeln Sie die Unterlagen zu Ihren Mitarbeitern an einem zentralen Ort. Dabei ist es sinnvoll, jeweils auf eine elektronische Personalakte zu setzen, anstatt auf einen geduldigen Papierberg voller Informationen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Im Zusammenspiel mit sogenannten "Self-Service-Funktionen" für Mitarbeiter, über die beispielsweise Fehlzeiten verwaltet oder Bewerbungsverfahren potenzieller neuer Angestellter gemanagt werden, hilft die digitale Personalakte ...

  • platzraubende Aktenschränke zu reduzieren und einen Schritt in Richtung papierloses Büro zu gehen,
  • schnelleren Zugriff auf alle relevanten Informationen über Ihre Arbeitnehmer zu erhalten und
  • alle Arten von Anträgen Ihrer Belegschaft, wie beispielsweise Urlaubsanträge oder sonstige Abwesenheitsgesuche effektiver und mit weniger Zeitaufwand zu bearbeiten,
  • indem mehrere Personen gleichzeitig Akten bearbeiten können.

Bevor Sie die elektronische Personalakte implementieren: Den richtigen Anbieter wählen

1:0 für die elektronische Personalakte also. So weit, so gut. Doch jetzt einfach den Scanner anschmeißen, Dokument für Dokument einlesen und fertig ist die digitale Personalakte? So einfach geht es dann leider doch nicht. Bevor Sie diesen Schritt in Richtung papierloses Büro machen, sollten Sie sich für eine geeignete Software-Lösung entscheiden. Diese hilft, das alles seine Ordnung hat und an den richtigen Platz kommt. Dabei sollten Sie im Hinblick auf einen passenden Anbieter darauf achten, dass ...

  • der Dienstleister bereits Erfahrung mit der Digitalisierung von Personalakten und
  • in Sachen Datensicherheit einen hohen Standard vorzuweisen hat,
  • die Software mit bereits implementierten Software-Lösungen in Ihrem Unternehmen kompatibel und
  • intuitiv, ohne lange Einarbeitungszeit zu bedienen ist, und natürlich
  • das Preis-Leistungsverhältnis stimmt.

Eine Software, die diesen Anforderungen beispielsweise gerecht wird: Doculife.

Die Gretchenfrage: Die Daten lokal oder in der Cloud speichern?

Dabei stellt sich wie bei allen anderen Formen der Digitalisierung natürlich die Frage, wo Sie Ihre Daten sichern: Direkt vor Ort auf einem lokalen Server oder aber bei einem externen Anbieter in der Cloud? Entscheiden Sie sich für die erste Variante, stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass ...

  • sich die von Ihnen gewählte Software problemlos in Ihre IT-Infrastruktur einfügt und
  • ohne großen Aufwand pflegen lässt.

Setzen Sie dagegen auf eine Cloud-Lösung, achten Sie darauf, dass ...

  • der Anbieter professionelle Datenbank- und Archivsysteme verwendet, in denen der Datenschutz sichergestellt ist,
  • die wichtigen personenbezogenen Daten rechts- und revisionssicher abgelegt und
  • Daten sowie Dokumente nur über eine verschlüsselte Verbindung übermittelt werden.

Papierloses Büro: Kategorien helfen, den Überblick zu behalten

Bevor es schließlich an die Digitalisierung der Personalakten geht, sollten Sie sich Gedanken machen, mit welchen Kategorien Sie Ihre Datenbank-Software füttern, um die Dokumente sinnvoll und strukturiert zuzuordnen. Natürlich wird später mittels der verwendeten Software jedes Dokument einem Mitarbeiter zugeordnet. Darüber hinaus ist es aber sinnvoll, ...

  • Dokumentenklassen wie Arbeitsvertrag, Beurteilung, oder Abmahnung anzulegen,
  • damit Sie später relevante Dokumente finden, ohne lange danach zu suchen.

Dokumente scannen: Mut zur Lücke

Haben Sie alle Vorbereitungen getroffen? Dann wartet auf Sie und die Personalabteilung Ihres Unternehmens eine echte Fleißaufgabe – schließlich müssen die analogen Dokumente für Ihr papierloses Büro ja noch digitalisiert werden. Ums Scannen kommen Sie also in aller Regel nicht herum. Dabei heißt es: Mut zur Lücke - wie viele große Unternehmen es vormachen. Verstehen Sie das aber bitte nicht als Einladung zu einer unkontrollierten Vernichtung wichtiger Akten. Viel eher ist gemeint, dass Sie in jede elektronische Personalakte ...

  • zunächst nur die wichtigsten Dokumente wie Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen und Arbeitsverträge aufnehmen,
  • während Sie alle weiteren alten Dokumente in Papierform archivieren.

Alle neu hinzukommenden Dokumente werden dann in digitaler Form in die elektronische Personalakte aufgenommen. Durch dieses Vorgehen sparen Sie sich und ihren Mitarbeitern jede Menge Zeit und behalten trotzdem den Überblick über die wichtigsten Details.

Weiterführende Links:

  • Weitere Informationen rund um die elektronische Personalakte erhalten Sie bei der "funkschau".
  • Die Entwicklung in Richtung papierloses Büro thematisieren wir auch bei mDM.
Weitere Artikel zum Thema
Neue Ratgeber
alle ratgeber
Neues zu Unternehmenssoftware
alle ratgeber Alle Beiträge

Elektronische Personalakte: 4 Tipps für ein papierloses Büro

In Zeiten der Digitalisierung setzen die Personalabteilungen großer Unternehmen vermehrt auf die elektronische Personalakte. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen besteht dagegen noch Nachholbedarf. Warum es sich lohnt, Akten zu digitalisieren und ein papierloses Büro anzustreben, lesen Sie hier.
Elektronische Personalakte: 4 Tipps für ein papierloses Büro Die elektronische Personalakte ist ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro. (© 2015 scyther5/Shutterstock)

Warum sich die elektronische Personalakte lohnt

Ob Arbeitsverträge, Zeugnisse, Beurteilungen, Abmahnungen, Urlaubsanträge oder auch eine Übersicht über Fehlzeiten  in – Personalakten sammeln Sie die Unterlagen zu Ihren Mitarbeitern an einem zentralen Ort. Dabei ist es sinnvoll, jeweils auf eine elektronische Personalakte zu setzen, anstatt auf einen geduldigen Papierberg voller Informationen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Im Zusammenspiel mit sogenannten "Self-Service-Funktionen" für Mitarbeiter, über die beispielsweise Fehlzeiten verwaltet oder Bewerbungsverfahren potenzieller neuer Angestellter gemanagt werden, hilft die digitale Personalakte ...

  • platzraubende Aktenschränke zu reduzieren und einen Schritt in Richtung papierloses Büro zu gehen,
  • schnelleren Zugriff auf alle relevanten Informationen über Ihre Arbeitnehmer zu erhalten und
  • alle Arten von Anträgen Ihrer Belegschaft, wie beispielsweise Urlaubsanträge oder sonstige Abwesenheitsgesuche effektiver und mit weniger Zeitaufwand zu bearbeiten,
  • indem mehrere Personen gleichzeitig Akten bearbeiten können.

Bevor Sie die elektronische Personalakte implementieren: Den richtigen Anbieter wählen

1:0 für die elektronische Personalakte also. So weit, so gut. Doch jetzt einfach den Scanner anschmeißen, Dokument für Dokument einlesen und fertig ist die digitale Personalakte? So einfach geht es dann leider doch nicht. Bevor Sie diesen Schritt in Richtung papierloses Büro machen, sollten Sie sich für eine geeignete Software-Lösung entscheiden. Diese hilft, das alles seine Ordnung hat und an den richtigen Platz kommt. Dabei sollten Sie im Hinblick auf einen passenden Anbieter darauf achten, dass ...

  • der Dienstleister bereits Erfahrung mit der Digitalisierung von Personalakten und
  • in Sachen Datensicherheit einen hohen Standard vorzuweisen hat,
  • die Software mit bereits implementierten Software-Lösungen in Ihrem Unternehmen kompatibel und
  • intuitiv, ohne lange Einarbeitungszeit zu bedienen ist, und natürlich
  • das Preis-Leistungsverhältnis stimmt.

Eine Software, die diesen Anforderungen beispielsweise gerecht wird: Doculife.

Die Gretchenfrage: Die Daten lokal oder in der Cloud speichern?

Dabei stellt sich wie bei allen anderen Formen der Digitalisierung natürlich die Frage, wo Sie Ihre Daten sichern: Direkt vor Ort auf einem lokalen Server oder aber bei einem externen Anbieter in der Cloud? Entscheiden Sie sich für die erste Variante, stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass ...

  • sich die von Ihnen gewählte Software problemlos in Ihre IT-Infrastruktur einfügt und
  • ohne großen Aufwand pflegen lässt.

Setzen Sie dagegen auf eine Cloud-Lösung, achten Sie darauf, dass ...

  • der Anbieter professionelle Datenbank- und Archivsysteme verwendet, in denen der Datenschutz sichergestellt ist,
  • die wichtigen personenbezogenen Daten rechts- und revisionssicher abgelegt und
  • Daten sowie Dokumente nur über eine verschlüsselte Verbindung übermittelt werden.

Papierloses Büro: Kategorien helfen, den Überblick zu behalten

Bevor es schließlich an die Digitalisierung der Personalakten geht, sollten Sie sich Gedanken machen, mit welchen Kategorien Sie Ihre Datenbank-Software füttern, um die Dokumente sinnvoll und strukturiert zuzuordnen. Natürlich wird später mittels der verwendeten Software jedes Dokument einem Mitarbeiter zugeordnet. Darüber hinaus ist es aber sinnvoll, ...

  • Dokumentenklassen wie Arbeitsvertrag, Beurteilung, oder Abmahnung anzulegen,
  • damit Sie später relevante Dokumente finden, ohne lange danach zu suchen.

Dokumente scannen: Mut zur Lücke

Haben Sie alle Vorbereitungen getroffen? Dann wartet auf Sie und die Personalabteilung Ihres Unternehmens eine echte Fleißaufgabe – schließlich müssen die analogen Dokumente für Ihr papierloses Büro ja noch digitalisiert werden. Ums Scannen kommen Sie also in aller Regel nicht herum. Dabei heißt es: Mut zur Lücke - wie viele große Unternehmen es vormachen. Verstehen Sie das aber bitte nicht als Einladung zu einer unkontrollierten Vernichtung wichtiger Akten. Viel eher ist gemeint, dass Sie in jede elektronische Personalakte ...

  • zunächst nur die wichtigsten Dokumente wie Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen und Arbeitsverträge aufnehmen,
  • während Sie alle weiteren alten Dokumente in Papierform archivieren.

Alle neu hinzukommenden Dokumente werden dann in digitaler Form in die elektronische Personalakte aufgenommen. Durch dieses Vorgehen sparen Sie sich und ihren Mitarbeitern jede Menge Zeit und behalten trotzdem den Überblick über die wichtigsten Details.

Weiterführende Links:

  • Weitere Informationen rund um die elektronische Personalakte erhalten Sie bei der "funkschau".
  • Die Entwicklung in Richtung papierloses Büro thematisieren wir auch bei mDM.
Weitere Artikel zum Thema
Neue Ratgeber