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Projektmanagement-Software: So klappt die Einführung

Die richtige Projektmanagement-Software sorgt für eine deutliche Erleichterung des Arbeitsalltags. Doch wie finden Sie den passenden Anbieter, der das geeignete System für Ihre Anforderungen bereitstellt? Denn die Einführung lohnt sich im Normalfall zwar, allerdings kann dabei auch einiges schiefgehen ...
Projektmanagement-Software: So klappt die Einführung Die Einführung einer Projektmanagement-Software betrifft das ganze Team. (© 2017 Rawpixel.com/Shutterstock)

Was bringt eine Projektmanagement-Software?

Je mehr Projekte Ihr Unternehmen parallel stemmen muss, desto sinnvoller ist eine Projektmanagement-Software. Damit lassen sich Projektpläne erstellen, mit denen Sie den Überblick über Deadlines, Aufgaben und Ressourcen behalten. Auch das Budget können Sie mit der Software planen und verwalten. Es wird so einfacher, Standards zu entwickeln, und Kollegen können Ausfälle im Team besser abfangen, wenn alle Prozesse übersichtlich dokumentiert sind. Beachten Sie aber auch: Die Einführung einer Projektmanagement-Software ist selbst ein Projekt, das sorgfältig geplant werden sollte. Kalkulieren Sie genug Zeit für die Suche nach einer geeigneten Lösung ein und benennen Sie am besten einen Verantwortlichen oder ein Team, bei dem die Organisation liegt. Allein mit der Auswahl einer Software ist es nicht getan, auch die Umstellung erfordert Zeit und personelle Ressourcen.

Am Anfang steht die Bedarfsanalyse

Im ersten Schritt müssen Sie ermitteln, welche Anforderungen Sie an das Tool stellen. Das geschieht am besten im Brainstorming mit den Verantwortlichen. Ebenfalls wichtig: Binden Sie auch die Endanwender in den Entscheidungsprozess ein. Sie können wichtigen Input  liefern und auf Anforderungen im Daily Business hinweisen, die Sie selbst vielleicht gar nicht auf dem Schirm hatten.

Zur Bedarfsanalyse können Sie sich zum Beispiel folgende Fragen stellen:

  • Warum soll eine Projektmanagement-Software eingeführt werden? Welche bestehenden Probleme soll sie lösen?
  • Gibt es bereits Standardprozesse im Projektmanagement?
  • Wie sieht die aktuelle Projektlandschaft aus und welche Veränderungen sind dort abzusehen?
  • Wer werden die Hauptanwender der Software sein? Soll Sie auch von Kunden genutzt werden oder nur von den Mitarbeitern?
  • Welche Features muss die Software unbedingt mitbringen, welche sind wünschenswert?
  • Welcher finanzielle Rahmen steht zur Verfügung?

Wenn Sie diese und weitere für Sie wichtige Fragen geklärt haben, können Sie die möglichen Produkte viel gezielter betrachten und schneller feststellen, ob sie sich für Ihre Zwecke eignen. Beauftragen Sie am besten die Verantwortlichen damit, passende Produkte auszuwählen und sie Ihnen vorzustellen.

Der Testlauf

Wenn die Entscheidung für eine vielversprechende Projektmanagement-Software gefallen ist, sollte sie an einem ausgewählten Projekt getestet werden. Bei der Auswahl des Projekts ist Sorgfalt geboten: Es sollte in seiner Komplexität ungefähr dem Durchschnitt entsprechen. Wählen Sie weder das anspruchsvollste noch das einfachste aus – das Ergebnis wird sonst nicht repräsentativ sein.

Übergang in den Alltag

Wenn die Software den Testlauf erfolgreich bestanden hat, wird es Zeit, dass sie in den Regelbetrieb übergeht. Das bedeutet zunächst einmal zusätzliche Arbeit: Die bestehenden Projekte müssen nach und nach auf dieses System umgestellt werden und dafür brauchen alle Mitarbeiter das nötige Know-how. Rechnen Sie damit, dass dadurch zunächst Verzögerungen im Arbeitsablauf entstehen, die sich langfristig aber auszahlen werden. Wahrscheinlich wurden für das Testprojekt auch noch nicht alle Features der Software genutzt. Nach und nach können die Mitarbeiter sich mit den weiteren Funktionen vertraut machen und das System immer selbstverständlicher nutzen.

Bedenken Sie aber immer: Die Projektmanagement-Software stellt nur eine Unterstützung dar und ist lediglich so gut wie ihre Anwender. Sorgen Sie also dafür, dass Ihre Mitarbeiter kontinuierlich Fortbildungen erhalten und vor allem neue Kollegen sorgfältig geschult werden. Nicht nur in der Einführungsphase ist ein fester Ansprechpartner wichtig, auch später braucht es einen verantwortlichen Experten, der bei Problemen weiterhilft, die Schulungen organisiert und die Kommunikation mit dem Software-Anbieter übernimmt.

Weiterführende Links: 

  • Diese Projektmanagement-Tools helfen dabei, den Überblick zu behalten.
  • Mit der Scrum-Methode werden Mitarbeiter und Kunden besser in die verschiedenen Arbeitsschritte eingebunden. Lesen Sie im mDM-Ratgeber, wie Sie von diesem Ansatz profitieren können.
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Die richtige Projektmanagement-Software sorgt für eine deutliche Erleichterung des Arbeitsalltags. Doch wie finden Sie den passenden Anbieter, der das geeignete System für Ihre Anforderungen bereitstellt? Denn die Einführung lohnt sich im Normalfall zwar, allerdings kann dabei auch einiges schiefgehen ...
Projektmanagement-Software: So klappt die Einführung Die Einführung einer Projektmanagement-Software betrifft das ganze Team. (© 2017 Rawpixel.com/Shutterstock)

Was bringt eine Projektmanagement-Software?

Je mehr Projekte Ihr Unternehmen parallel stemmen muss, desto sinnvoller ist eine Projektmanagement-Software. Damit lassen sich Projektpläne erstellen, mit denen Sie den Überblick über Deadlines, Aufgaben und Ressourcen behalten. Auch das Budget können Sie mit der Software planen und verwalten. Es wird so einfacher, Standards zu entwickeln, und Kollegen können Ausfälle im Team besser abfangen, wenn alle Prozesse übersichtlich dokumentiert sind. Beachten Sie aber auch: Die Einführung einer Projektmanagement-Software ist selbst ein Projekt, das sorgfältig geplant werden sollte. Kalkulieren Sie genug Zeit für die Suche nach einer geeigneten Lösung ein und benennen Sie am besten einen Verantwortlichen oder ein Team, bei dem die Organisation liegt. Allein mit der Auswahl einer Software ist es nicht getan, auch die Umstellung erfordert Zeit und personelle Ressourcen.

Am Anfang steht die Bedarfsanalyse

Im ersten Schritt müssen Sie ermitteln, welche Anforderungen Sie an das Tool stellen. Das geschieht am besten im Brainstorming mit den Verantwortlichen. Ebenfalls wichtig: Binden Sie auch die Endanwender in den Entscheidungsprozess ein. Sie können wichtigen Input  liefern und auf Anforderungen im Daily Business hinweisen, die Sie selbst vielleicht gar nicht auf dem Schirm hatten.

Zur Bedarfsanalyse können Sie sich zum Beispiel folgende Fragen stellen:

  • Warum soll eine Projektmanagement-Software eingeführt werden? Welche bestehenden Probleme soll sie lösen?
  • Gibt es bereits Standardprozesse im Projektmanagement?
  • Wie sieht die aktuelle Projektlandschaft aus und welche Veränderungen sind dort abzusehen?
  • Wer werden die Hauptanwender der Software sein? Soll Sie auch von Kunden genutzt werden oder nur von den Mitarbeitern?
  • Welche Features muss die Software unbedingt mitbringen, welche sind wünschenswert?
  • Welcher finanzielle Rahmen steht zur Verfügung?

Wenn Sie diese und weitere für Sie wichtige Fragen geklärt haben, können Sie die möglichen Produkte viel gezielter betrachten und schneller feststellen, ob sie sich für Ihre Zwecke eignen. Beauftragen Sie am besten die Verantwortlichen damit, passende Produkte auszuwählen und sie Ihnen vorzustellen.

Der Testlauf

Wenn die Entscheidung für eine vielversprechende Projektmanagement-Software gefallen ist, sollte sie an einem ausgewählten Projekt getestet werden. Bei der Auswahl des Projekts ist Sorgfalt geboten: Es sollte in seiner Komplexität ungefähr dem Durchschnitt entsprechen. Wählen Sie weder das anspruchsvollste noch das einfachste aus – das Ergebnis wird sonst nicht repräsentativ sein.

Übergang in den Alltag

Wenn die Software den Testlauf erfolgreich bestanden hat, wird es Zeit, dass sie in den Regelbetrieb übergeht. Das bedeutet zunächst einmal zusätzliche Arbeit: Die bestehenden Projekte müssen nach und nach auf dieses System umgestellt werden und dafür brauchen alle Mitarbeiter das nötige Know-how. Rechnen Sie damit, dass dadurch zunächst Verzögerungen im Arbeitsablauf entstehen, die sich langfristig aber auszahlen werden. Wahrscheinlich wurden für das Testprojekt auch noch nicht alle Features der Software genutzt. Nach und nach können die Mitarbeiter sich mit den weiteren Funktionen vertraut machen und das System immer selbstverständlicher nutzen.

Bedenken Sie aber immer: Die Projektmanagement-Software stellt nur eine Unterstützung dar und ist lediglich so gut wie ihre Anwender. Sorgen Sie also dafür, dass Ihre Mitarbeiter kontinuierlich Fortbildungen erhalten und vor allem neue Kollegen sorgfältig geschult werden. Nicht nur in der Einführungsphase ist ein fester Ansprechpartner wichtig, auch später braucht es einen verantwortlichen Experten, der bei Problemen weiterhilft, die Schulungen organisiert und die Kommunikation mit dem Software-Anbieter übernimmt.

Weiterführende Links: 

  • Diese Projektmanagement-Tools helfen dabei, den Überblick zu behalten.
  • Mit der Scrum-Methode werden Mitarbeiter und Kunden besser in die verschiedenen Arbeitsschritte eingebunden. Lesen Sie im mDM-Ratgeber, wie Sie von diesem Ansatz profitieren können.
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